Podstawą dobrego zarządzania jest podejmowanie takich działań i decyzji, które prowadzą do jak najbardziej efektywnej realizacji założonych celów. W przypadku zespołu chodzi o odpowiednie rozdzielenie zadań pomiędzy pojedyncze osoby, wyznaczenie terminów, monitorowanie postępów w realizacji, oraz prawidłowe rozliczenie z efektów końcowych. Zobacz, jak skutecznie zarządzać kancelarią prawną.
Odpowiednio rozdzielaj zadania
Dobra organizacja pracy jest kluczowa do tego, aby kancelaria sprawnie radziła sobie z bieżącymi zadaniami. Żeby usprawnić ten proces trzeba odpowiednio delegować zadania – w tym może pomóc tablica umieszczona w widocznym miejscu w biurze, lub korzystanie z nowoczesnego oprogramowania w chmurze, które da wszystkim pracownikom wgląd do listy obowiązków.
Wyznaczaj i pilnuj terminów
Zachowanie odpowiedniej płynności w realizacji powierzonej sprawy, w tym również przygotowywaniu na czas wymaganych pism czy linii obrony, zależy od prawidłowego wyznaczenia terminów na realizację powierzonych poszczególnym osobom zadań. To szczególnie istotne w bardziej złożonych przypadkach, w których jeden aspekt połączony jest z innym lub kilkoma, a tym samym opracowanie głównego zależy od pobocznych. Brak terminów lub nieodpowiednie określenie może spowodować zaburzenie funkcjonowania całego zespołu, poprzez opóźnienia, a w skrajnym przypadku nawet postawić pod znakiem zapytania przebieg całej sprawy.
Monitoruj działania swojego zespołu
Skuteczne zarządzanie polega także na bieżącej kontroli ich realizacji i reagowaniu w odpowiedniej chwili na ewentualne nieprawidłowości, opóźnienia, czy niewywiązywanie się z nich. Partner zarządzający koryguje działania lub terminy, aby zachować płynność pracy. Monitorowanie postępów jest potrzebne także do tego, żeby móc informować o nich na bieżąco klienta lub, jeśli zachodzi taka konieczność, ustalić dodatkowe kwestie.
Pytaj pracowników o efekty i pracy i rozliczaj zadania
Pracownik powinien mieć świadomość, że jest osoba kontrolująca praca, która wie o wszystkich powierzonych zadaniach. Pomyślny finał sprawy to rezultat pozytywnego zakończenia wszystkich wyznaczonych zadań. Wielowątkowe sprawy cechują się z kolei tym, że rozwiązanie jednego często zależy od pomyślnego zamknięcia kilku mniejszych lub pobocznych etapów po drodze. Wyrok w sprawie to także czas podsumowań, rozliczenia przydzielonych obowiązków, a także przedstawienie końcowego kosztorysu klientowi. Jest to niezwykle ważny element, ponieważ pominięcie któregoś z punktów lub nieprawidłowe jego rozliczenie wpływa na finalną wysokość faktury, a także rozliczenie z zaangażowanymi pracownikami kancelarii.
Korzystaj z platformy wspomagającej pracę prawników
Kancelaria może prowadzić wiele spraw w danym okresie czasu, co łączy się ze zwielokrotnieniem wyżej wymienionych działań, a tym samym czasochłonnością i uwagą, ponieważ łatwiej o pomyłkę, nałożenie się spraw lub wątków czy nieprawidłowości w rozliczeniach.
W pracy prawnika najistotniejszą kwestię, za którą jest wynagradzany, stanowi czas efektywnie poświęcony na sprawę, a nie kwestie organizacyjne, dlatego też coraz częściej wykorzystywane są różnego rodzaju platformy wspomagające, dzięki którym zarządzanie jest łatwiejsze i szybsze. Obecnie można wybierać spośród kilku tego typu rozwiązań. Na uwagę zasługuje program Kleos stworzony przez Wolters Kluwer.
Źródła: Opracowanie własne.
