firma electronica
Fiscal, Contable y Nómina01 diciembre, 2020

Cómo el Despacho Profesional puede ganar tiempo con la firma electrónica

La firma electrónica es el medio más seguro para garantizar técnica y legalmente la identidad de una persona en Internet. En la actualidad, es imprescindible su uso para realizar determinados trámites online con las Administraciones. Permite, por otro lado, agilizar las gestiones legales y jurídicas del despacho profesional, protegiendo la seguridad digital.

¿Qué es la firma electrónica?

Partiendo de su contexto legal, la firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son:

  • Identificar al firmante de manera inequívoca.
  • Asegurar la integridad del documento firmado. Asegura que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación.
  • Asegurar el no repudio del documento firmado. Los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no puede aseverar que no ha firmado el documento.

La Base Legal de la Firma electrónica

En la actualidad, la norma base reguladora de la firma electrónica está recogida en el Reglamento 910/2014 y trata sobre la identificación electrónica y los servicios de confianza, más conocido como Reglamento eIDAS. En España, ha sido desarrollada por la Ley 6/2020, que regula determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, que han sido derogados por la anterior Ley.

La sección también explora en qué circunstancias la ley equipara la firma electrónica a la firma manuscrita, añade notas respecto a la normativa europea, y hace distintas referencias legales.

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3 características clave de la firma electrónica

La firma electrónica aporta tres características en la comunicación por Internet: identificación del firmante, integridad de los datos y no repudio.

Pero, aparte de estas cualidades, las aplicaciones prácticas de la misma son muchas y variadas.

En general están orientadas a realizar operaciones por Internet que en la vida cotidiana requieren de una firma para validarlas.

Algunos ejemplos de operaciones que se pueden realizar actualmente haciendo uso de la firma digital son:

  • Realización de la Declaración de la Renta a través de Internet.
  • Solicitudes en los registros electrónicos administrativos
  • Petición de la vida laboral.
  • Recepción de notificaciones electrónicas.
  • Firma de correos electrónicos.
  • Firma de facturas electrónicas.


Firma electrónica: ahorro de tiempo y otros beneficios

Por otro lado, la firma electrónica es una herramienta esencial para facilitar el trabajo diario en la asesoría ya que se vertebra en torno a estos beneficios :

-Mayor seguridad e integridad de los documentos. El contenido del documento electrónico firmado no puede ser alterado, por lo que se garantiza tanto identidad como autentificación del firmante.

-Ahorro de tiempo y espacio. El trámite de una firma, que podría significar hasta el momento, días, ahora se puede realizar en minutos. De un modo casi instantáneo se puede firmar, visualizar y distribuir cualquier documento requerido por la Administración. Por otro lado, la eliminación del papel implica una disminución del espacio físico del despacho establecido para ello.

-Confidencialidad. Queda completamente asegurada, puesto que el contenido del mensaje tan solo es conocido por aquellas personas que tengan la autorización requerida.

-Incremento de la productividad y competitividad. Se evita el uso, por ejemplo, de envíos postales certificados para realizar trámites o el desplazamiento para realizar la firma. De este modo, aporta un elevado nivel de satisfacción en los clientes.

En definitiva, la firma electrónica o digital proporciona inmediatez y seguridad a los trámites de despachos y empresas que se pueden realizar tecnológicamente, ahorrando tiempo y desplazamientos, factores especialmente importantes en estos momentos de incertidumbre provocada por el COVID-19. La identidad electrónica y el certificado digital se han convertido, en estrecha relación con el aspecto anterior, en servicios imprescindibles para dar respuesta a las necesidades de despachos y empresas y seguir avanzando en su transformación digital, además de mejorar la relación que mantienen entre ellos y abrir nuevas oportunidades de negocio.

Las empresas, y especialmente los despachos, deben definir un nuevo modelo de gobierno digital que permita abrir nuevas oportunidades de negocio e incluso ofrecer un valor diferencial en los servicios jurídicos y asesorías fiscales, y la firma digital es una herramienta muy focaliza al logro de este objetivo.

 

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