Om geldig te zijn, moeten facturen aan bepaalde vormvoorwaarden voldoen. In dit artikel lijsten we de belangrijkste algemene en specifieke eisen op.
De volgende vermeldingen moeten opgenomen worden:
- het woord ‘factuur’
- factuurdatum, maar ook: leveringsdatum (voor goederen) of de datum van prestaties (bij diensten)
- uniek factuurnummer
- uw naam, of maatschappelijke benaming, en uw adres.
- de naam (maatschappelijke benaming) van de ontvanger en zijn adres.
- bankrekeningnummer
- btw- of ondernemingsnummer
- beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen en/of diensten
- (eenheids)prijs en toegekende korting, hoeveelheid
- bedragen: het bedrag zonder btw , btw-percentage en het btw-bedrag per tarief, het totaal te betalen bedrag
- plaats waar de factuur werd opgemaakt
- betalingscondities
Optioneel kunt u:
- verwijzen naar voorgaande facturen, indien het om een deelfactuur gaat.
- verwijzen naar de algemene voorwaarden
- niet verplicht, maar wel verstandig als de voorwaarden deel uitmaken van de verkoopovereenkomst
- eventueel kunt u de voorwaarden opnemen op de achterzijde van de factuur
Specifieke btw-vermeldingen
Bijvoorbeeld:
- ‘btw verlegd’, indien de btw verschuldigd is door de medecontractant .
- ‘factuur uitgereikt door afnemer’, in het geval van self-billing
- ‘vrijgesteld van btw op grond van artikel …’, indien de handeling vrijgesteld is van btw - de wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet gedetailleerd omschreven zijn
- bijzondere vermeldingen opgelegd door deze wetgeving (verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen, …)
Wat als u vrijgesteld bent van btw?
In dat geval moet u ook voldoen aan de vormvereisten en bijzondere vermeldingen voor de btw opnemen, bijvoorbeeld wanneer u een kleine onderneming runt. Met andere woorden: u moet verantwoorden waarom u geen btw aanrekent.
Wat als u niet aan de factuureisen voldoet of uw factuur te laat is uitgereikt?
Voldoet een factuur niet aan de vormelijke vereisten? Dan riskeert u een sanctie.
- Bij een eerste toevallige overtreding krijgt u een administratieve boete van 25 euro per factuur met een minimum van 50 euro en een maximum van 500 euro.
- Maakt u een tweede overtreding? Dan riskeert u 125 euro met een maximum van 1.250 euro.
- Bij volgende overtredingen: 250 euro met een maximum van 5.000 euro.
Zijn de gegevens op de factuur niet correct? Dan riskeert u een geldboete die maximaal het dubbele kan bedragen van het gefactureerde bedrag. Gaat het niet om fraude, maar om een vergissing dan wordt de boete beperkt tot 100 of 60 procent van het gefactureerde bedrag.
Let op:
Zonder vervaldatum of bankrekeningnummer op de factuur heeft een klant een reden om u niet of te laat te betalen. Voorkom discussie en zorg dat uw facturen volledig zijn.
Creditnota
Elke foutieve factuur moet u ook rechtzetten met een creditnota die duidelijk verwijst naar de uitgereikte factuur. Let wel, ook al zet u een fout recht, dan nog heeft de klant het recht om een schadevergoeding te vragen. Goed controleren is dus de boodschap.
Meer info:
Artikel 53 par 2 Wetboek BTW
KB1 29 dec 1992 art 5
Europese richtlijnen inzake facturering - Richtlijnen nr. 2001/115/EG en nr. 2010/45/EU
Bron: www.monkey.be
