De organisatie van uw digitale algemene vergadering in de praktijk

Onze noorderburen

In de praktijk, zoeken heel wat bedrijven naar alternatieven. Bij onze noorderburen ondervroeg het Financieel Dagblad (“Bedrijven zoeken 'plan B' voor ava's”, Financieel Dagblad, 12/03/2020) een aantal organisaties. Buiten het feit dat alle activiteiten rond de algemene vergadering afgeschaft zijn, zien we vooral de focus op het elektronisch stemmen en de aandeelhouders en andere belanghebbenden de mogelijkheid geven om gedurende een bepaalde tijd vragen op voorhand te stellen. Juridisch wordt uitgezocht of het uitstel van de algemene vergadering mogelijk is. Tegelijk geven de bedrijven aan dat dit weinig wenselijk is omdat dan ook dividenduitkeringen en benoemingen uitgesteld worden.

Een strak plan van aanpak

Meer dan ooit, geldt bij de organisatie van een digitale algemene vergadering, het gezegde 'een goede voorbereiding is het halve werk'. Zeker voor de organisatie van uw eerste digitale algemene vergadering zult u wat meer tijd moeten uittrekken. Onderneem daarbij volgende acties:

• Bepaal de datum van de algemene vergadering
• Voorzie in voldoende tijd vooraf om deelnemers hun vragen te laten stellen.
• Onderzoek en test tools die u helpen bij de voorbereiding en de algemene vergadering zelf. Maak een checklist op van kenmerken waaraan de tools moeten voldoen (functionaliteiten, installatievereisten, mobile vs. desktop, prijs, enz.)
• Communiceer duidelijk over de nieuwe manier van werken. Voorzie een duidelijke tijdslijn

De voorbereiding van de vergadering

Als bedrijfsjurist of paralegal gaat u vervolgens aan de slag met de effectieve voorbereiding:

• Agenda: stel de agendapunten op. Bepaal welke agendapunten een besluit van de algemene vergadering vergen en dus een stemming behoeven.
• Documenten: verdeel alle documenten die relevant zijn voor de vergadering ruim op voorhand. Zo laat u de deelnemers toe om de vergadering grondig voor te bereiden. Gezien de confidentialiteit doet u dit in alle veiligheid. Gebruik dus zeker geen netwerkschijven waar meerdere medewerkers toegang toe hebben of publieke documentsharing-systemen zoals WeTransfer
• Verzakingen: bekijk of er voor bepaalde groepen personen verzakingsbrieven nodig zijn
• Voorbereiding deelnemers: geef de deelnemers de mogelijkheid om al dan niet privé in een beveiligde omgeving met elkaar over bepaalde agendapunten te discussiëren of nota’s te maken. Onderstreep het belang om voor een efficiënte digitale algemene vergadering goed voorbereid te zijn
• Vragen stellen: geef de deelnemers de mogelijkheid om tot een bepaalde datum te reageren of bijkomende vragen te stellen
• Vraag aan de deelnemers om de tool te testen en 10 minuten vóór aanvang in te loggen

De vergadering zelf

Start een half uur voor aanvang de online sessie op. Doe video- en geluidstests met de belangrijkste deelnemers. Start op het afgesproken uur met de vergadering. Zorg voor een warm welkom en leg nog even de spelregels uit van de online meeting (bijv. structuur, interactie, geluid, beeld, stemming, …). Maak een opname van de vergadering zodat u vlot een proces-verbaal kan opstellen.