De ontwikkelingen in de juridische sector brengen veranderingen
met zich mee. Met welke uitdagingen krijgen bedrijfsjuristen daardoor te maken?
“Het is voor de bedrijfsjurist een uitdaging om op de hoogte te blijven van de
ontwikkelingen die er gaande zijn binnen de organisatie, bijvoorbeeld op het
gebied van productontwikkeling. Thuiswerken bemoeilijkt dit. Een van de trends
bij productontwikkeling is het koppelen van gegevens van verschillende systemen
via een API. Hierdoor komt er nieuwe data in het systeem te staan.
Bedrijfsjuristen moeten tijdig weten dat er koppelingen ontwikkeld worden,
zodat zij kunnen uitzoeken wat dit betekent voor de beschikbaarheid van
gegevens. Als de bedrijfsjuridische afdeling pas vlak voor de lancering
geïnformeerd wordt over de koppeling, kan het voorkomen dat de launch moet
worden uitgesteld omdat er strijd ontstaat met de regelgeving. Dit voorkom je
door in een vroeg stadium betrokken te worden bij de productontwikkeling.”
Er komen steeds meer tools op de markt waarmee de
bedrijfsjuridische afdeling het werk kan digitaliseren en automatiseren. Is de
bedrijfsjurist bezig met het digitaliseren van het werkproces?
“De
digitalisering en het werken met online tools is een andere uitdaging waar
bedrijfsjuridische afdelingen mee te maken hebben. Wij merken dat
bedrijfsjuristen weinig ervaring hebben met deze manier van werken. Ze vinden
werken met nieuwe tools spannend en tegelijkertijd ook interessant. Men wil
graag anders gaan werken, maar het is toch vaak complexer dan je denkt om goed
met de tools te werken. Het is de uitdaging voor softwareleveranciers om de
producten zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.
Voor het digitaliseren en automatiseren van werk hebben wij een digital maturity chart ontwikkeld. Hiermee geven wij juridische afdelingen inzicht in
het pad dat zij bewandelen en de manier waarop zij kunnen investeren in
digitalisering. Als de juridische afdeling onderaan in de curve staat, doen ze
weinig digitaal en investeren ze weinig in digitalisering. Een lijst maken van
de actieve contracten in Nederland is handmatig werk dat veel tijd in beslag
neemt. Als deze informatie centraal beschikbaar is kan de lijst met een aantal
muisklikken worden samengesteld. Inmiddels heeft het merendeel van de
bedrijfsjuridische afdelingen in Nederland deze stap gezet en is er steeds meer
aandacht voor de procesautomatisering.”
Hoe kunnen bedrijfsjuristen zich nu al voorbereiden op deze
veranderingen?
“Door goed op de hoogte te zijn van wat er in de business speelt en door te
onderzoeken wat er in de komende jaren kan gaan spelen binnen de organisatie.
Praat met medewerkers van andere afdelingen over de ontwikkelingen die zij
verwachten. Sommige veranderingen kan je misschien al vroegtijdig signalering,
bijvoorbeeld door na te gaan welke impact een nieuwe lockdown op het bedrijf
zou hebben. Onderzoek waar de organisatie dan tegenaan zou lopen en hoe de
bedrijfsjuridische afdeling zich daarop kan voorbereiden.
Kijk daarbij
ook naar de overkoepelende strategie van de gehele organisatie: waar wil de
organisatie in de komende jaren naartoe groeien? En welke processen van de
bedrijfsjuridische afdeling worden geraakt door deze strategie? Beoordeel welke
processen al op orde zijn en welke processen nog aandacht nodig hebben. Dit is
geen eenvoudige opgave, de procesautomatisering vereist andere vaardigheden van
de bedrijfsjurist. Ik raad aan om er bijvoorbeeld een consultant of legal operations manager voor in te schakelen.”
Wat heeft een bedrijfsjurist nodig om de interne klant goed te
bedienen?
“Het
is voor de interne klant vooral belangrijk dat vragen snel en accuraat worden
beantwoord door de bedrijfsjuridische afdeling. Alles wat daarbij helpt
versterkt jouw positie. Dat bereik je als bedrijfsjurist door ervoor te zorgen
dat de benodigde informatie al klaar staat. Als de sales afdeling kan werken
met standaardcontracten, scheelt dat veel tijd. En als juridische informatie
digitaal toegankelijk is, kan de bedrijfsjurist snel een inhoudelijke reactie
sturen op complexe vragen vanuit de business. Bij een vraag waar
vakinhoudelijke kennis voor nodig is, kan de bedrijfsjurist met een tool als
InView Legal binnen een paar minuten antwoord vinden op complexe vragen.
