In questo articolo analizzeremo l'impatto di una pianificazione aziendale frammentata e come costruire processi di pianificazione sufficientemente resistenti per affrontare la continua incertezza economica.
Con l'ingresso in un nuovo periodo di cambiamenti economici, la pianificazione finanziaria - e le attività correlate di budgeting, forecast e scenario modeling che ne derivano - è destinata ad assumere un ruolo centrale per molte aziende. Gli effetti che derivano dall'incertezza diffusa e dai cambiamenti di mercato si faranno sentire in tutte le aziende, ma saranno ancora più marcati per le organizzazioni che si trovano a dover gestire processi di pianificazione finanziaria frammentati. Come possono quindi i team Finance rafforzare i processi ed essere pronti a gestire i vari cambiamenti di mercato? La risposta è cercando di unificare budgeting, planning e forecasting in tutta l'azienda.
In questo articolo analizzeremo l'impatto che provoca l’adozione di una pianificazione finanziaria frammentata e come costruire processi di financial planning sufficientemente resistenti per affrontare la continua incertezza economica.
Pianificazione frammentata: che cos'è e perché è pericolosa durante i cambiamenti economici?
Come suggerisce il nome, la pianificazione frammentata (fragmented planning) si verifica quando i dati provenienti da reparti, business unit e region sono scollegati tra loro e dall'organizzazione in generale. Spesso i piani e i dati di pianificazione sono isolati o isolati all’interno dei loro sistemi, il che rende difficile costruire un piano di base completo, per non parlare di riuscire a creare una strategia di pianificazione coesa o fornire una risposta rapida alle richieste e alle condizioni in continua evoluzione.I rischi di una pianificazione frammentata
I team di FP&A devono essere produttivi, agili e veloci, anche se questo può sembrare impossibile quando sono bloccati nella raccolta, nella normalizzazione e nell’analisi dei dati necessari per ricostruire processi di pianificazione che risultano frammentati. Ecco alcune delle conseguenze che derivano dalla frammentazione dei processi di planning. Agilità compromessa
Uno studio condotto dalla piattaforma di commercio Deuna ha rilevato che i team che si destreggiano tra più fonti di dati sprecano l'80% del loro tempo solo per pulire e riconciliare questi dati. Analogamente, una ricerca di Finquore ha dimostrato che i team di FP&A dedicano il 75% del loro tempo alla raccolta dei dati e alla gestione dei processi, lasciando solo il 25% per l'analisi e la pianificazione effettive. Cosa accadrebbe se questi numeri fossero invertiti?
La pianificazione frammentata rallenta le operazioni dei team Finance che estraggono le informazioni da sistemi e fogli di calcolo sparsi, per poi analizzarle fino a renderle utilizzabili. Nel frattempo, il vero valore dell'FP&A, ossia l’analisi strategica, l’individuazione delle inefficienze, la massimizzazione dei ricavi, passa in secondo piano.
Accuratezza compromessa
Errare è umano, e i processi di pianificazione frammentati risultano pieni di touch point umani: esportazione di dati dall'ERP, copia e incolla di fogli di calcolo, invio di e-mail per gli aggiornamenti, modifica di formule in Excel. Ogni passaggio manuale apre la porta a possibili errori. Anche un “errore” apparentemente insignificante come un decimale fuori posto può avere conseguenze rilevanti.
Uno studio condotto dall'Università di Baltimora e da Datarails ha evidenziato come i processi di reporting FP&A difettosi costano alle aziende statunitensi 7,8 miliardi di dollari all'anno a causa di errori e inefficienze.
Dati imprecisi portano a previsioni imprecise, che determinano decisioni e strategie sbagliate. In definitiva, i problemi di qualità nella preparazione dei dati non solo riducono l'accuratezza, ma aumentano il carico di tempo per i planner che devono cosi concentrarsi su altre attività secondarie prima di mettere in campo un processo di pianificazione completo.
Allineamento compromesso
Le divisioni o le business unit di un'azienda devono operare in modo indipendente per raggiungere i propri obiettivi, pur contribuendo al successo più ampio e alla strategia collettiva dell'impresa. Tuttavia, un'indagine di Deloitte ha rilevato che il 72% delle aziende ha difficoltà a gestire una pianificazione interfunzionale efficiente, con conseguenti strategie non allineate e opportunità di guadagno mancate.
L'indagine 2024 Global Planning Survey di Board International ha fatto eco a questo dato, riportando che il 31% degli intervistati ha constatato che una pianificazione carente danneggia la redditività, la produttività e gli sforzi di innovazione.
Quando la pianificazione non è allineata, l'impatto può essere significativo su vari aspetti. Vediamo quali.
- Scorte: il reparto vendite aumenta la domanda, ma le operation non sono pronte a soddisfarla.
- Eccesso di capitale circolante: l'agilità della pianificazione è troppo lenta per riconoscere il rallentamento delle vendite e determinare come ridurre o riallocare l'offerta.
- Risposte incoerenti: un team blocca le assunzioni durante una crisi, mentre un altro team aumenta l'organico.
- Responsabilità confuse: l'ufficio acquisti centrale e i buyer delle business unit credono che entrambe le parti stiano monitorando gli effort per risparmiare sui costi, ma nessuno lo fa.
- Reazioni lente: il Finance non si accorge delle mancate entrate nei segmenti chiave se non dopo settimane, ritardando la risposta da dare alla leadership.
- Ritardo nella riduzione dei costi: senza dati di bilancio centralizzati, i leader non possono individuare o tagliare rapidamente le spese non essenziali.
I reparti che prendono decisioni in ritardo o sulla base di dati incompleti gestiscono in modo incoerente gli obiettivi strategici e la pianificazione frammentata porta a un disallineamento tra pianificazione ed esecuzione.
