- Waarom samenwerking tussen juridische en business-afdelingen cruciaal is
- Vijf tips om de samenwerking te verbeteren
Waarom samenwerking tussen juridische en business-afdelingen cruciaal is
In veel kleinere organisaties wordt de juridische afdeling helaas nog gezien als een ‘kostenpost’ of een vertrager van bedrijfsprocessen. Wanneer communicatie tussen juridische en business teams stroef verloopt, kan de juridische functie onmogelijk haar rol als beschermer van de organisatie waarmaken. Een juridische afdeling moet gezien worden als strategische partner, niet als bottleneck.
Met de juiste technologie en processen kan de juridische afdeling samenwerken op een manier die snelheid, duidelijkheid en compliance bevordert. Hieronder vindt u vijf praktische tips om de samenwerking te versterken.
Vijf tips om de samenwerking te verbeteren
Delen van juridische gegevens en kennis
Een van de meest effectieve manieren om de samenwerking tussen juridische en business afdelingen te verbeteren, is door juridische documentatie beter toegankelijk te maken.
Door documenten centraal te organiseren in een veilig cloudplatform, verhoogt u de transparantie van juridische processen en vermindert u de hoeveelheid tijd die u kwijt bent aan het opzoeken, doorsturen of controleren van documenten.
Samenwerkingstools maken het mogelijk om:
- precies te bepalen wie toegang heeft tot welke documenten
- audittrails bij te houden over wie iets heeft bekeken
- een uniforme bron van waarheid te creëren
Dit verbetert zowel de compliance als de efficiëntie binnen de afdeling.
U kunt dit het beste doen door uw documenten te bewaren in een veilig, centraal, cloudgebaseerd managementsysteem, met de mogelijkheid om toegang, rechten en instellingen heel specifiek te regelen voor uw organisatie. Technologie zoals Legisway biedt al deze mogelijkheden. Bewaar in dit systeem uiteenlopende juridische documenten en optimaliseer hoe in uw bedrijf met deze gegevens wordt gewerkt.
Werk met vooraf goedgekeurde templates
Voor veel bedrijfsjuristen is het onmogelijk om elk contract volledig door te lichten. Door te werken met juridisch goedgekeurde sjablonen kunnen afdelingen sneller handelen, worden fouten door verouderde contracten voorkomen en neemt de juridische drukte af. Templates versterken bovendien de transparantie: iedereen weet welke voorwaarden standaard zijn en welke uitzonderingen extra aandacht vereisen.
Deze templates kunnen veel tijd besparen en zorgen ervoor dat afzonderlijke afdelingen een actievere rol kunnen spelen bij het beheersen van hun juridische risico’s.
Standaardworkflows voor meer efficiëntie en minder non-compliance
Bedrijfsjuristen worden door verschillende bedrijfsonderdelen gevraagd om te helpen bij de meest uiteenlopende zaken. Al die verzoeken bijhouden en het werk managen is een hele uitdaging. Als er geen duidelijke structuur is in al die vragen en verzoeken, hoe weten collega’s dan of hun verzoek prioriteit heeft of wanneer hun vraag wordt behandeld? En hoe lang duurt het voordat de informatie beschikbaar is die absoluut nodig is om een verzoek te kunnen afhandelen?
Kies daarom voor een systeem dat taken kan toewijzen en bepaalde workflows kan standaardiseren. Zo werkt iedereen veel efficiënter en houdt de juridische afdeling meer tijd over voor taken met echte meerwaarde. Als u specifieke taken toewijst aan collega’s en standaardworkflows definieert, wordt het mogelijk om alle aanvragen op een gestructureerde manier te beheren en iedereen op de hoogte te houden van de status. Door duidelijk te maken wie bepaalde taken uitvoert, hoe lang een taak duurt en hoe taken elkaar opvolgen, zorgt u voor meer efficiëntie en verbetert u de naleving van bedrijfsregels of specifieke wet- en regelgeving.
Proactieve identificatie van risico’s
Risicobeheersing is eenvoudiger wanneer iedereen duidelijk zicht heeft op de situatie en goed samenwerkt om nieuwe risico’s te identificeren. Wanneer alle juridische gegevens beschikbaar zijn, kunt u eenvoudig overzichten van contractgegevens maken en deze delen met collega’s van andere afdelingen. Zo zorgt u ervoor dat iedereen op de hoogte is van de belangrijkste voorwaarden en risico’s.
Technologie maakt het mogelijk om waarschuwingen en herinneringen in te stellen voor belangrijke gebeurtenissen, zoals contractverlengingen, deadlines voor het indienen van stukken en complianceverplichtingen. Als managers of afdelingshoofden proactief risico’s kunnen identificeren, kunnen ze een actievere rol spelen bij de beheersing van juridische risico’s. Tegelijk wint de rol van de bedrijfsjurist hiermee aan waarde voor de organisatie.
Inzicht om afdelingen beter te laten werken
Rapporten over bijvoorbeeld verplichtingen en risico’s, openstaande vorderingen of aflopende licentieovereenkomsten zijn van grote waarde voor managers, afdelingshoofden en directie. Toch is het vaak een hele opgave om betrouwbare gegevens te verzamelen en weer te geven in een duidelijk rapport.
Technologie maakt het mogelijk om informatie bij te houden en over te brengen in duidelijke rapporten, met actuele gegevens als basis. Met toegangsrechten en andere instellingen zorgt u er bovendien voor dat collega’s rapporten kunnen weergeven en exporteren, wat het makkelijker maakt om problemen te monitoren en zo nodig snel in te grijpen.
Bent u klaar om de samenwerking in uw organisatie te verbeteren?
Technologie kan de dagelijkse samenwerking tussen afdelingen verbeteren, risico’s verminderen en strategische beslissingen ondersteunen die waarde toevoegen voor het hele bedrijf. Technologie maakt het voor bedrijfsjuristen mogelijk om de efficiëntie te verhogen, advies te verlenen van meer strategische aard en de hele organisatie juridisch sterker te maken.