Kleos-Office365-tips1-NL
Juridisch11 augustus, 2020

Office365 tips: ‘niet opgeslagen documenten herstellen’

Dat Legal Tech een veel besproken onderwerp onder juridische professionals is, is niets nieuws. Vaak gaat het over de nieuwste innovaties en technieken en hoe die uiteindelijk de gehele sector zullen transformeren. Veel kantoren weten dat ze ‘iets’ met Legal Tech moeten, maar zijn tegelijkertijd huiverig voor grote veranderingen in de bedrijfsvoering. Maar wist u dat u ook al winst kunt behalen zonder uw manier van werken fundamenteel te hoeven veranderen? Door bestaande tools als Outlook en Word net iets slimmer in te zetten?

Met Kleos helpen wij dagelijks duizenden advocaten om hun bedrijfsvoering te verbeteren en zo klaar te zijn voor de toekomst. Dit kunnen wij alleen doen door optimaal aan te sluiten bij het werkproces en de voorkeur van advocaten. De belangrijkste tools voor een advocaat zijn Outlook en Word en daar hebben wij onze software volledig op aangepast. Om onze software continu door te kunnen ontwikkelen beschikken wij over de nodige kennis en ervaring. Deze kennis en ervaring hebben wij voor u vertaald naar een selectie van top tips & trucs. In dit artikel leest u hoe u een document altijd kan terug vinden.

Tip 1: ‘niet opgeslagen documenten herstellen’

Om te beginnen is er weinig zo frustrerend als van vooraf aan opnieuw te moeten beginnen met uw werk. Zeker als u daar de tijd niet voor heeft. Toch sluit iedereen wel eens per ongeluk een Word-document zonder het op te slaan. Of valt het beeldscherm ineens uit door een crash of onvoldoende batterijcapaciteit. Gelukkig kan Office u helpen de schade te beperken. Office 365 biedt zelfs een verbeterde versie, die u wel eerst op de juiste manier dient in te stellen. Hoe? Dat leest u in onze eerste tip.

Automatisch opslaan versus AutoSave

Links bovenaan in een Word-, Excel- of PowerPoint-document vindt u in versie 365 het schakelaartje Automatisch opslaan. Laten we om te beginnen een begripsverwarring uit de wereld helpen: de schakelaar Automatisch opslaan is niet hetzelfde als de gewone AutoSave-functie die bestanden lokaal back-upt. Deze schakelaar zorgt namelijk dat u automatisch een back-up maakt in de Microsoft-cloud op uw persoonlijke OneDrive. Wanneer u dit schakelaartje aanzet, zal het programma vragen verbinding te maken met OneDrive. Dat is veilig, maar wat als u ergens bent zonder internetverbinding?


Lokaal opslaan

Gelukkig kunnen Word-, Excel en PowerPoint ook een automatische back-up van werkbestanden op de harde schijf van uw pc aanmaken. Het inschakelen van deze functie is vrij eenvoudig en misschien is een deel hiervan al standaard bij u ingesteld. Om dit te na te gaan kunt u de volgende stappen doorlopen. Open het tabblad Bestand (File) en open Opties (helemaal onderaan). Daar kiest u in de linkerkolom het onderdeel Opslaan (Save). Stel het gewenste aantal minuten voor AutoHerstel in en zet een vinkje bij de optie Laatste automatisch herstelde versie behouden als ik afsluit zonder op te slaan. In dit venster leest u ook het pad naar de locatie van het auto-herstel-bestand. Meestal is dat: C:\Users\gebruikersnaam\AppData\Roaming\Microsoft\Word\.


Niet-opgeslagen bestanden herstellen

Om bestanden die u niet heeft opgeslagen te herstellen zijn er twee manieren.

  1. Via het tabblad Bestandgaat u naar Openen en kiest u de optie Recent waar u de lijst met recente documenten aantreft. Helemaal onderaan vindt u vervolgens de knop (rechthoek) Niet-opgeslagen documenten herstellen
  2. Via het tabblad Bestand klikt u bij het onderdeel Infoop de knop (vierkant) Document beheren. Het kan zijn dat u hier leest dat er geen niet-opgeslagen wijzigingen zijn. Maar als u vervolgens op de knop Document beheren klikt, komt u bij de optie Niet-opgeslagen Word-documenten herstellen en bij de map UnsavedFiles van Office uit. Op deze locatie zult u ASD-bestanden aantreffen (AutoSaved Documents). Kijk naar het tijdstip in de kolom Gewijzigd op, selecteer het document dat u wilt herstellen en klik op de knop Openen. Hierdoor zal Word het bestand opnieuw tevoorschijn halen en kunt u het alsnog opslaan.

Hoe gaat Kleos om met het opslaan van documenten

Gebruikt u Kleos als praktijkmanagement oplossing dan opent u elk tekst document in Word. U kunt dit doen vanuit de menubalk of direct vanuit het dossier. U kunt met een leeg document beginnen of met de aanwezige sjablonen.  Na afsluiten van het document wordt altijd de laatste versie opgeslagen binnen het dossier, vervolgens krijgt u de optie om vervolgtaken aan  te maken en/of tijd te schrijven.

Het aanroepen van documenten gebeurd lokaal of online afhankelijk van uw Office versie en de gewenste instellingen.

Gerelateerde onderwerpen bekijken
oplossingen
Kleos
Praktijkmanagement software
Ontdek waarom meer dan 20.000 juristen Kleos gebruiken - de populairste praktijkmanagementsoftware van Europa.