Legisway legal operations technology partner
Juridisch15 november, 2018

Waar Legal Operations op moet letten bij het selecteren van een technologiepartner

Juridische afdelingen staan tegenwoordig onder druk om “meer te doen met minder”. Het management verwacht dat de juridische afdeling een echte businesspartner is die het bedrijf helpt zijn doelen te bereiken, toegevoegde waarde creëert en de kosten in de gaten houdt. Om aan deze verwachtingen te voldoen, zijn managers van juridische afdelingen op zoek naar technologische oplossingen om de efficiëntie te vergroten, inzichten te genereren en de kosten te beperken.

Er zijn veel providers van technologische oplossingen, dus is het belangrijk om een leverancier te kiezen die aan de behoeften van uw juridische afdeling en aan de langetermijndoelstellingen van uw bedrijf kan voldoen.

Het kiezen van software die werkt voor uw juridische afdeling is niet gemakkelijk. Door de verschillende opties te beoordelen op basis van bepaalde parameters kunt u beter bepalen welke oplossing het beste bij uw bedrijf past. De partner die u kiest moet u helpen uw doelen en mijlpalen te bereiken. Om u te helpen de juiste keuze te maken, hebben we 5 belangrijke punten voor u op een rijtje gezet die u moet overwegen als u een technologiepartner zoekt.

Een partner die uw bedrijf begrijpt

Zakelijk gezien moet de aankoop van technologie een investering voor de lange termijn zijn. De leverancier die u kiest, moet dan ook in staat zijn om aan uw huidige en toekomstige behoeften te voldoen.  Het is belangrijk om een leverancier te kiezen die uw bedrijf en uw rol als juridische afdeling begrijpt.

De rol van juridische afdelingen in verschillende bedrijven is meestal vergelijkbaar, maar hun functie kan verschillen. Daarom is een technologische oplossing die goed werkt voor een vergelijkbaar bedrijf niet noodzakelijk ook geschikt voor uw bedrijf. De technologie waarin u investeert, moet zijn afgestemd op de doelstellingen van uw afdeling en bedrijf en moet passen binnen uw budget. Dat betekent dat de leverancier uw bedrijf en de positionering, manier van werken en groei van uw bedrijf volledig moet begrijpen.

Daarnaast moet uw leverancier u ook adviezen en inzichten kunnen bieden om u te helpen uw steeds veranderende doelen te realiseren. Een leverancier die op de hoogte is van best practices, trends in uw branche en/of regelgeving in de markten waarin u actief bent, kan vooruitlopen op uw toekomstige behoeften. Zo kan uw leverancier u proactief voorstellen doen voor nieuwe dashboards of rapportages die u moet configureren of u helpen bij het implementeren van best practices om compliance met richtlijnen te garanderen, bijvoorbeeld de AVG.

Kort gezegd moet uw partner klantgericht zijn en u helpen technologie te gebruiken om uw doelen te realiseren.  

Een partner met een goede reputatie 

Om ervoor te zorgen dat uw investering in technologie veilig is, moet u een betrouwbare partner kiezen. Beoordelingen van andere klanten kunnen u hierbij helpen. Ook de bedrijfsgeschiedenis zegt veel over een leverancier. Daarnaast kunnen de organisatorische waarden en cultuur u helpen bepalen hoe uw technologiepartner over het algemeen staat ten opzichte van stakeholders en de relatie met deze stakeholders.

De bedrijfsgeschiedenis van uw leverancier kan u iets vertellen over de expertise die een leverancier in de loop van de jaren opdoet. Waarin onderscheidt een gevestigde leverancier zich van een start-up? Dat is de waardevolle kennis die een gevestigde leverancier door jarenlange ervaring heeft opgebouwd.  Het belangrijkste is dat uw leverancier niet alleen ervaring heeft in technologie, maar in specifieke juridische technologie. Een leverancier die gespecialiseerde juridische oplossingen aanbiedt, weet wat juridische afdelingen nodig hebben en kan u helpen met de behoeften en problemen die voor u relevant zijn.  

Training 

Voor een kleine juridische afdeling is het misschien niet eenvoudig om nieuwe software te implementeren, omdat hier allerlei problemen bij kunnen optreden. Zodra u de software hebt aangekocht en geïmplementeerd, moet u uw personeel de juiste training bieden. Uw leverancier moet onder andere in staat zijn om (live of online) trainingssessies te bieden, zodat uw medewerkers kunnen leren hoe de software werkt en ze aan het nieuwe systeem kunnen wennen. De beste leveranciers bieden bovendien toegang tot tools voor zelfstudie zoals helpteksten, tutorials of webinars. Deze kunnen uw medewerkers helpen om met de software te leren werken.  

Technische ondersteuning

Als u technologie aankoopt, wilt u dit doen bij een partner die bekendstaat om uitstekende technische ondersteuning. Als u een rapport moet genereren en niet bij de juiste informatie kunt, wilt u geen uren aan de telefoon moeten wachten tot iemand u kan helpen, om vervolgens weer te worden doorverbonden naar iemand anders. Kijk dus uit naar leveranciers die trots communiceren rond de resultaten van hun technische ondersteuning. Onze experts beantwoorden in 95% van de gevallen binnen 1 minuut de telefoon en zijn in staat om 80% van de vragen tijdens het eerste telefoongesprek op te lossen. Uw leverancier moet problemen snel kunnen oplossen, zodat u geen vertragingen oploopt.  

Veiligheid en vertrouwelijkheid

De juridische afdeling werkt met vertrouwelijke gegevens. Daarom is het essentieel dat uw leverancier u software biedt die uw gegevens beveiligt. Onbeschermde gegevens kunnen uw bedrijf blootstellen aan datalekken, die weer kunnen leiden tot financiële verliezen en reputatieschade. Daarom moeten juridische gegevens veilig worden opgeslagen en moet de technologie die u implementeert ervoor zorgen dat uw gegevens veilig zijn. Uw software moet gecertificeerd zijn volgens internationale veiligheidsnormen, zoals ISO/IEC 27001:2013, om te garanderen dat uw gegevens volledig veilig zijn.

De cloud is per definitie veilig. Om problemen te voorkomen, moet uw leverancier u echter het juiste advies geven en u helpen uw software te installeren binnen een veilige infrastructuur. U moet er zeker van zijn dat uw software voldoet aan de regels voor gegevensprivacy en de AVG.

Uw gegevens in de cloud moeten beveiligd zijn tegen ongeautoriseerde toegang. De software moet de juridische afdeling de mogelijkheid bieden om toegangsrechten te beheren en controleren om er zeker van te zijn dat alleen de juiste mensen er toegang toe hebben. Let bovendien op leveranciers die extra veiligheidsopties voor bedrijven bieden, zoals twee-factorauthenticatie of single sign-on.

Samengevat: kies een ervaren, klantgerichte leverancier van veilige technologie. Zo haalt u het meeste uit uw investering in juridische technologie.

Wilt u meer weten over hoe technologie een strategische oplossing kan zijn voor kleine juridische afdelingen die maximale output willen leveren? Download onze Gids voor Legal Operations en lees meer over hoe technologie uw ultieme partner kan zijn om uw bedrijf naar grote hoogten te brengen door u te helpen uw Legal Operations effectief te managen.