De organisatie van uw digitale algemene vergadering in de praktijk

Onze noorderburen

In de praktijk, zoeken heel wat bedrijven naar alternatieven. Het Financieel Dagblad (“Bedrijven zoeken 'plan B' voor ava's”, Financieel Dagblad, 12/03/2020) ondervroeg een aantal organisaties naar de gebruikte alternatieven. Buiten het feit dat alle activiteiten rond de algemene vergadering afgeschaaald zijn, zien we vooral de focus op het elektronisch stemmen en de aandeelhouders en abelanghebbenden de mogelijkheid geven om gedurende een bepaalde tijd vragen op voorhand te stellen. Juridisch wordt uitgezocht of het uitstel van de algemene vergadering mogelijk is. Tegelijk geven de bedrijven aan dat dit weinig wenselijk is omdat dan ook dividenduitkeringen en benoemingen uitgesteld worden.

Een strak plan van aanpak

Meer dan ooit, geldt bij de organisatie van een digitale algemene vergadering, het gezegde 'een goede voorbereiding is het halve werk'. Zeker voor het organiseren van uw eerste digitale algemene ledenvergadering zult u wat meer tijd moeten uittrekken. Onderneem daarbij volgende acties:

• Bepaal de datum van de algemene vergadering
• Voorzie in voldoende tijd om op voorhand deelnemers hun vragen te laten stellen.
• Onderzoek en test tools die u helpen bij de voorbereiding en de vergadering zelf. Maak een checklist op van kenmerken waaraan de tools moeten voldoen (functionaliteiten, installatievereisten, mobile vs. desktop, prijs, enz.)
• Communiceer duidelijk over de nieuwe manier van werken.

De voorbereiding van de vergadering

Als bedrijfsjurist of company lawyer gaat u vervolgens aan de slag met de effectieve voorbereiding:

• Agenda: stel de agendapunten op. Bepaal welke agendapunten een besluit van de algemene vergadering vergen en dus een stemming behoeven.
• Documenten: deel alle documenten die relevant zijn voor de vergadering op voorhand, ruimer dan u mogelijk gewend bent. Zo laat u de deelnemers toe om de vergadering grondig voor te bereiden. Gezien de confidentialiteit adviseren wij geen netwerkschijven voor te gebruiken of publieke documentsharing-systemen zoals WeTransfer
• Verzakingen: bekijk of er voor bepaalde groepen personen verzakingsbrieven nodig zijn
• Voorbereiding deelnemers: geef de deelnemers de mogelijkheid om al dan niet privé in een beveiligde omgeving met elkaar over bepaalde agendapunten te discussiëren of nota’s te maken. Onderstreep het belang om voor een efficiënte digitale algemene vergadering goed voorbereid te zijn
• Vragen stellen: geef de deelnemers de mogelijkheid om tot een bepaalde datum te reageren of bijkomende vragen te stellen
• Vraag aan de deelnemers om de tool te testen en 10 minuten vóór aanvang in te loggen

De vergadering zelf

Start een half uur voor aanvang de online sessie op. Doe video- en geluidstests met de belangrijkste deelnemers. Start op het afgesproken uur met de vergadering. Zorg voor een warm welkom en leg nog even de spelregels uit van de online meeting (bijv. structuur, interactie, geluid, beeld, stemming, …). Maak eventueel een opname van de vergadering zodat u vlot een proces-verbaal kan opstellen.

ActiveMeetings: De tool bij uitstek voor uw digitale algemene vergadering

ActiveMeetings is een platform-onafhankelijke vergadertool voor de organisatie van uw corporate meetings (algemene vergaderingen, raden van bestuur, management team meetings), volledig conform uw wettelijke verplichtingen. Via de tool plant u de meetings, deelt de agenda en documenten met de deelnemers, zet elektronisch stemmen (beschikbaar vanaf mei 2020) op. Als organisator zet u de opname om in notulen, volgt de actiepunten op en deelt de resultaten van de stemming.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Vraag vrijblijvend een demo.