Kleos-Office365-tips3-NL
Juridisch18 september, 2020

Office 365 tips: : ‘tekstfragmenten van gedeelde documenten beschermen’

Eén van de voordelen van Office 365 is dat u samen met collega’s of derden aan documenten kunt werken. Maar waarschijnlijk wilt u voorkomen dat iedereen eindeloos door kan gaan met bewerken. Bent u tevreden over bepaalde delen van een tekst? Dan kunt u deze in het Word-document vergrendelen zodat anderen alleen nog maar de niet-vergrendelde delen kunnen bewerken. Benieuwd hoe? In onze derde tip geven wij aan de hand van onderstaande vragen uitleg.

Hoe stel ik beperkingen in?

Microsoft Word beschikt over een zijbalk speciaal bedoeld om tekstdelen te beschermen. Ga naar het tabblad Controleren (Review) en klik in de groep Beveiligen (Protect) op de knop Bewerkingen Beperken (Restrict Editing). In deze zijbalk vinkt u de optie (2) aan ‘Alleen beperkingen van dit type toestaan in het document’. Hier vindt u tevens een uitklapmenu waar u kunt aangeven welke instellingen u precies wilt beperken. Als u bijvoorbeeld de optie Opmerkingen selecteert, mogen degenen waarmee u het document deelt uitsluitend opmerkingen toevoegen. In dit voorbeeld wilt u vermijden dat iemand bepaalde delen van de tekst inhoudelijk wijzigt, dus kiest u de optie Geen wijzigingen (alleen-lezen).

Hoe selecteer ik de beveiligde inhoud?

De volgende stap is het selecteren van de onderdelen die u wilt beveiligen. De geselecteerde tekst zal de instelling Alleen-lezen krijgen. Om snel een alinea te selecteren, plaats u de cursor aan het begin van de alinea en drukt u op Ctrl+Shift+pijlomlaag. Door opnieuw dezelfde pijltjestoets in te drukken, voegt u de alinea toe aan de selectie, enzovoort. Wanneer u meerdere delen verspreid over de tekst wilt beveiligen, is het ook mogelijk de Crtl-toets ingedrukt te houden terwijl u over de alinea’s sleept.

Hoe stel ik uitzonderingen in en activeer ik de beveiliging?

Wanneer u alle delen die u wilt beperken heeft geselecteerd, gaat u terug naar Bewerkingen beperken en vinkt u in het vakje Uitzonderingen de optie Iedereen aan. U kunt hier ook de gebruikersnamen van collega’s invullen voor wie een uitzondering geldt. Dit doet u door de namen te scheiden met een puntkomma. Ten slotte klinkt u op de knop Ja, afdwingen van beveiliging starten. Word zal vervolgens om een wachtwoord vragen om de beveiliging te activeren. Herhaal dit wachtwoord ter controle en klik op OK.

Wat zien de andere gebruikers?

Wie zo’n beschermd document opent, ziet onmiddellijk welke delen hij of zij wel en niet mag bewerken. Word zal de delen die wel bewerkt mogen worden markeren. Wanneer iemand toch iets probeert te wijzigen in de beveiligde tekst, zal automatisch de balk Bewerkingen beperken verschijnen. Hierin staan twee handige knoppen. De bovenste knop dient om snel naar het volgende bewerkbare onderdeel te gaan. Via de onderste knop zal Word alle delen markeren die de gebruiker wel mag bewerken.

Hoe hef ik de beveiliging op?

Als het document finaal is, kunt u de beveiliging opheffen door via de zijbalk Bewerking beperken op de knop Beveiliging stoppen te klikken. Uiteraard zal Word u om het wachtwoord vragen om de beveiliging uit te zetten.

Hoe kan Teamdocs u helpen?

Teamdocs is een nieuw gelanceerd product van Wolters Kluwer wat zorgt voor een gestroomlijnde samenwerking als meerdere personen aan één document werken. Teamdocs is uniek omdat het het document automatisch opdeelt in segmenten, clausules en artikelen, zo zijn alle aanpassingen zichtbaar en aanpasbaar per onderdeel. De audit trail van aanpassingen is vergelijkbaar met die van Word behalve dat binnen Teamdocs alle veranderingen overzichtelijk per segment of clausule zijn weergegeven. Ook de audit-trail gaat volledig terug naar de originele tekst. Aanpassingen  die u nog niet eerder heeft gezien zijn geaccentueerd en wachten afhankelijk van uw rol op uw goedkeuring.

Gerelateerde onderwerpen bekijken
Solutions
In een veranderende wereld, leid de verandering met Kleos.
Dossierbeheer en praktijkmanagement software voor advocaten.
Ben jij klaar om de verandering te leiden bij jouw advocatenkantoor? Ontdek waarom meer dan 25.000 juristen Kleos gebruiken - de populairste praktijkmanagementsoftware van Europa.