Todo software de gestión de contenido reporta innumerables ventajas que redundan en una mayor eficacia y mejora de la productividad en cualquier organización, reduciendo tiempos de gestión, tanto en la búsqueda como en el guardado o archivo de información, y en la gestión posterior de la misma; en sus procesos de conservación, destrucción y reutilización, reduciendo espacio físico de almacenaje de papel así como los riesgos a ello inherentes; contribuyendo a una más personalizada y ágil atención al cliente y significando una apuesta sólida por la seguridad de la información ante las reforzadas obligaciones legales y deontológicas de confidencialidad, secreto profesional, protección de datos y prevención de blanqueo de capitales que tenemos los operadores jurídicos. Sobre esto, descubre como Kleos puede ayudarte en la gestion de documentos.
Ventajas de integrar un sistema de gestión en tu despacho
- Búsquedas sencillas y rápidas
Si guardamos información es porque (además de por cumplir las obligaciones legales y deontológicas) sabemos que la vamos a necesitar en otro momento y precisamos encontrarla con agilidad y seguridad
- El almacenamiento de ficheros en bases de datos de gestión ordena la información, en aplicación de determinados criterios, permitiendo que podamos localizarla de nuevo con facilidad, vincularla a un asunto concreto para una más eficaz visión del mismo, para una información más ágil al cliente y una facturación más detallada.
- Actualmente existen ya muchos sistemas de gestión que han evolucionado procurando aportar soluciones innovadoras a el inconveniente de muchos sistemas integrados de gestión tradicionales que nos requieren guardar o vincular manualmente la información, introduciendo nosotros la elección de los campos clave, y son los denominados sistemas de gestión inteligente de la información.
- La diferencia fundamental entre el Software de Gestión Documental Tradicional y el Software de Gestión Inteligente es que éste incorpora Tecnología semántica. Las soluciones de gestión documental tradicionales precisan de la participación humana para la clasificación o el inicio de procedimientos de tratamiento de los documentos. Frente a ello, el sistema inteligente permite disponer de una clasificación y distribución de la documentación que:
- Cataloga automáticamente los documentos extrayendo información de todo su contenido, indexando todas las palabras (metadatos), lo que ahorra la ardua labor de incorporar manualmente cada archivo al sistema; facilita su posterior identificación y búsqueda a través de muy diversos campos y evita confusiones en los criterios de búsqueda.
- Procesa su contenido, sea cual sea su origen (archivo de texto, correo electrónico, escáner, etc)
- Centralización y accesibilidad inmediata a la información desde un sistema único
La información sobre la que trabajamos se encuentra accesible desde los puntos de acceso autorizados a cada usuario (servidor, equipos, dispositivos y usuarios autorizados en función de los diversos niveles de acceso autorizados en el plan de seguridad de la información).
- Dependiendo de lo que requiramos del sistema de gestión dispondremos de varios tipos diversos de arquitectura.
- Algunas organizaciones buscan el acceso a la información priorizando la movilidad, la flexibilidad y el trabajo en equipo (acceso desde cualquier lugar vía Internet y sin precisar el traslado de hardware), por lo que optan por sistemas de gestión a través de Internet. Lee como hacer un mantenimiento de la base de datos seguro con Kleos.
- Por razones de falta de confianza, hay otras que ven mayor seguridad o exigencias normativas, prefieren almacenar la información en servidor propio con diversos niveles de acceso igualmente.
- Otras optan por un sistema mixto de almacenamiento de datos en un servidor local con acceso a través de Internet.
