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Fiscal, Contable y Nómina14 diciembre, 2020

Firma electrónica: cómo ayuda a la pyme

➡️ La firma electrónica se ha convertido en una pieza esencial del avance digital de la pyme: brinda una solución segura para la gestión documental, además de otros aspectos de interés que resumimos a continuación. 

  • ¿Qué es la firma electrónica?
  • ¿Para qué sirve la firma electrónica?
  • Beneficios de la firma electrónica para la pyme
    • Agilidad en la gestión y procesos documentales
    • Disminución de costes y tiempo
    • Incremento del volumen de negocio
  • Seguridad: clave de la firma electrónica
  • Cómo obtener la firma electrónica
  • Cómo utilizar la firma electrónica


¿Qué es la firma electrónica?

Se conoce como firma electrónica al conjunto de datos electrónicos que acompañan a un documento, a fin de identificar al firmante de forma inequívoca. Con la firma electrónica existe la seguridad de que los datos utilizados por el firmante son únicos y exclusivos. Además, se certifica que el documento no ha sufrido alteración alguna. Por tanto, no hay posibilidad de repudio del documento firmado. De este modo, el concepto de seguridad forma un tándem perfecto con la firma electrónica de la pyme o empresa. Este término está estrechamente relacionado con la firma digital, si bien esta última tiene como pilar los sistemas de criptografía de clave pública, con unos elevados estándares, con el objetivo de encriptar los datos de un documento para conferirle mayor seguridad.

¿Para qué sirve la firma electrónica?

La transformación digital de las pymes está viviendo momentos de un importante crecimiento: entre los aspectos que más relevantes está la aceleración por implementar la firma electrónica para empresas. En primer lugar, brinda soluciones seguras para que la pyme, sea cual sea su sector o tamaño, pueda enviar sus documentos para ser firmados de manera completamente segura. Por otro lado, es la herramienta que autentifica que la firma tiene validez legal.

 

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Beneficios de la firma electrónica para la pyme

Agilidad en la gestión y procesos documentales

Una de las grandes ventajas que aporta a firma electrónica es que facilita extraordinariamente el trabajo diario, sobre todo en lo referente a la gestión. La movilidad, el teletrabajo o trabajo a distancia, entre otros factores, hacen de la firma electrónica un punto primordial para que la cadena de valor de la empresa no se ralentice. Al permitir firmar documentos electrónicamente, sin la necesidad de personarse, flexibiliza la labor empresarial y acorta los tiempos de las transacciones. 

Disminución de costes y tiempo

Atrás quedan los tiempos en los que era necesario realizar envíos certificados para la firma de documentos, con el consiguiente coste temporal y económico. Todo ello, sin olvidar el espacio dedicado en la empresa para poder almacenar los documentos ya firmados. Se evita, así, tener que realizar acciones manuales como escanear, imprimir y un largo etcétera. La firma electrónica evita estos infructuosos pasos en la gestión documental, y pone el foco en la seguridad, como así lo permiten los métodos de autentificación que la acompañan. Esto también se traduce en una disminución de los costes operativos, como tinta o papel.

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Incremento del volumen de negocio

La adopción de la firma electrónica está estrechamente relacionada con una mejora en los procesos de contratación, o aquellos en los que se hace indispensable disponer de la firma para poder culminar una transacción económica. Por ello, la firma de contratos con firma electrónica, se convierte en un activo relevante que incrementa el volumen de negocio de la pyme.

Seguridad: clave de la firma electrónica

Ya sea con las diferentes administraciones públicas, proveedores, socios, o clientes, el intercambio de información de las pymes es fluido y constante. Esto implica que el concepto de seguridad esté más que interiorizado a la hora de desarrollar el proceso de traslado de información, como pueda ser la firma de un documento. Contar con un sistema que garantice la veracidad del remitente, así como del documento que adjunta, es clave para poder culminar con éxito y rapidez las transacciones económicas.

Cómo obtener la firma electrónica

Como paso previo, es necesario contar con el certificado electrónico FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). A través de este organismo, se solicitan los tres tipos de certificados electrónicos: usuario, persona jurídica y entidad sin personalidad jurídica. Por otro lado, una vez recibido el documento firmado electrónicamente, es necesario validar la firma. Para ello, se establecen una serie de pasos que aglutinan la comprobación de la identidad del firmante, la integridad del documento y la validez temporal del certificado.

Cómo utilizar la firma electrónica

La implementación de la firma electrónica en España por parte de las pymes se ha visto incrementada exponencialmente en los últimos meses, sobre todo debido a las causas derivadas por el Covid-19. La firma electrónica, que evita tener que realizar traslados o viajes innecesarios, ha llevado a pequeñas y medianas empresas a digitalizar su actividad diaria.

Vía directa con la administración: El uso de la firma electrónica está muy extendido, sobre todo, en la relación entre pyme y administración pública. 

Desde realizar trámites de renta, vida laboral o cualquier otro tipo de documentación con la Administración Pública, la firma electrónica es el método más cómodo y rápido. Además, a través de este recurso, es posible recibir notificaciones de entidades públicas.

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