Integración de VeriFactu en Kleos

Están obligados a respetar el contenido de la nueva normativa en sus sistemas de facturación para la emisión de facturas (Verifactu), los empresarios individuales o societarios, así como entidades sin personalidad, que se encuentren sujetos al IRPF (por rendimientos de actividades económicas), al Impuesto de Sociedades o al Impuesto sobre la Renta de no Residentes por mediación de establecimiento permanente radicado en España, y que estén domiciliados en territorio español de régimen común.

Se aplicarán las siguientes excepciones:

• Los empresarios individuales o societarios, así como entidades sin personalidad que estén domiciliados en País Vasco o Navarra.
• Los empresarios adscritos al Suministro Inmediato de Información.
• Las transacciones que, con base en la normativa tributaria no deban documentarse en factura, así como aquellos otros supuestos que dispongan de autorizaciones específicas, emitidas por el Departamento de Gestión de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para no emitir facturación.

1. Transparencia y trazabilidad inmediata
   Los registros de facturación se envían automáticamente a la Agencia Tributaria en tiempo real, lo que reduce el riesgo de fraude y garantiza la integridad de los datos.
2. Exoneración de conservar registros
   Al enviar los datos directamente a Hacienda, las empresas no están obligadas a conservar los registros por su cuenta, lo que reduce costes de almacenamiento y riesgos de pérdida o corrupción de datos.
3. Cumplimiento normativo simplificado
   Usar VeriFactu implica menos requisitos técnicos que optar por un sistema alternativo. Los programas no VeriFactu deben cumplir con medidas de seguridad más estrictas y mantener un “Registro de Eventos” detallado.
4. Verificación mediante código QR
   Las facturas emitidas con VeriFactu incluyen un código QR que permite a clientes y terceros verificar su autenticidad y estado directamente con Hacienda.
5. Mayor seguridad jurídica
   Al estar alineado con la normativa fiscal vigente, el uso de VeriFactu reduce el riesgo de sanciones por incumplimiento y mejora la relación con la administración tributaria.

Asegúrate de que tu software de facturación sea compatible con VeriFactu. Para estar adaptados a VeriFactu, las empresas deben contar con un programa de facturación que les permita remitir los registros de sus facturas emitidas por medios electrónicos, de manera continua y de forma automática. Además, las facturas emitidas y enviadas de manera automática a la Agencia Tributaria deben tener una huella para comprobar su veracidad.

En este sentido, Kleos cumple con todas las características necesarias en cuanto a la integración con VeriFactu.

La factura electrónica es la que ha sido expedida y recibida en formato electrónico, que reemplaza al documento en papel, y conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad.

Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, con el fin de establecer la necesaria conexión entre la factura y la operación que documenta, se podrá utilizar la firma electrónica avanzada, EDI y otros medios aprobados por la Agencia Tributaria que aseguran la autenticidad e integridad.

Obtenido el fichero de la factura con su firma, se puede enviar al destinatario por correo electrónico, por FTP…

El destinatario debe conservar de forma ordenada, en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas, las facturas. Ello implica:

• Disponer del software que permita verificar la validez de la firma.
• Almacenar los ficheros de las facturas y las firmas asociadas a cada una de ellas.
• Permitir el acceso completo y sin demora.

Si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico. Si se han recibido facturas en formato electrónico, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato papel.

Verifactu es un sistema que implementa la AEAT para evitar el fraude fiscal, que exige que cualquier factura que sea emitida debe llevar asociado un registro único que deberá ser enviado de forma inmediata a la plataforma Verifactu, no pudiendo ya ser modificada.

Verifactu impone además una serie de requisitos a los sistemas informáticos que se utilicen para expedir facturas, con el objetivo de evitar o dificultar y detectar que se pueda cometer fraude en ese proceso.

Resumidamente, obligan a que esos SIF, en el momento de expedición de la factura, generen y guarden o remitan a la Agencia Tributaria un resumen de la factura –llamado registro de facturación– que lleva incorporada una serie de medidas de seguridad y control, como son la huella digital de sus datos (el registro único asociado que te refería antes), la inclusión de información del anterior registro generado (lo que permite verificar que no hay omisiones) y, en su caso, la firma electrónica del emisor del mismo. Asimismo, obligan a los SIF a que incluyan un código QR en la factura expedida, cuya lectura (por ejemplo, con la cámara de un teléfono móvil) permite a quien reciba dicha factura remitir fácilmente ciertos datos de la misma a la Agencia Tributaria, para su posible verificación

En el caso de la obligatoriedad para estar adaptados o acogidos a esta regulación, los plazos son:

• 29 de julio de 2025 para proveedores de software.
• 1 de enero de 2026 para profesionales.
• 1 de julio de 2026 para personas físicas.