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Fiscal, Contable y Nómina10 mayo, 2021

¿Qué es un software de RRHH?

Nóminas, tareas administrativas y jurídicas, vacaciones, formación, medidas de conciliación... El departamento de RRHH trabaja con información sensible, tanto para el desarrollo del negocio como para la experiencia de empleado, por ello es imprescindible que cuente con el software de RRHH más adecuado. 

 

¿Qué es un Software de RRHH y para qué sirve?

Por volumen, sensibilidad y complejidad de estos datos, la gestión del equipo de una empresa actualmente no se entiende sin el uso de un software de RRHH: una herramienta informática que integre y agilice los procesos, le permita incorporar automatizaciones y gestionar las políticas de la organización relacionados con el capital humano de forma más eficiente y avanzada.

Su implantación permite una reducción de costes y tiempo, así como un incremento de la productividad en el seno del departamento de gestión de personas. Algo decisivo en el desarrollo de la empresa ya que aumentará la agilidad interna, podrá generar insights de mayor valor y mejorará la influencia del Departamento en el negocio. 

Las plataformas de gestión de recursos humanos son herramientas que mediante el procesamiento de grandes volúmenes de datos y el uso de IA facilitan una visión holística de la realidad corporativa, posibilitando la toma de decisiones en tiempo real. También ofrecen una panorámica de la situación de la empresa en diferentes escenarios de futuro, lo que conlleva una mejor planificación de decisiones estratégicas como, por ejemplo, riesgos de abandonos, la sucesión en puestos clave o la contratación de profesionales. Esta nueva disciplina se conoce genéricamente como Analítica de RRHH. 

 

Funciones del software de Recursos Humanos

Un programa de recursos humanos puede ser decisivo para centralizar algunas acciones, descentralizar otras y agilizarlas. En definitiva, debe ayudarnos a ganar tiempo y a realizar mejor todas las tareas de Recursos Humanos: 

  • Reducir costes: contar con un buen sistema de recursos humanos puede suponer un ahorro significativo de capital. La automatización de las actividades permite que el área de recursos humanos tenga una excelente gestión del personal, reducir la rotación y contratar únicamente el capital humano necesario, y poder cumplir con todos estos objetivos de forma más ágil y fiable.
  • Gestión de nóminas: la gestión relacionada con nóminas y la administración de personal es una tarea importante (contratos, entradas, salidas, exámenes médicos, finiquitos, etc. ). Disponer de una herramienta como un software de nóminas online nos ayuda a cumplir esta tarea de una forma automática, eficiente y segura, liberando tiempo a nuestro equipo para que pueda realizar tareas de mayor valor
  • Comunicación interna: la posibilidad de tener un portal del empleado, un espacio que descentraliza tareas administrativas y agiliza la comunicación interna es otro punto clave. De esta manera, es el propio trabajador quien puede gestionar permisos, vacaciones, notas de gastos, etc. a la vez que permite consultar la nómina o la información interna.

  • Gestión de la formación: además de servir de escaparate para la formación a través del portal del empleado, el software de gestión de formación nos permitirá acometer esta tarea, coordinar su presupuesto y las bonificaciones existentes.
  • Evaluación: algunos programas de recursos humanos permiten evaluar el desempeño de los colaboradores, realizando valoraciones personalizadas en función a las competencias y objetivos que se definen previamente. El software de gestión de la evaluación permite de esta forma liderar un papel importante para el negocio, que requiere de un seguimiento del cumplimiento de objetivos y desviaciones respecto a los mismos. 
  • Reclutamiento: la primera experiencia que cualquier trabajador tendrá con nosotros será el proceso de selección. La gestión de candidaturas y de vacantes será más sencilla, ágil y eficiente con un software de selección que permita publicar ofertas, organizar fácilmente la información o disponer de todas las herramientas del proceso de inicio a fin. A partir de una buena experiencia del candidato estamos captando más talento y favoreciendo su retención. software rrhh

Con todas estas funciones, parece evidente que será mejor para nuestro equipo contar con un sistema de gestión de RRHH que sea global y que cubra todas estas necesidades. Además, será interesante asegurarnos de que sea compatible con otras aplicaciones de la empresa.

Ventajas de disponer de un software de RRHH

¿Cuáles son los factores que nos permiten realmente dar un salto adelante con un programa adecuado? Revisamos los principales: 

  • Fiabilidad: contar con un programa que gestiona todas estas tareas tan sensibles de forma ágil y segura es una garantía para el Departamento de Recursos Humanos, pero también para la empresa en general. En este apartado destaca especialmente la necesidad de mantenerse actualizado a la normativa: las leyes cambian y tener un software siempre actualizado permitirá evitar errores o incluso sanciones.
  • A medida: debemos encontrar una solución que se adapte a nosotros, las empresas son organismos vivos que se desarrollan y cambian. Por este motivo, elegir una plataforma escalable y modular adaptándose a las necesidades que vayan surgiendo será un factor indispensable.
  • Velocidad: en nuestra elección deberemos sopesar el proceso de implantación y aprendizaje. En este sentido, nos garantizaremos ganar agilidad al trabajar con programas en la nube, que facilitan la disponibilidad inmediata de la información y su consulta en cualquier momento y lugar. También será importante elegir un programa de uso intuitivo y con una curva de aprendizaje mínima para el equipo, que nos permita automatizar tareas repetitivas y ganar tiempo para las más cualitativas. 
  • Adecuación de la estrategia empresarial: el capital humano de una empresa es el motor de la compañía. En función de sus variables, sus procesos internos, sus sistemas de recompensa, etc. la empresa saldrá fortalecida. 
  • Análisis de datos: integrar los objetivos de negocio en la labor de RRHH es una función compleja para la que muchos departamentos no encuentran el momento. Gracias a este tipo de software de análisis de RRHH podremos obtener la información suficiente para saber cómo es el desarrollo de los empleados y también tener datos por departamentos, sedes, etc.
  • Innovación en la gestión del equipo: con el tiempo ganado gracias a la automatización de tareas podremos dedicarnos a tareas de análisis e innovación, valoración de nuevas tendencias (experiencia del empleado, People Analytics, etc) y evolucionar el rol del Departamento en la empresa.

Ejemplos de software de Recursos Humanos

  • Portal de empleado: habilita las gestiones de personal más básicas como aprobaciones, gestión de las evaluaciones, peticiones de festivos, etc.
  • Gestión de nóminas: es una de las tareas básicas del Departamento, que puede verse favorecida con el uso de herramientas que permiten automatizarla, integrar información de convenios, facilitar cálculos, generar informes internos, etc.
  • Conocimiento y valoración del equipo: permite habilitar fichas completas del personal, incluyendo los datos relevantes del CV, realizar un seguimiento adecuado (catálogo de competencias y objetivos) y favorecer la evaluación del desempeño del equipo.
  • Control de ausencias: conoce, de manera genérica o particular, la naturaleza y duración de las ausencias justificadas y no justificadas, por personas, por departamentos, por fechas, por tipo de ausencia, etc. 
  • Control de presencia: el software de control de presencia permite el seguimiento y control de los horarios de forma sencilla y rápida, comparando el horario teórico con el real.

Con la inversión en las herramientas adecuadas vamos a conseguir que la fuerza de trabajo sea más productiva, descentralizando tareas y automatizando el máximo posible. De esta forma, en el departamento de personal se podrá centrar en la innovación y aportar más valor a la organización.

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