Conseil n° 1 : faites votre choix en gardant l’esprit ouvert
Vous avez peut-être déjà eu l’occasion de travailler sur différents logiciels, ce qui oriente en partie votre choix. Votre expérience, qu’elle soit positive ou négative, est très précieuse. Dans votre phase d’approche des fournisseurs, nous vous recommandons de faire preuve d’autant d’objectivité que possible. Il est préférable de mettre vos préjugés de côté. Plus facile à dire qu’à faire ? Consultez vos concullègues ; les expériences qu’ils ont vécues vous donneront peut-être de nouvelles perspectives.Pensez également à vos collaborateurs qui doivent travailler quotidiennement avec le logiciel. Leur permettre de participer au choix du logiciel comptable permet de s’assurer un large soutien au sein de l’organisation.
Conseil n° 2 : optez pour une solution (hybride) dans le cloud
Un logiciel de comptabilité cloud n’est pas installé physiquement sur votre PC. Il se trouve sur les serveurs du fournisseur de logiciels et vous y avez accès en ligne. Vous préférez ne pas stocker toutes vos données dans le cloud ? Optez dans ce cas pour une solution hybride : utilisez le cloud pour les gros volumes de données qui n’exigent pas de protection élevée (logiciel, webmail...) et/ou ceux auxquels plusieurs personnes doivent avoir accès, et conservez les informations sensibles (rapports financiers, données clients...) entre les quatre murs physiques de votre bureau (infrastructure sur site). Il s’agit d’une solution sûre et flexible.
Passer au cloud n’a donc rien de laborieux. Grâce aux solutions hybrides, la migration vers le cloud peut se faire progressivement et être organisée par phases.
En voici les nombreux avantages :
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Travail : où et quand vous le voulez
Vous disposez d’un appareil avec une connexion Internet ? Vous pouvez alors travailler dans le cloud sans devoir installer quoi que ce soit. Vous pouvez accéder à votre administration financière et à votre comptabilité où que vous soyez. Sécurité : la perte de données est presque impossible
Un logiciel cloud bénéficie d’une fonction intégrée de back-up et de solutions de récupération de données. De plus, les données dans le cloud sont cryptées par défaut.
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Mises à jour automatiques : vous disposez toujours de la version la plus récente
Un logiciel cloud est toujours à jour. Lorsqu’une nouvelle version sort chez le fournisseur, elle est instantanément partagée avec l’ensemble des utilisateurs, sans que vous ayez à faire une quelconque démarche.
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Montant fixe : une totale transparence
Vous payez chaque mois un montant fixe pour les services demandés et savez parfaitement à quoi vous en tenir. Avec ce système, pas de frais supplémentaires de maintenance ni d’investissements imprévus.
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Partage et traitement : une collaboration optimale
Traiter et partager vos documents n’a jamais été aussi facile. En outre, chaque modification apportée à un dossier est instantanément enregistrée en ligne. Vos collaborateurs et vos clients sont ainsi certains de disposer de données actualisées.
Conseil n° 3 : optez pour un logiciel comptable tout-en-un
L’administration financière comprend une série de tâches et de processus : traitement des factures entrantes et sortantes, suivi des paiements, contrôle des budgets, etc. Il est pratique de pouvoir compter sur un seul et même outil pour toutes ces tâches.
Avant d’investir dans un nouveau logiciel de comptabilité, il faut donc bien réfléchir aux tâches que votre logiciel devrait être en mesure de gérer, aujourd’hui et à l’avenir. Choisissez donc un logiciel que vous pouvez facilement faire évoluer et adapter à vos besoins.
Voici quelques points d’attention importants :
- Comment souhaitez-vous collecter les documents comptables à l’avenir ? Avec quels outils et plateformes (externes) votre logiciel de comptabilité devra-t-il fonctionner ?
- Pour effectuer des analyses financières, des données sont nécessaires. Ces données sont directement filtrées au départ du logiciel comptable. L’intégration des différentes fonctionnalités s’impose donc, ici aussi, comme une condition essentielle en matière d’efficacité.
- Si vous disposez d’un site de vente en ligne, il est utile de contrôler si votre logiciel comptable autorise une intégration. Un module boutique en ligne crée une connexion directe entre le back-end de la boutique en ligne et votre logiciel ERP, ce qui vous permet d’automatiser en grande partie le traitement de chaque vente.
- Gestion des stocks, service après-vente, maintenance, CRM... : les entrepreneurs consacrent énormément de temps et d’énergie à leur administration. En reliant votre logiciel comptable à votre logiciel de gestion PME, vous évitez de faire deux fois le travail.
Conseil n° 4 : optez pour un partenaire fiable
Au-delà du choix du logiciel, vous choisissez aussi un fournisseur, un « partenaire » qui vous soutient dans les bons comme dans les mauvais moments. Comme dans un couple, la confiance et le respect sont le fondement d’une relation durable.
Voici quelques aspects que vous devez absolument vérifier au préalable auprès de votre fournisseur de logiciels :
- Qu’en est-il de l’assistance technique ? Y en a-t-il une, et est-elle incluse dans le prix ?
- Outre le logiciel comptable, propose-t-il des logiciels ERP, des logiciels de simulation ou des logiciels de calcul fiscal ? Choisir un même fournisseur pour tous vos logiciels (comptable et administration) simplifie l’automatisation de vos processus opérationnels.
- Votre fournisseur propose-t-il une autoformation à suivre à votre rythme sur une plateforme en ligne ? A-t-il un service clientèle que vous pouvez contacter si vous avez des questions sur les fonctionnalités de votre logiciel, et ce dans votre langue ?
- Il vaut mieux privilégier les partenaires logiciels qui sont ancrés localement. En effet, ils connaissent la législation belge et développent un logiciel comptable adapté au marché belge des PME.
Conseil n° 5 : préférez les prix et tarifs transparents
Le prix des logiciels comptables varie d’un fournisseur à l’autre. Le plus cher n’est pas nécessairement le meilleur, tout comme le moins cher n’est pas forcément le moins bon. Tout dépend de vos besoins. Dans tous les cas, choisissez un fournisseur dont la politique de communication est claire en matière de prix et de tarifs.
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