Incumplimiento del registro horario y sanciones
Desde el 12 de mayo de 2019, fecha en la que la que entró en vigor la obligatoriedad del registro horario en las empresas, la normativa ha sido apoyada por campañas específicas de la Inspección de Trabajo que han contabilizado un total de infracciones superior a las 9.000, con una cifra de sanciones económicas que traspasa el umbral de los 16 millones de euros.
Las infracciones más habituales relacionadas con el registro horario son las siguientes, de acuerdo con información del Ministerio:
- no implementación de un sistema adecuado para cumplir con la normativa.
- irregularidades relacionadas con la presentación de informes confusos, documentación incompleta, o falta de fichaje del personal que teletrabaja o que viaja habitualmente.
El incumplimiento del registro horario constituye una infracción grave en materia laboral, y su penalización obedece a 3 factores de análisis:
- Sanciones muy graves: hasta 187.515 Euros. En este caso, se producen cuando se detectan problemas importantes como la superación de horas extras anuales, o la no remuneración o abono de las mismas.
- Sanciones graves: de 626 a 6.250 euros. Corresponden a errores en los registros, horas extras no computadas…
- Sanciones leves: de 60 a 625 euros. Quedarían delimitadas a acciones concretas como no poner a disposición de los empleados los registros, o no informar de las condiciones laborales a los mismos, entre otras.
Las cifras aportadas por el Ministerio abordan de manera contundente la importancia de realizar un mayor control por parte de Inspección. Razón de peso para contar con un software de gestión de presencia que encaje con nuestra empresa y circunstancias, y reduzca la posibilidad de errores que pueden darse en el registro horario en papel.
Sentencias sobre control laboral
La ausencia de control laboral empieza a resultar relevante en los tribunales. El TSJ de Cataluña ha obligado a una empresa a pagar todas las horas extra reclamadas por un trabajador, al no existir un registro horario efectivo. Con este fallo se tomaba en consideración el incumplimiento de la norma por parte de la empresa, incluso sin exigir al empleado indicios de las horas extraordinarias realizadas. El resultado de la condena es el pago de 1.250 horas extraordinarias al trabajador, además de un 10% adicional correspondiente a los intereses de demora.
En otra sentencia reciente, el TSJ de Galicia ha obligado a reconocer una jornada laboral como completa para determinar el cálculo del finiquito de una de las trabajadoras. En esta ocasión, y también por no existir un registro de la jornada, el tribunal presume que el trabajo se producía a tiempo completo y no en jornada reducida, como defendía la empresa, que no pudo acreditar este punto.
Finalmente, las llamadas "big four" también han tenido que hacer frente a sanciones por incumplimiento del control horario y superar las jornada de trabajo legal. Tras una relevante investigación por parte de la Inspección de Trabajo, las cuatro consultoras -Deloitte, EY, KPMG y PWC- deberán abonar un mínimo de 1,4 millones de euros correspondientes a las cuotas no abonadas a la Seguridad Social y la sanción por incumplimiento de la normativa.
Fichar con huella dactilar: ¿es legal?
Recientemente, la AEPD ha hecho pública la "Guía sobre Tratamientos de Control de Presencia mediante Sistemas Biométricos", donde determina que estos sistemas, utilizados para el control horario, son equivalentes a datos personales que podrían identificar o perfilar a sus usuarios. Asimismo, considera que la normativa es insuficiente para justificar su uso para el registro de jornada frente a alternativas como tarjetas u otros.
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Cómo controlar el cumplimiento de la jornada laboral
En el mercado existen múltiples opciones de registro de horarios, por lo que es interesante conocer aquellas que nos permiten disponer de opciones que verdaderamente nos faciliten el cumplimiento normativo. Entre las más valoradas destacan las soluciones que permiten el fichaje a distancia:
Registro del horario laboral por app, comodidad para cumplir la normativa
La comodidad y facilidad de uso son claves para el cumplimiento de la ley, por lo que puede ser de gran interés contar con una app de registro horario laboral que permita el fichaje de forma rápida y sencilla, y desde cualquier punto. Es el caso del software de control de presencia a3gestión del tiempo, que facilita a los trabajadores y mandos intermedios una app gratuita, con lo que es todavía más sencillo registrar el horario.
Software para el registro horario
El uso de herramientas como a3gestión del tiempo permite llevar el control horario de forma eficiente, sin depender del presentismo y habilitando además otras funcionalidades avanzadas como detectar irregularidades y sus motivos, implantar políticas de equidad y planes de incentivos, etc.
- Configuración y seguimiento de horarios: disponer de esta información fomenta la puntualidad o la productividad, conoceremos las rutinas y podremos acoplar mejor los horarios al negocio y equipo, evitar duplicidades, etc.
- Deslocalización: la gestión de presencia y la de control horario es mucho más fácil con un software accesible y que incluye una app, gratuita para Android y con iOS.
- Información centralizada: los datos están en un mismo lugar, lo que genera una mayor facilidad y rapidez en la toma de decisiones.
a3Gestión del Tiempo permite hacer un seguimiento del registro horario de forma visual y eficiente
Registro horario a distancia: el impacto de la pandemia y el teletrabajo
La llegada de la pandemia poco después de la implantación de la normativa implicó algunos ajustes para garantizar su cumplimiento. Asimismo, con la implantación del trabajo el registro horario ha alcanzado más relevancia, al generar una necesidad mayor de este registro de forma remota. En los últimos meses, con el debate sobre la jornada de 37,5 horas el registro horario vuelve a estar de actualidad y se prevén medidas de mayor control en su cumplimiento.
Todos estos cambios y las últimas novedades laborales 2024 han supuesto el paso definitivo para que muchas empresas decidan implementar herramientas que permiten fichar desde cualquier lugar, adaptándose a las necesidades tanto del personal que realiza teletrabajo, como de aquellos que deben desplazarse para realizar su labor profesional (equipos comerciales, etc.) y han abierto el mercado a otras novedades relacionadas con el registro horario, como la gestión de turnos de trabajo.
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