E-facturatie na de deadline: waarom trekken accountants aan de alarmbel?

Een blik achter de schermen van de Wolters Kluwer software

We spraken met Robin Appeltants, Senior Technology Product Manager, over de bovenstaande e-facturatie problemen die accountants momenteel ervaren. In de software van Adsolut zitten gelukkig heel wat controleprocessen en kwaliteitsproeven ingebakken om deze problemen vroegtijdig in de kiem te smoren. Robin verduidelijkt:

• MLR als technische bevestiging: “Binnen ons Adsolut e-Invoice-portaal hebben we een volledige MLR-implementatie voorzien. Dit staat voor Message Level Response en is een technisch ontvangstbericht binnen Peppol. Het bevestigt of de factuur technisch correct werd ontvangen, valideert de factuur volgens de huidige Peppol‑regels en meldt of de factuur succesvol is afgeleverd bij het Access Point van de ontvanger.”
• IRM als mogelijke next step: “We onderzoeken momenteel ook het gebruik van IRM of Invoice Response Message. De IRM gaat een stap verder dan de MLR. Het is een business feedback‑bericht van de ontvanger naar de verzender. In dat bericht staat of de factuur geaccepteerd, geweigerd of betaald is. Dat laatste is optioneel en afhankelijk van het land of de implementatie. Kortom, waar de MLR vooral technisch van aard is, is de IRL veeleer zakelijk.”
• Opsporing van frauderisico’s: “We nemen alle mogelijke frauderisico’s grondig onder de loep. Via ons KYC-proces doen we daarom een gedegen manuele check van de identiteit van elke persoon die zich registreert op Peppol in naam van zijn bedrijf. Daarnaast onderzoeken we of deze authenticatie niet meer geautomatiseerd kan worden én kijken we na welke extra maatregelen we nog kunnen treffen in het kader van fraudepreventie en veiligheid.”.
• Tweeledige detectie van facturen: “De detectie van dubbele facturen gebeurt in onze software op twee niveaus. Enerzijds zijn er de validaties in het Adsolut eInvoice-portaal, waarbij er automatische controles plaatsvinden op de duplicate Document UUID. Anderzijds worden ook onze on-premise pakketten gevalideerd en zijn er al jarenlang anti-duplicatiecontroles ingebouwd. Zo verhinderen we dat eenzelfde factuur onbewust meerdere keren via Peppol wordt verstuurd.”
• Visualisatie voor extra duidelijkheid: “Er wordt niet altijd meer een embedded PDF-factuur meegeleverd met de XML-code. Ergens is dat logisch, want enkel de XML is de wettelijke factuur. Toch nemen we bijkomende stappen om extra visualisaties aan te bieden waar nodig, bijvoorbeeld in het geval dat een leverancier geen PDF meestuurt. In sommige situaties kan dit voor meer duidelijkheid zorgen.”
• Self-billing als nieuwe feature: “Vanwege de grote vraag, hebben we een nieuwe feature ontwikkeld in onze Adsolut software: het versturen van self-bills. Waar het ontvangen van een self-bill via het e-Invoicing portaal momenteel manueel verwerkt moet worden in de boekhouding, willen we in een later stadium gaan kijken of we deze documenten niet automatisch kunnen verwerken in de Adsolut suite.”

Over de btw-aangifte: wat vragen accountants aan de overheid?

In een brief aan minister van Financiën Jan Jambon vraagt de KVABB in de eerste plaats uitstel van de btw-deadline. Door de aanhoudende technische problemen dreigen heel wat kantoren de deadline van 25 januari te missen. Met alle gevolgen vandien. Een uitstel tot minstens 28 februari zou softwareleveranciers de nodige tijd geven om fundamentele problemen op te lossen, terwijl accountants hun werk correct en zorgvuldig kunnen afronden. Bovendien zorgt dit voor duidelijkheid en rechtszekerheid voor alle betrokken partijen.

Daarnaast pleiten de boekhouders voor een soepele handhaving. Concreet vragen ze dat er geen boetes of belastingverhogingen worden opgelegd bij laattijdige indiening wanneer die het gevolg is van aantoonbare Peppol-gerelateerde technische problemen. Ook stellen ze voor om een taskforce op te richten met vertegenwoordigers van overheid, softwareleveranciers én de sector zelf, om knelpunten sneller te identificeren en voortaan structureel aan te pakken.

Wat is de reactie van de overheid op de vraag naar uitstel van de btw-aangifte?

Het kabinet van minister Jambon heeft ondertussen laten weten dat er een zekere tolerantieperiode geldt, maar dat de vooropgestelde deadline voor de btw-aangifte van 25 januari niet zal worden uitgesteld. Peppol speelt namelijk volgens het kabinet hierin nog niet echt een rol, aangezien deze btw-periode voornamelijk gaat over facturen van het vierde kwartaal van het jaar 2025. Deze facturen moesten nog niet verplicht via e-facturatie worden verzonden. Daarnaast zegt het kabinet, op basis van feedback van de FOD Financiën dat de meeste feedback vanuit het veld positief is.