Kontrola zarządcza w szpitalu – jak przygotować plan działalności szpitala na nowy rok?

Co to jest plan działalności w kontroli zarządczej?

Plan działalności nie jest już tylko dokumentem formalnym. Jest narzędziem zarządczym, które wyznacza kierunek rozwoju placówki, porządkuje zadania i pozwala monitorować postępy w poprawie jakości świadczeń.

W praktyce oznacza to, że plan działalności powinien łączyć:

• cele strategiczne wynikające z misji i wizji szpitala,
• zadania operacyjne,
• mierniki wykonania,
• identyfikację ryzyk,
• oraz mechanizmy kontroli.

Poniżej przedstawiono kluczowe elementy profesjonalnego planu działalności oraz komentarz, jak wdrożyć je w praktyce.

Misja i wizja jako punkt wyjścia do planowania

Skuteczne planowanie wymaga określenia kierunku rozwoju placówki – misji i wizji. To one określają, po co szpital istnieje i dokąd zmierza, a więc stanowią fundament do formułowania celów strategicznych.

W praktyce oznacza to konieczność:

• przeanalizowania potrzeb zdrowotnych populacji,
• uwzględnienia zmian demograficznych i epidemiologicznych,
• oceny dostępnych zasobów kadrowych i technologicznych.

Na tym tle łatwiej jest wyznaczyć priorytety, takie jak bezpieczeństwo pacjenta, skuteczność leczenia czy efektywność pracy personelu.

Cele strategiczne i operacyjne – jak je formułować?

Zgodnie z zasadami SMART cele powinny być:

• skonkretyzowane,
• mierzalne,
• ambitne,
• realne,
• określone w czasie.

Cele wyznaczane są do realizacji strategii. Na poziomie operacyjnym dotyczą kwestii priorytetowych dla funkcjonowania jednostki i mogą być wiązane np. z celami jakościowymi.

Przykładowy cel strategiczny na nowy rok:

Poprawa jakości opieki nad pacjentem oraz efektywności leczenia w szpitalu.

Cel ten można rozwinąć w cele operacyjne np.:

• zwiększenie satysfakcji pacjentów,
• skrócenie średniego czasu hospitalizacji,
• redukcja liczby rehospitalizacji,
• usprawnienie komunikacji wewnątrzszpitalnej.

Twoje przykładowe cele i mierniki na 2026 r., które doskonale spełniają wymogi SMART:

Zadania i odpowiedzialność – fundament wdrażania zmian

W planie działalności każde zadanie powinno mieć:

• konkretnego właściciela (osobę odpowiedzialną),
• termin,
• efekt, który można zmierzyć.

Poniżej przykład prawidłowo zaprojektowanych zadań:

1. Wdrożenie elektronicznego systemu zgłaszania uwag pacjentów

• Odpowiedzialny: dział jakości + IT
• Termin: III kw. 2025
• Efekt: skrócenie czasu reakcji na skargi do 72h

2. Szkolenia z komunikacji klinicznej i obsługi pacjenta

• Odpowiedzialny: HR + dział szkoleń
• Termin: I–II kw. 2025
• Efekt: poprawa wyników ankiet o 10%

3. Optymalizacja procesów diagnostycznych i wypisów

• Odpowiedzialny: ordynatorzy + dział organizacji pracy
• Termin: IV kw. 2025
• Efekt: skrócenie hospitalizacji o 0,5 dnia

Zarządzanie ryzykiem – obowiązek i niezbędny element planu

Plan działalności powinien uwzględniać analizę ryzyka zarówno na poziomie strategicznym, jak i operacyjnym. Wyznaczając cele i zadania, należy zastanowić się nad zagrożeniami, jakie mogą wpłynąć na niewykonanie celu.

W szpitalach ryzyka wynikają z m.in. z:

• istoty działalności klinicznej,
• zmian kadrowych,
• infrastruktury technicznej,
• systemów informatycznych,
• otoczenia prawnego.

Zgodnie z ustawą o jakości i standardami kontroli zarządczej, zarządzanie ryzykiem powinno być udokumentowane, cykliczne i włączone w proces.

Przykładowe ryzyka dla planu na nowy rok.:

• opór personelu przed zmianą,
• braki kadrowe,
• problemy techniczne przy wdrażaniu rozwiązać IT,
• niedobór środków finansowych.

Kluczowe jest określenie:

• prawdopodobieństwa,
• wpływu,
• działań zapobiegawczych.

Dlaczego warto zaangażować personel kierowniczy oddziałów w tworzenie plany działalności?

A. Bezpieczeństwo pacjenta i jakość opieki
Plan działalności łączy codzienną praktykę kliniczną z celami projakościowymi – np. redukcją infekcji, poprawą komunikacji czy ograniczeniem zdarzeń niepożądanych.

B. Przejrzystość odpowiedzialności
Plan wskazuje, kto odpowiada za konkretne zadania. Minimalizuje chaos i pozwala kierującym oddziałem lepiej zarządzać personelem.

C. Racjonalne gospodarowanie zasobami
Szpital może lepiej planować potrzeby kadrowe, sprzętowe i inwestycyjne – zanim pojawią się kryzysy operacyjne.

D. Wymogi ustawy o jakości i kontroli zarządczej
Plan działalności potwierdza, że szpital spełnia obowiązki dotyczące:

• ustanawiania celów,
• monitorowania jakości,
• identyfikacji ryzyka,
• wdrażania działań naprawczych.

E. Dowód należytej staranności dla NFZ, NIK i CMJ
Plan ułatwia przygotowanie do kontroli i audytów, pokazując, że szpital działa w sposób uporządkowany i transparentny.

F. Budowanie współpracy z dyrekcją
Plan staje się wspólną mapą działań, dzięki czemu ordynatorzy mogą skuteczniej argumentować potrzeby oddziałów.

Podsumowanie: czym jest dobry plan działalności szpitala?

Dobry plan to dokument, który:

• porządkuje cele kliniczne i organizacyjne,
• wzmacnia bezpieczeństwo pacjenta,
• ułatwia współpracę między oddziałami,
• umożliwia monitorowanie efektów,
• jest zgodny z ustawą o jakości,
• wpisuje się w system kontroli zarządczej,
• stanowi dowód świadomego zarządzania szpitalem.

To narzędzie, które pozwala szpitalowi działać proaktywnie, a nie tylko reagować na problemy, i jest kluczowym elementem budowy kultury jakości w ochronie zdrowia.

Czy jesteś ciekaw, jak kontrola zarządcza może poprawić jakość opieki i efektywność zarządzania w Twoim szpitalu? Poznaj ProgMedica i przekonaj się sam!