Prawo23 kwietnia, 2020

System pochwał pracowniczych

Chwalenie osób, z którymi współpracujemy, wcale nie jest częstym zjawiskiem. Łatwiej pracownikom, menedżerom przychodzi wskazanie tego, co ktoś zrobił nieprawidłowo, niezgodnie z przyjętymi zasadami, niż stwierdzenie, że dobrze i terminowo wykonał swoją pracę oraz że przyniosła ona zysk firmie – pisze Artur Dzięgielewski w tekście opublikowanym w kwietniowym „Personelu Plus”, którego fragment przedstawiamy.

Brak chwalenia czy doceniania nie wnosi do organizacji niczego dobrego, a tym bardziej nie jest pożądany przez pracownika. Również w organizacji, w której pracowałem, tych elementów było za mało, a pracownicy wskazywali, że chcieliby otrzymywać więcej pozytywnych informacji zwrotnych. I dotyczyło to kilku firm, w których pracowałem. Z tego względu postanowiłem wdrożyć w organizacji system pochwał pracowniczych. Celem było m.in. wyrobienie nawyku chwalenia.

Wybór narzędzia

Początkowa faza projektu wiązała się z wyborem najlepszej, a zarazem najprostszej formy, którą miał przyjąć system. Autor przetestował kilka gotowych narzędzi, rozważał też stworzenie własnego – z pomocą programistów. Gotowe narzędzia były zbyt skomplikowane i mogłyby zniechęcić pracowników już na etapie wdrożenia projektu, natomiast napisanie kodu, który byłby silnikiem narzędzia, okazało się zbyt czasochłonne i kosztowne. Najlepszym rozwiązaniem okazało się stworzenie prostego formularza, za pomocą którego każdy pracownik mógł przesłać swoją pochwałę. Z użyciem strony zewnętrznej został zbudowany formularz – na wzór ankiety. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszystkie przesłane pochwały mogły być gromadzone w panelu.

Prezentacja systemu pochwał wśród pracowników

System pochwał został umiejscowiony na wewnętrznej firmowej stronie internetowej, na której pracownicy mogli znaleźć niezbędne informacje dotyczące życia firmy, benefitów pozapłacowych, prowadzonych działań charytatywnych, firmowe galerie zdjęć, przydatne linki czy dokumenty. Na wewnętrzną stronę informacyjną regularnie zaglądała większość pracowników, dlatego decyzja, by na niej umieścić system pochwał pracowniczych, była trafna.

Na podstronie poświęconej systemowi przedstawiono krótki opis projektu, zamieszony został formularz do zgłaszania pochwał oraz, aktualizowany na bieżąco, ranking chwalonych.

Pracownik chcący pochwalić powinien wypełnić wspomniany wyżej formularz, składający się z następujących pól:

  • imię i nazwisko osoby chwalącej,
  • imię i nazwisko osoby chwalonej,
  • krótka, ale merytoryczna treść pochwały,
  • liczba złotych gwiazd, jaką pracownik chce przyznać za opisaną zasługę (od 1 do 5).

Liczba zgromadzonych gwiazd (punktów) to czynnik decydujący o miejscu w ogólnofirmowym rankingu chwalonych.

Promocja systemu wśród pracowników

Początki działania systemu nie były łatwe, gdyż nie wszyscy pracownicy byli przekonani o słuszności chwalenia. Pierwsza faza projektu wiązała się zatem z koniecznością wewnętrznej reklamy systemu pochwał, którą zajął się dział HR we współpracy z działem marketingu, kierownikami poszczególnych zespołów oraz firmowym psychologiem.

System był promowany słowem mówionym i pisanym: w czasie spotkań z kierownikami i zespołami, w trakcie przerw w kuchni, na spotkaniach integracyjnych i szkoleniach, w newsletterze firmowym, w formie wiadomości e-mailowych wysyłanych na ogólnofirmową skrzynkę. Pierwsza wiadomość wysłana do pracowników firmy brzmiała tak: „Twój kolega, koleżanka, lider, członek zarządu, zrobił(a) coś, za co zasłużył(a) na pochwałę? Podziel się z nami tą informacją. Wejdź na naszą wewnętrzną stronę. Przycisk «Kliknij, by pochwalić pracownika» przekieruje Cię do krótkiego formularza, który wypełnij, proszę, dokładnie zgodnie z zawartymi tam instrukcjami. Przyznane przez Ciebie pochwały oraz gwiazdy zostaną umieszczone w rankingu na stronie. Na koniec roku trzy pierwsze osoby w rankingu otrzymają niespodzianki”.

Dodatkowo, na tablicach informacyjnych w dwóch kuchniach, pomieszczeniach socjalnych, pojawiły się plakaty promujące nowy system (szata graficzna zmieniana co kwartał). Promocja systemu pochwał była prowadzona cyklicznie (raz na trzy tygodnie przez pierwsze pół roku do wszystkich pracowników wysyłane były e-maile przypominające, później, gdy zaangażowanie pracowników w chwalenie wzrosło – raz na półtora miesiąca).

Działanie systemu, czyli kto, kogo i za co chwali

System pochwał pracowniczych nie miał ograniczeń, jeśli chodzi o to, kto chwali. Pochwały mogły być przyznawane zarówno przez kierowników, jak i członków zespołów, a także przez zarząd organizacji. Założenie projektu było takie, by chwalił każdy. Kogo zatem można było chwalić? Również każdego – bez względu na stanowisko osoby chwalonej.

W systemie pochwał uruchomiono moderację, tzn. że pochwały nie były zamieszczane automatycznie na stronie. Dopiero po weryfikacji wyświetlano je w rankingu. Moderację wprowadzono po to, by wyeliminować niemerytoryczne pochwały, o takiej treści jak: „Za to, że jesteś fajnym kolegą” albo „Za miłą rozmowę”. Niewłaściwy wpis pracownik powinien poprawić zgodnie ze wskazówkami przekazanymi przez moderatora.

Co można było zrobić inaczej?

Wdrażając system pochwał od nowa, można by rozważyć zwiększenie jego automatyzacji z wykorzystaniem nowych technologii. Warto również więcej czasu poświęcić na indywidualną promocję systemu – osobiste rozmowy z kierownikami i pracownikami przynoszą lepsze rezultaty niż wiadomości e-mailowe, których skuteczność jest niższa.

Więcej o tym dlaczego chwalenie jest ważne w codziennej pracy oraz o efektach wdrożonych działań mogą Państwo przeczytać w tekście Artura Dzięgielewskiego, który znajdą Państwo w dziale „Edukacja i Rozwój” w kwietniowym wydaniu „Personelu Plus”.

Artur Dzięgielewski

jest menedżerem HR w SmartLunch; ekspertem w dziedzinie HR-u.
Wspiera szukających pracy w ramach inicjatywy Pogotowie HR. 

W styczniu 2020 r. został laureatem konkursu TOP HR Manager in Action. 

Kieruje się mottem „Nie tylko nie pal za sobą mostów,
ale przede wszystkim je buduj”.

***

Artykuł pochodzi z kwietniowego "Personelu Plus" (2020), którego tematem numeru są wyzwania związane z zatrudnianiem cudzoziemców. Zapraszamy do lektury całego numeru.

Przeglądaj powiązane tematy