Gracia Carabantes Abogados, een middelgrote advocatenpraktijk met vestigingen in Zaragoza en Madrid, biedt juridische diensten aan in heel Spanje. De praktijk biedt diensen op diverse gebieden, zoals burgerlijk recht en de uiteenlopende specialisaties binnen handelsrecht, zoals ondernemingsrecht, insolventierecht, contractrecht en procesrecht. Via contacten met buitenlandse juristen wordt ook internationaal advies aangeboden. Daarnaast ondersteunen de advocaten bedrijven en particulieren uit anderen landen bij hun activiteiten in Spanje. Wolters Kluwer interviewde Wenceslao Gracia, partner in de praktijk, die ons in detail uitlegde hoe Kleos hem ondersteunt in zijn dagelijkse werk.
Het leven vóór Kleos
Wenceslao Gracia vertelt dat zijn secretaresse veel meer werk moest verzetten voordat Kleos werd ingevoerd. Daarnaast was de opslag van e-mails totaal anders ingericht dan tegenwoordig. “Het proces was veel omslachtiger en kostte veel meer tijd. Daarom besloten we in 2016 om over te stappen naar Kleos,” aldus Wenceslao.
Het leven met Kleos: werken waar je ook bent
Wenceslao werkt als sinds 2016 met Kleos en brengt deze beheeroplossing vaak ter sprake in gesprekken met collega’s. Dat is ook de reden dat Wolters Kluwer van hem wilde horen welke voordelen Kleos opleverde voor het kantoor en voor hemzelf in het bijzonder.
“We reizen veel, zowel voor ons werk als privé. En niet alleen in Spanje, maar ook daarbuiten. Ik werk zelfs in de trein. Dat we nu op één platform toegang hebben tot documenten, contracten en communicatie met cliënten, waar we ons ook bevinden, biedt ons ongekende flexibiliteit.”
Deze middelgrote advocatenpraktijk hoefde tijdens de pandemie eigenlijk geen veranderingen in de werkwijze door te voeren. Werken op afstand was voor de medewerkers al een gewoonte. Bovendien hoeven ze met de Kleos webapplicatie niet altijd op dezelfde computer te werken. Dankzij de cloud kunnen ze al het werk doen op elk apparaat. Collega’s kunnen in de cloud verbinding maken met Kleos en met één klik alle e-mails lezen die naar cliënten zijn verstuurd.
Het leven met Kleos: documentmanagement en integratie met Outlook
“Beheer van documenten en e-mails is nu veel eenvoudiger. Ik hoef niet meer te wachten totdat de zoekengine het document vindt in de e-mails en dan pas zien of het is wat ik zoek. Ik vind het rechtstreeks in het dossier. Vroeger moest ik mijn secretaresse vragen om alles voor mij op te zoeken. Dat is nu niet meer nodig, omdat ik zelf alle documentatie veel eenvoudiger en sneller kan vinden,” zegt Wenceslao.
En omdat deze flexibiliteit doel was van de digitale transformatie van het kantoor, blijft het niet beperkt tot het doorzoeken van E-mails. “Als ik nu een e-mail krijg van het hof, sla ik die op in Kleos met een vermelding van het dossier en een beschrijving. Dan hoef ik het ook niet meer allemaal naar de printer te sturen,” licht hij toe.
Wenceslao’s advies
Om deze redenen beveelt Wenceslao Kleos aan bij zijn collega’s. Wolters Kluwer was benieuwd welke boodschap hij aan hen wilde overbrengen. Wenceslao antwoord was helder: “Ik vertel hen dat dit een drastische verbetering van hun levenskwaliteit betekent, zowel op persoonlijk als professioneel vlak. Dat is echt onmiskenbaar.” Later voegt hij hier nog aan toe: “Ook in een grote praktijk, waar toezicht moet worden gehouden op het werk en je misschien meer verloop hebt, helpt Kleos enorm bij de controle en de continuïteit van dossiers, zonder grote problemen. Als iemand bijvoorbeeld vertrekt, is alle voortgang in het dossier vastgelegd en toegankelijk. Maar ook voor een praktijk met slechts vier of vijf partners zou ik zeggen dat ze veel flexibiliteit winnen, doordat ze uitgebreid kunnen zoeken in hun dossiers en veel meer controle hebben over hun zaken, waar ze zich ook bevinden.”
Hartelijk dank, Gracia Carabantes Abogados, voor jullie vertrouwen in ons!
“We hebben nu op één platform toegang tot documenten, contracten en communicatie met cliënten, waar we ons ook bevinden. Dat biedt ons ongekende flexibiliteit.”
