Als eigenaar van een webshop wil je dat je omzet goed geregistreerd wordt

De explosieve stijging van webwinkels in Nederland zorgt voor veel specifieke vragen van klanten over de juiste inrichting en koppeling van financiele administraties. Tel daar vragen rondom de Brexit en EU e-commerce wet- en regelgeving bij op en er is genoeg werk aan de winkel. IT-specialist Wouter Smidt van KroeseWevers legt uit waarom een goede koppeling tussen webwinkel en boekhoudpakket essentieel is.  

Wouter Smidt is verantwoordelijk voor de digitalisering en automatisering van de financiële administratie van klanten. ‘Zodat we boekhouden een stukje makkelijker kunnen maken.’ Met acht vestigingen in Noord- en Oost-Nederland bedient KroeseWevers accountants en adviseurs een brede doelgroep in het mkb. ‘We hebben een groot en divers klantbestand. We werken bijvoorbeeld voor starters die -nu door corona- een webshop beginnen. Maar ook bestaande winkeliers die door de toegenomen populariteit van online winkelen, en nu door de lockdown, noodgedwongen online hun spullen moeten verkopen. In iedere ondernemingsfase ondersteunen wij ondernemers.’

Oplossingen op maat

Wouter benadrukt dat ze bij KroeseWevers de bedrijfscultuur hebben van een regionaal kantoor: ‘We zijn zeer toegankelijk en de relatie is erg belangrijk. Het draait bij ons ook om de mensen achter een bedrijf en niet alleen maar om de cijfers. In ons DNA zit dat we hoge kwaliteit bieden, betrokken zijn en oog hebben voor resultaat. Daarom werken we met verschillende software-aanbieders, waaronder Twinfield. Zo kunnen we aan de behoefte van onze klanten voldoen en oplossingen op maat bieden. ‘ 

Corona en explosieve stijging webwinkels

Wouter ziet een explosieve stijging in het aantal webwinkels: ‘Winkeliers worden in hun portemonnee geraakt door coronamaatregelen. Door hun producten via een webshop te verkopen, weten ze de onderneming draaiende houden. Het is voor veel winkeliers een belangrijke manier om in deze tijd inkomsten te genereren. Daarnaast zien we dat bijvoorbeeld iemand die (tijdelijk) zonder werk zit een webwinkel begint om zijn geld te verdienen. Een webshop is binnen no-time in de lucht en de afzetmarkt is groot. Deze groep ‘nieuwe’ ondernemers behoeft meer begeleiding. In een uurtje staan producten in een webwinkel. Maar dan? Alles moet ook op de juiste manier worden geadministreerd. Bij deze ondernemers staan de administratie en de boekhouding vaak niet bovenaan hun to do-lijstje.’ 

Brexit en webwinkels 

De Brexit zorgde en zorgt er nog steeds voor dat er bij KroeseWevers specifieke adviesvragen van onder andere webwinkels binnenkomen. ‘De Brexit-procedure zorgde voor veel rompslomp, doordat de wet- en regelgeving werd aangepast. Die is sowieso al complex. Het zijn honderden pagina’s aan wetgeving en als de ondernemer dit leest, weet hij mogelijk nog steeds niet helemaal wat wel en niet mag. KroeseWevers is aangesloten bij Nexia International. Dit is een internationaal netwerk van 265 onafhankelijke financiële dienstverleners in 128 landen. Voor grensoverschrijdende vraagstukken, zoals over de Brexit, werken we samen met onze partners in Engeland. Voor klanten die zowel hier als in Engeland een kantoor hebben, is het fijn dat wij als accountants op hetzelfde niveau kunnen schakelen.’

Btw-regelgeving per 1 juli

Per 1 juli 2021 veranderde de EU-regelgeving voor e-commerce. Dit had en heeft ingrijpende gevolgen voor webwinkels. Wouter: ‘De hele MOSS, de OSS en zelfs I-OSS is heel lang uitgesteld en per 1 juli eindelijk van start gegaan. Het inregelen hiervan nam en neemt veel werk met zich mee voor webshopondernemers. Het is complexe wet- en regelgeving en dat maakt de initiële inrichting van de boekhouding ingewikkeld. Wij adviseren ondernemers hierover door bijvoorbeeld webinars.'
Meer over de deze btw-regels lees je in de blogs: Dropshipping en btw vanaf 1 juli en 10 tips dropshipping & btw.

Massa maakt onoverzichtelijk

Wat zijn de bijzonderheden van het doen van de boekhouding voor webwinkels? Wat maakt het complex of moeilijk? ‘Ik denk dat de complexiteit van webwinkels en hun boekhouding zit in de omvang van het klantenbestand, die vaak enorm groot is. Meestal heb je als b2c-verkoper veel verschillende klanten. Dat kunnen er soms wel duizenden zijn. Om overzicht te houden en de juiste opvolging te geven, moeten webwinkels alles goed registreren. Om een goede registratie te voeren heeft de webwinkelier met verschillende systemen te maken. In de webshopapplicatie of -software worden de verkopen automatisch geregistreerd. En dan heb je de boekhouding waar alle klanten en verkopen worden geadministreerd. Deze moet volledig zijn. De klantenmassa maakt de boekhouding van een webshop onoverzichtelijk en daardoor complex. Er is overigens ook geen een standaard oplossing die voor alle ondernemers met webshops geldt. Geen een webshop is namelijk hetzelfde.’

Koppeling webshop en Twinfield Boekhouden

Welke oplossing biedt Twinfield Boekhouden hiervoor in combinatie met webwinkelsoftware? 'Twinfield heeft een goed boekhoudpakket en laat zich koppelen met andere softwarepakketten. Webwinkels zijn er dus zeker van dat alles juist gekoppeld en geregistreerd is. Het is van belang dat je kunt vertrouwen op wat je hebt, zeker in deze tijd. Heb je een webshop, dan wil je erop kunnen vertrouwen dat je de goederen daadwerkelijk kunt verkopen. En dat de koppeling tussen je webshop en je administratie goed verloopt, zodat je omzet goed geregistreerd wordt. 

Goed inzicht in de verkopen van jouw webwinkel? 

Bekijk dan Twinfield Boekhouden 

Goede koppeling essentieël

Dat is de kwaliteit waar onze klanten naar op zoek zijn, kwaliteit en vertrouwen liggen erg dicht bij elkaar. Voor veel webwinkels is omzet belangrijk, voor een accountant is het essentieel dat het financiële verwerkingsproces in de administratie goed is geregeld. Tussentijds inzicht hebben in de cijfers moet makkelijk zijn. Daarvoor heb je een goede koppeling nodig tussen de administratie en een boekhoudpakket. Heeft een ondernemer dit niet goed op orde, dan kost het (te) veel tijd. En dus geld.’

In het jaar aan het jaar werken

Wouter vervolgt: ‘Het motto voor onze IT-accountancy-dienstverlening is: Samen in het jaar aan het jaar werken. Niemand zit eind 2021 nog te wachten op de jaarrekening van 2020, dan ben je te laat. Met een goede koppeling tussen webwinkel en financiële administratie leef je in het hier en nu. Een praktijkvoorbeeld: een webwinkel ziet door de coronacrisis de verkopen snel stijgen. Om te weten hoe de webshop rendabel blijft, moet de ondernemer inzicht hebben in de status van de omzetten. Dat haalt hij uit de webshopsoftware. Maar het daadwerkelijke cijfer onderaan de streep is meer dan alleen de omzet. Hij kan wel twee ton omzetten, maar nog steeds verlies draaien. Ondernemers moeten naar het hele actuele plaatje kunnen kijken, zodat ze tijdig bij kunnen sturen. Daarvoor moet alles goed geregeld zijn. Heeft de ondernemer het niet goed ingeregeld, neem bijvoorbeeld het juiste btw-tarief, dan gaat de btw-aangifte en -afdracht ook niet goed. Met een onjuiste koppeling kan het zijn dat de webshop omzet registreert die niet is betaald. Bijvoorbeeld wanneer er bestellingen zijn gedaan, maar deze vervolgens zijn geannuleerd. Ook retouren moeten goed worden geadministreerd.’

Onbeheersbare administratie

KroeseWevers informeert ondernemers proactief over veranderende wet-en regelgeving. ‘Linksom of rechtsom komt er altijd wel een signaal waardoor we ook reactief ondersteunen. Bijvoorbeeld wanneer er een brief van de Belastingdienst op de deurmat ligt of de administratie uit zijn voegen barst. Een voorbeeld: de administrateur van een webwinkel voor glutenvrije producten zag door de bomen het bos niet meer. Sinds corona nam de verkoop een enorme vlucht en was er geen overzicht en inzicht meer door de vele data die vanuit de webshop in de administratie werd vastgelegd. Er ging onnodig veel tijd zitten in het beheersbaar houden van de administratie. Wij hebben gekeken waar we konden digitaliseren en ondersteunen om de administratie weer op orde te krijgen.’

Twinfield? Intuïtief en gebruiksvriendelijk

Wat vinden je klanten en collega's van Twinfield Boekhouden? Wouter: ‘Twinfield is heel intuïtief, gebruiksvriendelijk en daarmee overzichtelijk. Het biedt handvatten door bepaalde standaarden, maar tegelijkertijd ook flexibiliteit omdat ze veel kunnen aanpassen naar de informatiebehoefte van de ondernemer. Voor de gebruiker is dat één van de belangrijkste USP’s. De koppelbaarheid is ook groot.’ En wat vindt Wouter zelf van de samenwerking met Twinfield? ‘Ik heb voornamelijk contact met onze accountmanager, Martin Leijenhorst. Het maakt niet uit wanneer ik hem een berichtje stuur, ik weet dat het spoedig wordt opgepakt. Hij denkt mee, regelt opvolging en biedt ondersteuning. Ook even sparren is geen enkel probleem. Als ik op zoek ben naar een passende applicatie of een passend softwarepakket, dan kan ik ook altijd bij Fred Wevers (teamlead partner management) terecht. De onderlinge samenwerking zorgt dat de ondernemer goed en spoedig wordt geholpen. Bovendien heeft Twinfield veel kennis in huis en weten ze welke pakketten er gecertificeerd zijn. Dat biedt vertrouwen en continuïteit.’ 

Maak ook kennis met Twinfield Boekhouden!