Im Fokus: 3 wichtige Funktionen für Ihre digitalisierten Governance-Gremien

Board Portal

Board Portal

Dabei handelt es sich um einen hoch gesicherten Bereich, auf den die Mitglieder und Gäste Ihrer Gremien zugreifen können. In dieser Umgebung steht den Teilnehmenden Folgendes zur Verfügung:

  • Veranstaltungskalender
  • Gemeinsamer Zugriff auf vertrauliche Dokumente
  • Tagesordnung der Veranstaltungen
  • Berichte der bisherigen Versammlungen

Zahlreiche weitere Funktionen ergänzen diesen Bereich, zum Beispiel Annotieren von Dokumenten, Kommunikation mit den Organisatoren, Zusammenarbeit mit anderen Teilnehmenden, Durchführung von Wahlen und Abstimmungen und weiteres mehr.

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Organisation von Gremiensitzungen

Mit easyQuorum vereinfachen Sie die Organisation Ihrer Gremienveranstaltungen:

  • Sitzungsplanung
  • Versenden der Einladungen
  • Anwesenheitskontrolle
  • Erinnerungen versenden, Umfragen durchführen
  • Elektronische Unterschrift
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Videokonferenzen

Unser Tool für virtuelle Versammlungen ist mit den führenden Videokonferenz-Lösungen kompatibel, zum Beispiel Teams, Zoom, Webex und Apizee.

Die Teilnehmenden loggen sich in den gesicherten Bereich ein und können direkt an der Videokonferenz teilnehmen.

Während der Videokonferenz haben die Teilnehmenden Zugriff auf geschützte Dokumente, können schriftliche Fragen stellen, direkt abstimmen und vieles mehr.

Die Lösung ermöglicht die Durchführung von Hybridveranstaltungen, bei denen ein Teil der Geladenen vor Ort dabei ist und ein Teil per Videokonferenz.

Welche Vorteile hat die Digitalisierung wichtiger Sitzungen und Ausschüsse?

 

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Sicherheit

Mit easyQuorum schützen Sie sensible Informationen rund um die Versammlungen Ihrer leitenden Organe.

Kostenersparnis

Kostenersparnis

Ihre Teams gewinnen an Effizienz und Sie können das Angebot ohne Limit für alle Ihre Veranstaltungen nutzen.

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Zusammenarbeit

Sie erleichtern die gemeinsame Arbeit bei der Vorbereitung und Durchführung Ihrer Veranstaltungen.

Die Board Portal-Lösung bietet dazu zahlreiche Funktionen, die hier nicht im vollen Umfang dargestellt sind.
Wenn Sie alle Funktionen von Board Portal kennenlernen möchten,

Kontakt
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Häufig gestellte Fragen über die Digitalisierung von Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen

 

  • Wie wird für die Sicherheit der Daten gesorgt?
    Die Daten werden in Frankreich in einem hoch sicheren Rechenzentrum gespeichert.
    Wir bieten für alle Teilnehmenden Zugangsverfahren mit hohen Sicherheitsstandards an: Zwei-Faktor-Authentifizierung oder SSO.
    Außerdem werden unsere Systeme mindestens einmal jährlich einer Sicherheitsprüfung unter externem Auftrag unterzogen.
  • Wie viele Gremien kann ich über easyQuorum organisieren?
    Beim unlimitierten Angebot können Sie alle Ihre Veranstaltungen digitalisieren – ohne Einschränkungen.
  • Benötige ich eine spezielle Schulung?
    Während der Onboarding-Phase betreut Sie ein Spezialist für digitale Transformation von Corporate. Er bietet Schulungen sowohl für Organisierende wie auch Teilnehmende an. Da die Lösung sehr einfach in der Anwendung ist, benötigen die Teilnehmenden jedoch nicht unbedingt eine Schulung.

Wofür nutzen unsere Klienten das Board Portal von easyQuorum?

 

Konzerne/Holdings
Zur Digitalisierung sämtlicher Sitzungen des Verwaltungs- und Aufsichtsrats, von Vorstand und Ausschüssen.
Die Mitglieder der Leitungsgremien haben einen einzigen, hoch gesicherten Zugang, um alle für ihr Mandat relevanten Gremien anzuzeigen und vertrauliche Dokumente herunterzuladen bzw. einzusehen.
Die Versammlungen der leitenden Organe können als Präsenz-, Online- oder Hybrid-Veranstaltungen aufgesetzt werden.
Die Sitzungen können durch einen Juristen oder das allgemeine Sekretariat ganz einfach organisiert und nachverfolgt werden. Es ist auch möglich, die Zahl der Anwesenden zu extrahieren, um die Sitzungsgelder zu berechnen.
Versicherungen
Zur Digitalisierung von Leitungsgremien und Ausschüssen einer Versicherung.
Jedes Mitglied eines leitenden Organs verfügt über einen gesicherten Zugang zu seinen relevanten Sitzungsdokumenten, kann seinen Veranstaltungskalender einsehen und mit der Rechtsabteilung kommunizieren.
Vorstandssitzungen und Ausschüsse können als Präsenz-, Online- oder Hybridveranstaltungen aufgesetzt werden.
Das Sekretariat kann die Gremiensitzungen problemlos organisieren und nachverfolgen, Sitzungsprotokolle erstellen und das Reporting der Gremien vornehmen.

Öffentliche Behörden

Zur Digitalisierung von Gremien wie z.B. Ausschüssen, Ratsversammlungen, Kommissionen und Verwaltungssitzungen.
Die einzelnen Geladenen erhalten gesicherten Zugang und können auf ihre relevanten Dokumente zugreifen, den Sitzungskalender einsehen und mit den Juristen kommunizieren.
Die Gremien können als Präsenz-, Online- oder Hybrid-Veranstaltungen aufgesetzt werden.
Der Jurist oder Beauftragte des Gremiums kann die Versammlungen mühelos organisieren und nachbereiten und erstellt die Sitzungsprotokolle. Ein fortschrittliches Reporting-Tool ermöglicht es, Präsenzen, Konsultationen, Interaktionen und Verbindungen zu den Gremien nachzuverfolgen.
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