Kleos_01.06.2016_ES
Legal01 junio, 2016

2 beneficios de incorporar a tu despacho un sistema de gestión inteligente

Todo software de gestión de contenido reporta innumerables ventajas que redundan en una mayor eficacia y mejora de la productividad en cualquier organización, reduciendo tiempos de gestión, tanto en la búsqueda como en el guardado o archivo de información, y en la gestión posterior de la misma; en sus procesos de conservación, destrucción y reutilización, reduciendo espacio físico de almacenaje de papel así como los riesgos a ello inherentes; contribuyendo a una más personalizada y ágil atención al cliente y significando una apuesta sólida por la seguridad de la información ante las reforzadas obligaciones legales y deontológicas de confidencialidad, secreto profesional, protección de datos y prevención de blanqueo de capitales que tenemos los operadores jurídicos.

Ventajas de integrar un sistema de gestión en tu despacho

  1. Búsquedas sencillas y rápidas

Si guardamos información es porque (además de por cumplir las obligaciones legales y deontológicas) sabemos que la vamos a necesitar en otro momento y precisamos encontrarla con agilidad y seguridad

  • El almacenamiento de ficheros en bases de datos de gestión ordena la información, en aplicación de determinados criterios, permitiendo que podamos localizarla de nuevo con facilidad, vincularla a un asunto concreto para una más eficaz visión del mismo, para una información más ágil al cliente y una facturación más detallada.
  • Actualmente existen ya muchos sistemas de gestión que han evolucionado procurando aportar soluciones innovadoras a el inconveniente de muchos sistemas integrados de gestión tradicionales que nos requieren guardar o vincular manualmente la información, introduciendo nosotros la elección de los campos clave, y son los denominados sistemas de gestión inteligente de la información.
  • La diferencia fundamental entre el Software de Gestión Documental Tradicional y el Software de Gestión Inteligente es que éste incorpora  Tecnología semántica. Las soluciones de gestión documental tradicionales precisan de la participación humana para la clasificación o el inicio de procedimientos de tratamiento de los documentos. Frente a ello, el sistema inteligente permite disponer de una clasificación y distribución de la documentación que:
  • Cataloga automáticamente los documentos extrayendo información de todo su contenido, indexando todas las palabras (metadatos), lo que ahorra la ardua labor de incorporar manualmente cada archivo al sistema; facilita su posterior identificación y búsqueda a través de muy diversos campos y evita confusiones en los criterios de búsqueda.
  • Procesa su contenido, sea cual sea su origen (archivo de texto, correo electrónico, escáner, etc)
  1. Centralización y accesibilidad inmediata a la información desde un sistema único

La información sobre la que trabajamos se encuentra accesible desde los puntos de acceso autorizados a cada usuario (servidor, equipos, dispositivos y usuarios autorizados en función de los diversos niveles de acceso autorizados en el plan de seguridad de la información).

  • Dependiendo de lo que requiramos del sistema de gestión dispondremos de varios tipos diversos de arquitectura.
  • Algunas organizaciones buscan el acceso a la información priorizando la movilidad, la flexibilidad y el trabajo en equipo (acceso desde cualquier lugar vía Internet y sin precisar el traslado de hardware), por lo que optan por sistemas de gestión a través de Internet.
  • Por razones de falta de confianza, hay otras que ven mayor seguridad o exigencias normativas, prefieren almacenar la información en servidor propio con diversos niveles de acceso igualmente.
  • Otras optan por un sistema mixto de almacenamiento de datos en un servidor local con acceso a través de Internet.