Nie ma chyba osoby, która chociaż chwilowo nie miała problemu z uciekającym przez palce czasem. Słaba organizacja czasu to problem, który dotyka wszystkich. Zdarza się nawet w kancelarii prawnej. Wielu adwokatów i radców musi zabierać pracę do domu, zaniedbując życie prywatne, a i tak żyją w ogromnym pędzie i stresie. Tracą też na tym same kancelarie. Jak sobie z tym radzić? Rozwiązaniem jest kilka prostych trików.
Zapanuj nad czasem – nie musisz wszystkiego robić od razu
Duża część pracy prawnika odbywa się w kancelarii i wygląda jak tradycyjna praca biurowa. Prawnik zmaga się więc często z podobnymi problemami i jest narażony na różne rozpraszacze, takie jak telefony, wiadomości e mail czy nieoczekiwane spotkania. Podstawowym problemem jest to, że wielu z nas często odrywa się od pracy. A przecież wiadomość e mail może poczekać, a na odbieranie telefonów i spotkania można wyznaczyć sobie stałą, określoną porę – na przykład od 10:00 do 13:00. Pamiętaj też, że nie jesteś sam i wiele czynności może zrobić za Ciebie asystent.
Nie wszystko musi być na Twojej głowie
Przypadłością wielu szefów i ambitnych ludzi jest to, że chcą wszystkie zadania realizować samodzielnie. Stąd prosta droga to utraty czasu energii i efektywności, ponieważ:
- nie pozwala to dobrze wykonać żadnego z rozpoczętych zadań;
- może powodować opóźnienia, błędy i frustrację.
Pamiętaj, że musisz wszystkiego wykonywać sam. Wiele prostych czynności, takich jak segregacja dokumentów, odbieranie telefonów, a nawet odpisywanie na wiadomości e mail warto zlecić aplikantowi czy sekretarce.
Porządek w dokumentacji może oszczędzić sporo czasu i energii
Chaos w dokumentach oznacza także błędy w ich obiegu. Każde pismo wpływające do kancelarii oraz wychodzące z niej powinno być zarejestrowane pod kątem daty wpływu/wyjścia, nadawcy/odbiorcy, oraz sygnatury i zapisywane w dzienniku. Słabo opisane teczki, brak segregacji dokumentów, niewłaściwe ich przechowywanie oraz różne lokalizacje części składowych dokumentacji sprawy bez informacji wskazujących gdzie i jakie znaleźć – tego typu błędy mogą skutecznie obniżyć produktywność danego dnia, zabierając z niego dużo czasu na poszukiwania. Rozwiązaniem jest opracowanie systemu segregowania oraz katalogowania dokumentacji, a także nadawanie sygnatur. Tutaj na pewno sprawdzi się system informatyczny i dedykowane oprogramowanie dla kancelarii.
Warto zaufać sprawdzonym rozwiązaniom
Kleos to narzędzie służących do sprawnego zarządzania pracą kancelarii prawniczej. Dzięki niemu bez problemu przydzielisz nowe zadanie konkretnej osobie, która automatycznie znajdzie je w swoim kalendarzu, a rozliczenie za nie dodane będzie do zbiorczej faktury dotyczącej właściwej sprawy.
Oprogramowanie pozwoli Ci także na prawidłowy obieg dokumentów, skatalogowanie i przydzielanie dostępu do spraw upoważnionym osobom.
Kleos posiada również bazę szablonów standardowych pism prawniczych, a także pozwala tworzyć nowe. Przyczyni się to zatem do skrócenia czasu ich przygotowania. Dzięki aplikacji możesz też przydzielać i cofać uprawnienia dostępowe do poszczególnych spraw i baz danych, zabezpieczać je hasłami.
Również wyszukiwanie dokumentów jest niezwykle uproszczone. Można to zrobić używając numeru lub nazwy sprawy lub kontaktu, który powiązany jest z szukaną sprawą lub po treści znajdującej się w tych dokumentach.
Źródła: Opracowanie własne.
