Ripercorriamo intanto la genesi della fattura elettronica e il suo funzionamento. La fattura elettronica è una fattura prodotta in un formato definito secondo specifici standard tecnici dettati da SOGEI (Società Generale d'Informatica S.p.A.). Il suo contenuto deve essere immutabile e non alterabile nel tempo.
Nel B2B sono tre gli attori coinvolti nella fatturazione elettronica: il Fornitore, il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) e il Cliente.
I soggetti obbligati a emettere fattura elettronica sono tutti i soggetti residenti In Italia ad eccezione di minimi e forfettari. I destinatari sono tutti i soggetti residenti in Italia, compresi i privati. Le fatture verso l'estero, intraUE o esportazioni sono escluse dall'obbligo e vanno comunicate mensilmente all'Agenzia delle Entrate, cosiddetto Esterometro.
Il formato digitale in cui le fatture devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è il XML (eXtensible Markup Language) e si tratta di un linguaggio che permette di controllare la validità dei dati contenuti nei documenti inviati.
Il Codice Destinatario Identifica il canale telematico sul quale recapitare la fattura; deve contenere un valore alfanumerico di 7 caratteri corrispondente a:
- uno dei codici che il Sistema di Interscambio attribuisce ai soggetti, con canale accreditato in ricezione, al termine della procedura di accreditamento, tale codice è in genere condiviso tra più o tutti i soggetti che si appoggiano allo stesso intermediario.
- ‘0000000’, nei casi di fattura destinata ad un soggetto che riceve tramite PEC e questa sia stata indicata nel campo PEC Destinatario
- ‘0000000’, nei casi di fattura destinata ad un soggetto per il quale non si conosce il canale telematico (PEC o altro) sul quale recapitare il file.
XXXXXXX’, in caso di fattura emessa verso soggetti non residenti, non stabiliti, non identificati in Italia. In questo caso l'invio sostituisce il cosiddetto esterometro.
La firma digitale non è obbligatoria per l'emittente. Il SdI, infatti, gestisce anche fatture elettroniche prive di firma elettronica.
La ricevuta, lato Sdl può essere di tre tipi:
- Ricevuta di scarto, se il file inviato non è formalmente valido.
- Ricevuta di consegna, se la consegna al cliente è andata a buon fine.
- Ricevuta di impossibilità di recapito, se la consegna al cliente non è andata a buon fine.
Le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi del periodo di imposta cui si riferiscono.
Quali sono stati i vantaggi di questo cambiamento così importante? Possiamo elencarvene almeno 10!
- Risparmio di tempo: i processi di creazione, invio e archiviazione sono stati estremamente facilitati
- Risparmio di denaro: addio alle spese di spedizione postale e di stampa dei documenti.
- Risparmio di spazio: con l’archiviazione digitale stanno via via scomparendo gli ingombranti faldoni. Se ne vede già la riduzione e siamo solo all’inizio.
- Sicurezza nell’archiviazione: con un software di fatturazione elettronica valido il servizio di archiviazione risulta a norma di legge per 10 anni
- Semplicità e facilità di utilizzo: un buon sistema di fatturazione elettronica è immediato e offre assistenza continua
- Sicurezza nella gestione dei dati: i dati sensibili sono protetti dal Sistema di Interscambio che raccoglie e monitora i dati inviati e ricevuti. Nulla va perso, mai.
- Fruibilità: il sistema di fatturazione elettronico è utilizzabile mediante la rete, il che permette di creare fatture elettroniche ovunque lo si desideri.
- Riduzioni fiscali: lo Stato prevede sempre agevolazioni che avranno maggiori sgravi fiscali
- Controlli fiscali semplificati: grazie alla conservazione sostitutiva e all’indicizzazione è stato e sarà facile reperire e consultare le fatture in qualsiasi momento
- Tracciabilità dei movimenti e dei pagamenti: l’utilizzo della fatturazione elettronica ha permesso e permette di monitorare l’invio e la ricezione dei documenti nonché di tenere tracciabilità dei pagamenti
Insomma, la fattura elettronica è stato un grande passo in avanti.
Ciò che inizialmente preoccupava tutti (in effetti una “rottura” non indifferente dello status quo), si è rivelato in poco tempo più utile, più sicuro e più veloce.
È stato un grande primo passo verso un sistema di digitalizzazione che diventerà anno dopo anno sempre più presente e determinante.
Il futuro è digitale, lo diciamo da sempre.
E un futuro digitale è un futuro più semplice: ora ne abbiamo le prove.
