Korte lijnen, snelle implementatie
Hester en Stefan beamen dat de basis vanaf het begin gelijk goed stond. De persoonlijke begeleiding van Wolters Kluwer heeft daar sterk aan bijgedragen. Stefan: “Bij de start van de testfase is kort en helder uitgelegd hoe het een en ander werkt, maar ook daarna zijn we steeds goed op weg geholpen met bijvoorbeeld het opzetten van de eerste ‘standaardlijsten’. Deels online en telefonisch, deels bij ons op kantoor. Met korte lijnen en snelle doorlooptijden.” Inrichten vergt natuurlijk een eenmalige tijdsinvestering, maar de basis van DossierFlow is volgens hem zo goed, dat dit inrichtingswerk geen rocket science was en alles intuïtief werkt. Wolters Kluwer put zelf ook inzicht uit de samenwerking. Stefan: “We merken dat de organisatie zelf ook wil leren en verbeteren. Dat maakt ze echt een partner voor ons en toegankelijk voor al onze vragen en feedforward.”
Klanten enthousiast
Uiteindelijk zal de controleafdeling van Stolwijk Kelderman ongeveer 150 klanten uitnodigen om te werken met
DossierFlow. Belangrijk, want op die manier hebben deze organisaties zelf gestructureerd inzicht in de onderbouwing van hun jaarrekening en de openstaande vragen tijdens de controle. Ook hierbij valt de gebruiksvriendelijkheid nu al op. Stefan: “Onze klanten kunnen drie statussen zien (In beoordeling, Nadere informatie gevraagd, Gereed) en krijgen daarmee precies de juiste hoeveelheid aan informatie om te weten hoe het ervoor staat met de controle van de jaarrekening en openstaande vragen.”
De eerste reacties van klanten druppelen inmiddels binnen. Hester: “De controles beginnen nu pas te lopen, maar de reacties zijn enthousiast. De ene klant moet meer wennen dan de ander, maar voor iedereen spreekt het platform voor zich. Ons voorwerk om alles zo klantspecifiek mogelijk te maken betaalt zich dus uit.”
SOC type 1 en 2 doorslaggevend
Een ander vereiste in de zoektocht naar een nieuw platform was veiligheid. Hester: “De documenten waarmee we binnen Stolwijk Kelderman werken, bevatten veel privacygevoelige informatie en dus is data security hoogste prioriteit. Met DossierFlow heeft het team daar geen omkijken naar. DossierFlow is SOC type 1 en 2-gecertificeerd en voorzien van de verplichte twee-factor-authenticatie. Dat was voor ons als team, maar ook voor onze privacy officer, doorslaggevend. Bovendien voert Dossierflow bij het aanleveren van bestanden direct een virusscan uit, zodat we niet onverhoopt besmette bestanden binnenhalen.“
Vrijheid en toegankelijkheid
Soms zijn er wel 10 mensen op hetzelfde moment bezig met de controle van één klant. Deze hebben tegelijk toegang nodig tot dezelfde informatie. Via DossierFlow verloopt dat veilig, eenduidig, eenvoudig en gestructureerd. Maar ook met voldoende bewegingsvrijheid. Precies de juiste mate van vrijheid die het team wil voelen bij het controleren van jaarrekeningen. Hester: “Gedurende het hele aanleveringsproces weet je wie, wat, wanneer heeft gedaan en de klant krijgt precies het inzicht waaraan hij behoefte heeft.”
Bekijk hier meer over DossierFlow of vraag een demo aan
![Een eigen administratiekantoor beginnen: de handvaten om te starten [Checklist]](https://assets.contenthub.wolterskluwer.com/api/public/content/525615-young-entrepreneurs-in-business-meeting--68e4e1a8c3?v=471ea364)
