Zukunftsstudie Kita-Management 2024 – Digitalisierung im Leitungsalltag

Kita-Leitungen als Nutzer und Anwender von digitalen Recherche- und Workflowlösungen

Die Umfrage zeigt, dass Kita-Leitungen die digitale Unterstützung ihrer Leitungsaufgaben größtenteils positiv bewerten. Besonders gut schneiden die Stammdatenverwaltung von Kindern und Eltern sowie die Finanzbuchhaltung und Abrechnung ab. Verbesserungsbedarf sehen die Befragten vor allem in den Bereichen Personalmanagement und -entwicklung sowie Bestellmanagement und Beschaffungswesen. Die digitale Unterstützung bei der Vertrags- und Dokumentenverwaltung sowie der Qualitätsentwicklung und -management wird ebenfalls mehrheitlich positiv beurteilt. Im Bereich der Personalentwicklung, insbesondere der Arbeitszeiterfassung, gibt es jedoch noch deutlichen Optimierungsbedarf. Die digitalen Prozesse rund um die Kitaplatzvergabe und den Anmeldeprozess werden von den Befragten mehrheitlich als gut oder befriedigend eingestuft. Auch die digitale Kommunikation scheint in den meisten Kitas gut zu funktionieren. Im Bereich des Bestellmanagements und der Beschaffung sowie der digitalen Fort- und Weiterbildung sehen die Kita-Leitungen noch Verbesserungspotenzial. Die Nutzung von digitalen Recherche-Tools und Datenbanken wird ebenfalls als ausbaufähig betrachtet.

Fast die Hälfte der Kita-Leitungen plant, in den nächsten 12 Monaten an Online-Fortbildungen teilzunehmen. Besonders interaktive Live-Seminare, mehrteilige Fortbildungen mit Zertifizierung und jederzeit abrufbare Lerneinheiten sind dabei sehr gefragt. In Bezug auf die Auswahl von Spezialsoftware, Fachanwendungen und digitalen Fachinhalten liegt die Verantwortung in den meisten Fällen bei der IT-Abteilung des Trägers. Die Entscheidung über die Beschaffung trifft hingegen oft die Abteilungs- oder Fachbereichsleitung. Die Kita-Leitung selbst entscheidet nur in etwa einem Sechstel der Fälle.

Bei der Frage nach den genutzten, digitalen Medien zur Informationsbeschaffung und Weiterbildung stehen die Online-Suche und Online-Fortbildungen ganz oben auf der Liste. E-Mail-Newsletter und Fachartikel auf Online-Portalen werden ebenfalls häufig genutzt, während soziale Medien eher weniger zum Einsatz kommen.

Die größten Schwierigkeiten bei der Anschaffung und Einführung von digitalen Tools sehen die Befragten in der zu geringen Budgetausstattung und fehlenden zeitlichen Ressourcen. Aber auch mangelhafte digitale Infrastruktur und Überforderung der Anwender werden als Hindernisse genannt. Nur wenige sehen keine passenden Anwendungen am Markt.

Kitaleitungen professionalisieren sich mit großem Engagement bei der Digitalisierung ihrer Kita, es fehlt ihnen aber noch vergleichsweise häufig an geeigneten Werkzeugen speziell für die Kitaleitung. Ein Grundstock an digitaler Infrastruktur und Ausstattung scheint zwar mittlerweile vorhanden zu sein, aber hierbei besteht noch großes Potential nach oben – insbesondere bei Fachanwendungen, um den digitalen Leitungsalltag zu vereinfachen.

Die Bedeutung digitaler Tools im Kita-Management

Digitale Tools und Fachinhalte sind im Kita-Management bereits von großer Bedeutung und werden als wichtiger Faktor zur Qualitätssteigerung betrachtet. Die Umfrageergebnisse weisen auf eine insgesamt zufriedenstellende bis gute Ausstattung in diesem Bereich hin. Die Bedürfnisse der Einrichtungen werden bereits effektiv unterstützt, jedoch besteht noch Raum für Optimierungen.

Herausforderungen bei der Implementierung digitaler Tools

Trotz der positiven Auswirkungen digitaler Tools, gibt es auch Herausforderungen bei deren Anschaffung und Einführung. Finanzielle Aspekte wie begrenzte Budgets und hohe Anschaffungskosten werden als größte Hindernisse genannt. Weitere Schwierigkeiten beinhalten eine mangelhafte digitale Infrastruktur, Datenschutzbedenken, Überforderung der Anwender und langwierige Entscheidungsprozesse. Ein zentraler Kritikpunkt ist die unzureichende Beteiligung derjenigen, die die Software tatsächlich nutzen, was die bedürfnisorientierte Entscheidungsfindung erschwert.

Die Rolle von Online-Fortbildungen

Die Umfrageergebnisse liefern auch wichtige Erkenntnisse über die Bereitschaft der Befragten zur Nutzung digitaler Medien für Informationen und Fortbildungen. Es zeigt sich eine hohe Bereitschaft von Kita-Leitungen, digitale Ressourcen für ihre berufliche Weiterentwicklung zu nutzen. Dabei ist eine starke Nachfrage nach flexiblen und an die Bedürfnisse von Berufstätigen angepassten digitalen Fortbildungsmöglichkeiten zu verzeichnen.

Anpassung der Fortbildungsangebote an die Bedürfnisse der Kita-Leitungen

Die Präferenzen für verschiedene Online-Fortbildungsformate weisen auf die Notwendigkeit hin, unterschiedliche Lernstile und berufliche Ziele zu berücksichtigen. Dies bietet Bildungsanbietern und Institutionen im Bildungsbereich die Möglichkeit, ihre Online-Fortbildungsangebote zu erweitern und anzupassen. Allerdings sind damit auch Herausforderungen verbunden, wie die Gewährleistung einer geeigneten technischen Infrastruktur und digitalen Ressourcen.

Fazit und Ausblick

Die Kita-Zukunftsstudie 2024 zeigt, dass die digitale Transformation in Kindertageseinrichtungen in Deutschland zunehmend an Bedeutung gewinnt. Um das Potenzial digitaler Transformationsprozesse voll auszuschöpfen, empfehlen wir eine stärkere Beteiligung des Personals vor Ort bei der Auswahl und Implementierung digitaler Tools. Zudem sollten Fortbildungen und Ausbildungsordnungen an die Anforderungen einer digitalisierten Arbeitswelt angepasst werden. Dies könnte dazu beitragen, die Qualifikationen der Fachkräfte im Bereich der frühkindlichen Bildung für die digitale Zukunft zu stärken.

Wer hat an der Studie teilgenommen? Insgesamt 680 Personen haben sich an der Umfrage, die von Juli bis September 2023 online stattfand, beteiligt. 567 Teilnehmende gaben an, als Kita-Leitung – inklusive Stellvertretungen – tätig zu sein.

Befragt nach der Trägerart, in der sie tätig sind, gaben 38,8 % öffentlich an, konfessionell 34,8 %, privat-gemeinnützig 21 %, privat-nicht-gemeinnützig 1 %, Elterninitiative 4,4 %. Differenzen in den Summen zu 100 sind rundungsbedingt.

Außer dem Saarland sind alle Bundesländer vertreten – am stärksten Nordrhein-Westfalen (49,5 %), gefolgt von Bayern (14,3 %). Die Mehrzahl der Teilnehmer:innen (35,1 %) sind zwischen 51 und 60 Jahre alt. Dahinter folgt die Altersgruppe der 41- bis 50-Jährigen (27,9 %), dann die der 30- bis 40-Jährigen (23,8 %) sowie der 61-Jährigen und Älteren (7,2 %). Schließlich machen unter 30-jährige Leitungen 6 % aus. 7,9 % der Teilnehmenden sind männlich, 89,4 % weiblich und 0,2 % divers.

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