Basecone bestaat 12,5 jaar — en dat vieren we graag samen met jou! Al 12,5 jaar helpen we accountants, ondernemers en boekhouders om hun administratie slimmer en efficiënter te voeren. En omdat een jubileum niet compleet is zonder een cadeautje, hebben we iets speciaals samengesteld: 12 praktische tips én een bonustip die jouw dagelijkse werk in Basecone makkelijker, sneller en foutlozer maken.
Of je nu net begint of al jaren gebruiker bent: deze jubileumtips zijn ons cadeau aan jou — vol handige inzichten en slimme weetjes die je direct kunt toepassen. Liever kijken dan lezen? Bekijk de video playlist met alle jubileumtips – kort, krachtig en direct toepasbaar.Tip 1. Laat facturen automatisch instromen in Basecone
Stuur jij facturen nog handmatig door naar Basecone? Dat kost tijd! Gebruik in plaats daarvan je bestaande facturen-mailadres, bijvoorbeeld [email protected], en stel een automatische forward in naar je Basecone e-mailadres. Vanaf dat moment komen facturen vanzelf binnen in Basecone. Wij halen alleen de bijlage eruit, dus zodra jij een factuur ontvangt, staat ‘ie direct klaar in je administratie. Wil je weten hoe je dit instelt? Bekijk het artikel Aanpassen van het Basecone e-mailadres of het instellen van een forward op ons support portaal.
Tip 2. Laat Basecone je facturen slim taggen
Werk jij vaak facturen bulkgewijs weg? Dan is automatisch taggen je beste vriend. Zodra Basecone een relatie herkent op basis van de opgeslagen stamgegevens, tagt hij de factuur direct. Werk je alleen met inkoopfacturen? Dan kun je er zelfs voor kiezen om álle documenten standaard als ‘inkoop’ te laten taggen. Zo bespaar je veel tijd én houd je ruimte over voor de uitzonderingen. Wil je weten hoe je dit instelt? Lees het artikel Automatisch taggen op ons supportportaal.
Tip 3. Houd je data up to date voor slimmere automatisering
Merk je dat Basecone soms facturen niet goed herkent of verkeerd tagt? Vaak ligt dat aan onvolledige of verouderde data. Daarom houd je leveranciers en administratiedata goed bij in Basecone. Hoe beter de data, hoe slimmer de automatisering werkt — en hoe minder handwerk jij hoeft te doen. Wil je weten hoe je dit het beste kan regelen? Bekijk het artikel Verbeteren herkenning van facturen in Basecone op ons supportportaal.
Tip 4. Kopieer factuurinformatie met één klik in Basecone
Typ jij nog teksten uit een factuur handmatig over? Dat hoeft niet meer! Je kunt de omschrijving of andere teksten gewoon direct uit de factuur kopiëren en in het boekingsscherm plakken met één klik. Zo boek je sneller, slimmer én zonder tikfouten. Wil je meer hierover weten? Bekijk het artikel Tips & tricks: snel boeken van facturen op ons supportportaal.
Tip 5. Boek slim met standard labels
Besparen op typwerk? Gebruik standaard labels in je boekingsscherm. Typ bijvoorbeeld [Maand], [Factuurnummer] of [Leveranciersnaam] in de factuuromschrijving, en Basecone vult het juiste veld automatisch in. Sla de labels eenmalig op, en bij volgende facturen van dezelfde leverancier of klant worden ze direct toegepast. Zo boek je sneller, consistenter en zonder repetitief werk. Handig bij terugkerende boekingen! Wil je meer hierover weten? Bekijk het artikel Tips & tricks: snel boeken van facturen op ons supportportaal.
Tip 6. Laat terugkerende facturen automatisch boeken
Facturen die elke maand terugkomen? Sla de boekingsregels eenmalig op, inclusief labels en velden zoals factuurnummer, leverancier en omschrijving. Bij de volgende factuur vult Basecone alles automatisch in. Combineer dit met automatisch boeken, en je hebt nóg minder handmatig werk en meer consistente boekingen. Wil je meer hierover weten? Bekijk het artikel: Vertrouwen is goed, maar controle is beter! op ons support portaal.
Tip 7. Stel een limietbedrag in bij automatisch boeken
Automatisch boeken is efficiënt, maar bij grote bedragen wil je geen risico’s nemen. Stel daarom een limietbedrag in, bijvoorbeeld €544,- incl. btw (€450,- excl. btw). Facturen boven dit bedrag, zoals investeringen, vallen automatisch uit, zodat je ze eerst zelf kunt controleren. Zo boek je sneller, maar blijf je slim én veilig!
Tip 8. Volg trainingen wen webinars van Basecone
Basecone ontwikkelt zich continu. Door Basecone trainingen en webinars te volgen, ontdek je nieuwe mogelijkheden en de snelste manieren van werken. Zo haal je altijd het maximale uit onze software. Bekijk de Basecone trainingen
Tip 9. Bezoek gebruikersdagen
Wist je dat Basecone regelmatig gebruikersdagen organiseert? Daar krijg je gratis tips & tricks, leer je van andere professionals en ontdek je nieuwe functies. Zeker voor het MKB een aanrader — en de lunch krijg je er gewoon bij! Bekijk wanneer de volgende gebruikersdag op de planning staat.
Tip 10. Boek slim inkoopbonnen via kostencategorie
Maak het jezelf makkelijk: koppel inkoopbonnen aan een kostencategorie, zoals ‘brandstof’, en Basecone maakt automatisch een boekingsvoorstel. Met de Basecone app maak je foto’s van bonnen of upload je PDF’s, voeg je de details toe en verstuur je ze direct. Jij hoeft alleen nog de juiste crediteur te kiezen.
Tip 11. Laat collega’s zelf hun bonnetjes indienen
Waarom zelf alle bonnetjes verzamelen? Laat medewerkers ze direct via de Basecone app uploaden en boek ze op een standaard crediteur voor medewerkers. Zo kan je ze maandelijks via de betaalrun in Twinfield Boekhouden of andere boekhoudprogramma netjes uitbetalen. Veel makkelijker dan losse declaraties! Lees meer over de declaratie app van Basecone.
Tip 12 – Zet autorisatie in voor niet-financiële stukken
Wist je dat autorisatie in Basecone niet alleen voor facturen werkt? Ook niet-financiële documenten, zoals huurcontracten, kun je via autorisatie laten goedkeuren. Gebruik hiervoor custom tags en houd alles netjes onder controle. Zo simpel kan het zijn! Wil je meer over autorisatie weten? Bekijk het artikel Autoriseren van facturen (vóór het boeken) in ons supportportaal.