Legisway-collaboration-between-legal-and-others-2x
Juridisch28 augustus, 2020

Vijf tips voor betere samenwerking tussen juridische en andere afdelingen

De harde realiteit is dat kleinere organisaties de juridische afdeling vaak zien als 'kostenplaats' en een obstakel dat 'deals alleen maar in de weg zit'.

As bedrijfsjurist is het uw taak om de compliance te verbeteren en de blootstelling aan juridische risico's te verkleinen, voor de hele organisatie. Wanneer collega's niet met vragen bij u willen aankloppen omdat ze Legal alleen maar zien als 'bottleneck', dan schiet u natuurlijk tekort als beschermer van de organisatie.

Om hier iets aan te doen moet een bedrijfsjurist de organisatie voorzien van de juiste tools (Engelstalig) om mensen makkelijker te laten samenwerken, op een proactieve manier. Vaak komt dit neer op invoering van technologie die de interne juridische afdeling efficiënter maakt en die de transitie ondersteunt naar een meer strategische, sturende rol voor de juridische afdeling.

Hier zijn vijf tips om de samenwerking tussen de juridische dienst en andere afdelingen te verbeteren door middel van technologie:

  1. Delen van juridische gegevens en kennis

De eerste manier om de samenwerking te verbeteren is door juridische gegevens toegankelijk te maken voor iedereen die daar baat bij heeft. Als u de meest recente versie van een huurcontract deelt met de boekhouding, claims met de klantenservice, en verkoopcontracten met Sales, dan vallen de muren tussen afdelingen weg. Met een centraal managementsysteem voor al uw juridische gegevens bent u minder tijd kwijt aan allerlei administratieve taken, zoals het opzoeken van gegevens voor collega's of het nakijken van contracten en bewaken van deadlines.

U kunt dit het beste doen door uw documenten te bewaren in een veilig, centraal, cloudgebaseerd managementsysteem, met de mogelijkheid om de toegang en andere rechten en instellingen heel specifiek te regelen voor uw organisatie. Technologie zoals Legisway biedt al deze mogelijkheden. Bewaar in dit systeem de meest uiteenlopende juridische documenten en optimaliseer hoe in uw bedrijf met deze gegevens wordt gewerkt. Stel, u moet in uw bedrijf de compliance-teugels wat strakker aantrekken. Met Legisway zorgt u er dan voor dat de desbetreffende regels toegankelijk zijn voor de juiste collega's en u houdt precies bij wie de documenten wanneer geraadpleegd heeft.

  1. Templates voor de hele organisatie

Een van de grootste uitdagingen voor bedrijfsjuristen is dat ze overal van op de hoogte moeten zijn, maar bij voorkeur zonder dat ze elke afzonderlijke clausule in elk contract moeten nakijken. Dit is mogelijk door voor uw contracten te werken met eenvoudige templates of sjablonen. Deze zijn op voorhand door u goedgekeurd en hebben achteraf alleen nog maar uw definitieve goedkeuring nodig.

Deze templates kunnen u veel tijd besparen en zorgen ervoor dat de afzonderlijke afdelingen een actievere rol kunnen spelen bij het beheersen van hun juridische risico's.

  1. Standaardworkflows voor meer efficiëntie en minder non-compliance

Bedrijfsjuristen worden door verschillende bedrijfsonderdelen gevraagd om te helpen, bij de meest uiteenlopende zaken. Al die verzoeken bijhouden en het werk managen is een hele uitdaging. Als er geen duidelijke structuur is in al die vragen en verzoeken, hoe weten uw collega's dan of hun verzoek prioriteit heeft of wanneer hun vraag wordt behandeld? En hoelang moet u zelf niet wachten voordat collega's de informatie doorgeven die u absoluut nodig hebt om hun verzoek te kunnen behandelen?

Kies daarom voor een systeem dat taken kan toewijzen en bepaalde workflows kan standaardiseren. Zo werkt iedereen veel efficiënter en houdt u meer tijd over voor taken met echte meerwaarde.Als u als juridische afdeling specifieke taken toewijst aan collega's en standaardworkflows definieert, wordt het voor uw afdeling mogelijk om alle aanvragen op een gestructureerde manier te beheren en iedereen op de hoogte te houden van de status. Door duidelijk te maken wie bepaalde taken uitvoert, hoe lang een taak duurt en hoe de taken elkaar opvolgen, zorgt u voor meer efficiëntie en verbetert u de naleving van uw bedrijfsregels of specifieke wet- en regelgeving. 

  1. Proactieve identificatie van risico's

Risicobeheersing is minder moeilijk wanneer iedereen duidelijk zicht heeft op de situatie en goed met elkaar samenwerkt om nieuwe risico's te identificeren. Wanneer u alle juridische gegevens bij de hand hebt, kunt u altijd overzichten van contractgegevens maken en deze delen met collega's van andere afdelingen. Zo zorgt u ervoor dat iedereen op de hoogte is van de belangrijkste voorwaarden en risico's.

Maar het gaat om meer dan alleen gegevens verzamelen. Informatie die niet meteen zichtbaar is, wordt vaak vergeten. Technologie maakt het mogelijk om waarschuwingen en herinneringen in te stellen voor belangrijke gebeurtenissen zoals contractverlenging, deadlines voor het indienen van stukken en voor uw compliance. Als managers of afdelingshoofden proactief aan risico-identificatie kunnen doen (Engelstalig), kunnen ze een actievere rol spelen bij de beheersing van hun juridische risico's. Tegelijk wint de rol van de bedrijfsjurist hiermee aan waarde voor de organisatie.

  1. Inzicht om afdelingen beter te laten werken

Rapporten over bijvoorbeeld verplichtingen en risico's, openstaande vorderingen of aflopende licentieovereenkomsten zijn van onschatbare waarde voor managers, afdelingshoofden en directie. Toch is het altijd een hele opgave om betrouwbare gegevens te verzamelen en weer te geven in een duidelijk rapport. Hoeveel tijd bent u elke maand opnieuw bezig om informatie uit het bedrijf bij elkaar te krijgen en alle cijfers in te kloppen in spreadsheets, zonder te weten of al die gegevens wel correct zijn?

Technologie maakt het mogelijk om informatie bij te houden en over te brengen in duidelijke rapporten, wetende dat u over de meest up-to-date gegevens beschikt. Met toegangsrechten en andere instellingen zorgt u er bovendien voor dat collega's rapporten kunnen weergeven en exporteren, wat het voor hen makkelijker maakt om problemen te monitoren en zo nodig snel in te grijpen.

Bent u klaar om de samenwerking in uw organisatie te verbeteren?

Technologie kan de dagelijkse samenwerking tussen afdelingen verbeteren, risico's verminderen en strategische beslissingen ondersteunen die waarde toevoegen voor het hele bedrijf. Technologie maakt het voor bedrijfsjuristen mogelijk om de efficiëntie te verhogen, advies te gaan verlenen van meer strategische aard en de hele organisatie beter onderlegd te maken op juridisch gebied. Weten hoe Legisway de samenwerking met Legal kan verbeteren? Download de volledige Collaboration Use Case (Engelstalig).