De term UBL heb je vast wel eens voorbij horen komen. UBL is een formaat voor facturen die je stuurt naar klanten. Net als het bekende PDF dus. Het belangrijkste verschil: steeds meer softwarepakketten kunnen UBL-facturen automatisch verwerken in de boekhouding. Ook met Twinfield kun je jouw facturen in UBL aanleveren bij klanten. Zo bespaar je hen tijd, voorkom je fouten en krijg je in sommige gevallen zelfs sneller betaald.

Je stelt het versturen van UBL-facturen eenmalig in op administratieniveau. De UBL-factuur vervangt de huidige PDF-factuur of weblink niet, maar dient als extra bijlage. Facturen die je verzendt, bevatten voortaan dus standaard een PDF-factuur of weblink inclusief UBL-factuur. Zo bied je direct iedere klant voordeel die UBL-facturen automatisch kan verwerken.

UBL-functie activeren

Onderstaande video legt uit hoe je de UBL-functie activeert voor Nederlandse administraties. Geef je de voorkeur aan tekst? Doorloop dan onderstaande stappen. Na activatie ben je in staat om UBL-facturen aan te maken en versturen naar al jouw klanten met een Nederlands adres. Voor de experts onder ons, het gaat om de UBL SI 1.1 versie.

facturen versturen met ubl
Bekijk video

Stap 1: Activeer UBL voor alle administraties

Ga naar [Instellingen, Administratie-instellingen, Administratie-instellingen]. Bij Nederlandse administraties vind je hier de categorie UBL terug. Activeer het versturen van UBL-facturen door het bijbehorende veld aan te vinken en de instelling op te slaan.

Stap 2: Koppel UBL codes met de juiste btw-tarieven

Voordat je een UBL-factuur verstuurt, dien je enkele btw-tarieven te koppelen aan de juiste UBL-codes. Voorlopig leg je deze koppelingen vast per administratie. We werken aan de mogelijkheid om dit op omgevingsniveau te regelen. Ga naar [Instellingen, Administratie-instellingen, Administratie-instellingen] en kies voor [Btw]. Hier zie je nu in één oogopslag welke btw-codes nog gekoppeld moeten worden aan een UBL-code.

Open één van deze codes en kies voor bewerken. Zoek vervolgens de juiste UBL code bij het betreffende btw tarief. Vergeet niet om de wijzigingen op te slaan. Alle nieuwe verkoopfacturen die je verstuurt, bevatten voortaan een UBL-factuur als extra bijlage.

Hoe ontvangen klanten de UBL-factuur?

Zoals aangegeven, verandert er niets aan de manier waarop je verkoopfacturen verstuurt. De factuur krijgt slechts een extra bijlage. Openen klanten de factuur per link, dan krijgen ze nu een optie om de UBL-factuur te downloaden. Verstuur je facturen in PDF-formaat, dan krijgt de e-mail een extra bijlage die de klant kan downloaden:

Facturen versturen zonder btw-code configuratie

Het kan voorkomen dat UBL is geactiveerd, zonder dat de btw-codes verrijkt zijn met de juiste UBL-codes. Nieuwe facturen worden dan nog altijd netjes via de gangbare route verstuurd. Bij het verzenden toont Twinfield enkel een melding waarin wordt uitgelegd dat de factuur verzonden is, de UBL-factuur ontbreekt en de btw-code nog moet worden geconfigureerd.

Dit gezegd hebbende: UBL-ze!

Mark Harmsma, Product Marketeer
Product Marketeer
Product marketeer | Wolters Kluwer Tax & Accounting | Accountancy Software | meidenvader | bassist | blues | duurzaam
Onze meest recente blogs