Digitaal onderzoek door de AFM
Juridisch12 januari, 2021

Effectiever en efficiënter werken als juridische professional: is legal tech het wondermiddel?


Advocatenkantoren staan onder druk: cliënten verwachten dat advocaten door het gebruik van nieuwe technologieën efficiënter en effectiever gaan werken zodat de kosten dalen. Tijdens het webinar ‘Disruptie in de juridische sector’ spraken de panelleden over de impact die legal tech op dit moment heeft op het werk van een juridische professional. We spraken er verder over met Cindy de la Fuente, Legal Excellence Manager bij verf- en coatingsbedrijf AkzoNobel en panellid tijdens het webinar.

Tijdens het webinar ‘Disruptie in de juridische sector’ sprak Cindy, samen met Michäel van Leeuwen, Head of Legal Operations & Outside Counsel Management bij Philips en Wendela Raas, Managing Partner en advocaat bij Dentons Amsterdam, over de invloed van legal tech op het werkproces van de juridisch professional. Daarnaast interviewden wij Nicky van Dijk, Expert Solutions Director bij Wolters Kluwer, over dit onderwerp.



Het resultaat rechtvaardigt de kosten
Als Legal Excellence Manager houdt Cindy zich onder andere bezig met het optimaliseren van werkprocessen, waardoor er meer focus is op output. Ze raadt advocatenkantoren daarom aan om de toegevoegde waarde van hun diensten te zichtbaar te maken: “Het takenpakket van de bedrijfsjuridische afdelingen wordt uitgebreid, maar de budgetten blijven gelijk. Cliënten willen weten wat er gebeurt met hun geld en wat ze kunnen verwachten van het advocatenkantoor. Een uur werk heeft geen waarde voor de klant, het resultaat rechtvaardigt de kosten.”
 

Legal tech is een buzzwoord en spreekt daarom meer aan dan het optimaliseren van werkprocessen.
Cindy de la Fuente, Legal Excellence Manager bij AkzoNobel 

De spookbeelden rondom legal tech
Er wordt veel verwacht van legal tech, het zou een wondermiddel zijn om efficiënter te werken en de kosten te verlagen. Volgens Cindy klinkt legal tech vooral spannend: “Het is nieuw en het spreekt aan, maar het gaat in eerste instantie om het onderliggende proces. Vergelijk het met tanden poetsen: je kan wel de nieuwste tandenborstel kopen met poetsdruksensor en smartphone koppeling, maar zolang je niet weet hoe je je tanden moet poetsen gaat de tandenborstel niet zorgen voor een gezonder gebit.”

Ook Michäel stipte tijdens het webinar aan dat de mogelijkheden van legal tech beperkt zijn: “Er zijn nog geen producten ontwikkeld die de hele juridische wereld in één klap hebben veranderd. Voor een tender vroegen wij aan advocatenkantoren of zij manieren hadden bedacht waarmee het werk slimmer gedaan kon worden. Uit de reacties op onze aanvraag bleek dat kantoren wel lijken te experimenteren met de mogelijkheden van legal tech, maar dat ze hét middel nog niet hebben gevonden.” Nicky geeft aan dat technologieën als artificial intelligence en Robotica steeds beter en toegankelijker worden. “Maar tegelijkertijd hangen er ook spookbeelden; we zouden op korte termijn vervangen worden door computers. Ik zie dat niet zo, volgens mij biedt technologie kansen. Het is een middel dat advocaten helpt, het zorgt ervoor dat er meer werk gedaan kan worden in minder tijd.” 
 

Er zijn nog geen producten ontwikkeld die de hele juridische wereld in één klap hebben veranderd.
Michaël van Leeuwen, Head of Legal Operations & Outside Counsel Management bij Philips 

Wendela merkte tijdens het webinar op dat een deel van het werk van een advocaat veel gemakkelijker gaat dan twintig jaar geleden. “Legal tech kan volgens mij worden ingezet om bestaande processen efficiënter te maken. Ons advocatenkantoor heeft een startup opgericht die legal tech-producten voor ons bedenkt en ontwikkelt. Sommige van deze ideeën zijn veelbelovend. Wel is het een zoektocht naar de manier waarop je legal tech het beste inzet.”

De kansen die legal tech biedt
Cindy denkt dat het gebruik van legal tech een positieve invloed kan hebben op de klantrelatie: “Je wilt dat het advocatenkantoor meedenkt met wat de klant nodig heeft. Innovatie en legal tech kunnen daarbij een rol spelen.” Michaël vindt het vooral belangrijk dat het werk efficiënt gedaan wordt: “Als het gebruik van legal tech daaraan bijdraagt, dan heeft dat een positieve invloed op de relatie.”
  

Sommige ideeën voor legal tech zijn veelbelovend, maar het is zoeken naar de manier waarop je legal tech het beste inzet.
Wendela Raas, Managing Partner en advocaat bij Dentons Amsterdam


De panelleden gaven tijdens het webinar aan dat ze op zoek zijn naar legal tech tools die het werk makkelijker maken. Michaël zou een doorsnede willen maken van het legal werk. “Daarbij categoriseer je wat je zelf doet en wat je uitbesteedt.” Voor Cindy zou het gaan om een systeem dat ervoor zorgt dat een aanvraag direct naar de juiste plek gestuurd wordt. “Nu komt daar behoorlijk wat handmatig werk bij kijken, het zou ideaal zijn als dat automatisch gaat.” Wendela zoekt naar een systeem dat onderscheid kan maken tussen administratieve klussen, makkelijke zaken en ingewikkelde zaken. “Als dat ervoor zorgt dat ik alleen de leuke, ingewikkelde zaken krijg dan sta ik er helemaal achter.”

De echte winst valt te halen uit het verbeteren van de werkprocessen
Als legal tech (nog) niet het wondermiddel is om efficiënter en effectiever te gaan werken, wat kunnen juridische professionals dan doen? Cindy de la Fuente raadt de juridische sector aan om te beginnen bij de basis: het verbeteren van de bestaande werkprocessen. “Een groot deel van het werk, ook het werk van een jurist of advocaat, is repeterend. Automatiseren zonder de onderliggende werkprocessen te bekijken, dat heeft weinig zin. Misschien moet je bepaalde dingen helemaal niet doen. Dan zou het automatiseren van die activiteiten tijd- en geldverspilling zijn.” 
 

Je wilt dat het advocatenkantoor meedenkt met wat de klant nodig heeft. Innovatie en legal tech kunnen daarbij een rol spelen.
Cindy de la Fuente, Legal Excellence Manager bij AkzoNobel


Michaël raadt juridische professionals aan om het werkproces te verbeteren. “Onderzoek daarna pas of legal tech het proces kan ondersteunen of versnellen. Je wilt je juristen inzetten op het werk waar ze toegevoegde waarde bieden.” Cindy is het daarmee eens: “De juiste kennis kunnen vinden na één klik op de muis in plaats van zes klikken bespaart op den duur veel tijd.” Dat is precies waar Wolters Kluwer mee bezig is volgens Nicky: “We ontwikkelen producten die in het werkproces van advocaten geplaatst kunnen worden. De content wordt aangeboden op het moment dat een advocaat het nodig heeft en alleen de relevante informatie wordt getoond. Een voorbeeld hiervan is InView. Met deze oplossing kan de advocaat zijn tijd besteden aan het bepalen van een zaakstrategie in plaats van aan het doorlezen van 4.500 pagina’s aan jurisprudentie.”
 

Als bedrijven bezig zijn met het optimaliseren van de werkprocessen, dan gaan ze dat ook verwachten van de partijen waarmee ze samenwerken.
Cindy de la Fuente, Legal Excellence Manager bij AkzoNobel


Omgaan met de weerstand tegen verandering
Als je je werkprocessen optimaliseert dan doe je een beroep op je medewerkers: zij moeten op een andere manier gaan werken. Daarbij stuit je soms op weerstand. Cindy de la Fuente raadt daarom aan om medewerkers te vertellen hoe de verandering hen zal helpen. “Het doel van veranderingen doorvoeren in het werkproces is niet om ervoor te zorgen dat een medewerker overbodig wordt, maar om de waarde van het werk te vergroten. Anticipeer op hoe mensen de veranderingen gaan ervaren en blijf je er tegelijkertijd van bewust dat je niet alle gevolgen kan overzien. Zo kreeg ik een keer de terugkoppeling dat chatten tijdens een online presentatie onbeleefd was omdat het geluid van een nieuw bericht afleidde van het verhaal dat werd verteld. Het was een reactie die ik niet had verwacht, maar die wel het belang van open communicatie liet zien. Door uit te leggen dat de toehoorders op deze manier hun enthousiasme lieten blijken zonder door een presentatie heen te schreeuwen veranderde de houding en werd de oorspronkelijke weerstand nu juist begrip.”

Een cultuurverandering is nodig
De juridische sector staat bekend als een vrij conservatieve sector. En dat gaat volgens Cindy niet altijd goed samen met de VUCA-wereld waarin we leven, waarin veranderingen elkaar in rap tempo opvolgen. “Juridische afdelingen en advocatenkantoren doen er goed aan om een meer agile cultuur te ontwikkelen, een cultuur die veranderingen omarmt. Op die manier kunnen zij zich sneller en beter aanpassen aan nieuwe situaties. Dit zal uiteindelijk bijdragen aan een snellere adoptie van technologie in de juridische sector.”

Het webinar ‘Disruptie juridische sector’ terugkijken? Dat kan via deze link.