25 maja 2018 roku w Polsce zaczęło obowiązywać Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (zwane też jako RODO). Nowe przepisy dotyczą też kancelarii, radców prawnych i prawników. RODO wciąż budzi kontrowersje. Co zmieniło w naszym życiu? Jak wpłynęło na kancelarie prawne?
RODO w codziennym życiu
Wprowadzenie RODO początkowa wiązało się z różnymi kuriozalnymi sytuacjami, jak np. odmowa udzielenia rodzicom informacji o tym, do jakiego szpitala zostały przewiezione ich dzieci po wypadku autokaru czy też nadawanie imion postaci z kreskówek pacjentom czekającym przed gabinetem lekarskim, aby nie wyczytywać ich z imienia i nazwiska.
Dziś trudno tego nie zauważyć, ponieważ o fakcie przypominają wszechobecne zgody na przetwarzanie danych, ilekroć odwiedzimy nową stronę w internecie, co związane jest z używaniem na niej tzw. plików cookies. Wszelkiego rodzaju umowy, czy to zawierane przez online, czy też w inny sposób – również posiadają adnotację o tym kto będzie wykorzystywał dane oraz w jakim celu. Zgoda jest oczywiście dobrowolna, jednak stanowi warunek konieczny do ich zawarcia. O przetwarzaniu danych przeczytamy także chociażby w środkach komunikacji publicznej, w których zamontowany jest monitoring.
Kancelarie, radcowie i adwokaci też przetwarzają dane osobowe.
Każda firma przetwarza dane osobowe swoich klientów. Nie inaczej jest z radcami, kancelariami czy adwokatami. W związku z tym procedury bezpieczeństwa dotyczą wszystkich samo. W art. 32 ust. 1 RODO można znaleźć przykłady środków, które można zastosować, aby chronić dane, jednak ich odpowiedni wybór i wdrożenie leży po stronie przetwarzającego. Są to między innymi szyfrowane nośniki danych czy zamykane na klucz szafy na segregatory z dokumentacją klientów. RODO wymaga także dodatkowej dokumentacji, jak np. polityka ochrony danych osobowych, wzory klauzul zgód na przetwarzanie danych osobowych, czy wzory klauzul informacyjnych dotyczących przetwarzania danych.
W odróżnieniu jednak od wielu innych zawodów prawnicy, powołując się na wyłączenia zawarte w art. 14 ust. RODO, zwolnieni są z obowiązku informacyjnego, ponieważ obowiązuje ich tajemnica zawodowa.
Ze względu na to, że o zakresie doradztwa prawnego, a tym samym również o sposobie przetwarzania danych decyduje sam prawnik, występuje on w roli Administratora Danych Osobowych. Po więcej informacji zapraszamy do naszego e booka „Rok od RODO – co się zmieniło w pracy prawników?”.
Wykorzystywanie narzędzi zgodnych z RODO
Kwestie bezpieczeństwa muszą być zachowane także w przypadku przestrzeni wirtualnej. Coraz więcej kancelarii wykorzystuje chmurę do zarządzania, pracy lub przechowywania danych. Niestety nie każda spełnia normy bezpieczeństwa wyznaczone przez RODO. Dużo lepszym rozwiązaniem są narzędzia dedykowane tej branży, które spełniają wszelkie normy bezpieczeństwa. Przykładem jest Kleos firmy Wolters Kluwer. Ta platforma pozwala na zarządzanie kancelarią i pracę w chmurze oraz przechowywanie dokumentacji związanej ze sprawami w bezpieczny sposób i powstała we współpracy z prawnikami.
RODO? Szansa dla kancelarii prawnych
Prawnicy i kancelarie prawne jeszcze przed wejściem w życie RODO zaczęli dostawać zapytania od różnego rodzaju firm o to czy mogą we wdrożeniu nowych przepisów. Jedne z firm potrzebowały czynnego uczestnictwa w procesie, inne z kolei konsultacji lub sprawdzenia czy nowe procedury spełniają zapisy w rozporządzeniu. Spowiadało to wykształcenie się specjalizacji – prawników zajmujących się jedynie tematem ochrony danych osobowych w ujęciu biznesowym.
Dodatkowo firmy często korzystają dziś z pomocy kancelarii nie tylko przy wdrożeniach RODO, ale i audytach oraz w przypadku naruszenia przepisów. Pierwsza kara z tego tytułu, w wysokości prawie 1 mln złotych, nałożona została w marcu 2019 roku. Firma nie dopełniła obowiązku informacyjnego dotyczącego przetwarzania danych osobowych w stosunku do wszystkich swoich klientów, ponieważ powiadomiła o tym fakcie zaledwie 90 tysięcy osób spośród 6 milionów widniejących w ich bazie danych.
RODO w Polsce i Europie zmieniło funkcjonowanie branży prawniczej, uzupełniając pracę ich przedstawicieli o dodatkowe obowiązki i formularze oraz wymusiło wprowadzenie nowych procedur. Rok obowiązywania nowych przepisów wyklarował już w dużej mierze sytuację, a przedstawiciele tej i innych branży zdążyli się już do zmian przyzwyczaić.
Źródła:
- https://samorzad.infor.pl/sektor/organizacja/rodo 2018/2698833,Przetwarzanie danych osobowych przez adwokatow i radcow prawnych w ramach wykonywania zawodu a RODO.html
- https://www.rp.pl/Firma/303269967 Pierwsza kara za RODO firma przetwarzala dane 6 mln klientow powiadomili o tym tylko 90 tysiecy.html
- https://www.rp.pl/Rankingi/305019989 Na czym zarabiaja i beda zarabiac prawnicy.html
- Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) – Poradnik dla radców prawnych i adwokatów, red. adw. Xawery Konarski, adw. dr Grzegorz Sibiga, r. pr. Dominika Nowak, adw. Katarzyna Syska, Iga Małobęcka, stan prawny na dzień 20.04.2018
