La seguridad es uno de los factores clave a la hora escoger de qué manera compartimos la información entre los empleados de la empresa y nuestros clientes: demasiada permeabilidad puede poner en riesgo la confidencialidad de documentos de determinados usuarios o información privada de la propia empresa.
Pero un fácil acceso a la información no siempre equivale con una disminución de la seguridad. La nube y los nuevos gestores de contenido son un arma a favor de la confidencialidad que muchas empresas no dudan en utilizar.
Los nuevos gestores documentales proponen un sistema de perfiles personalizados que restringen el acceso a la información según el usuario, aumentando así la confidencialidad de algunos documentos. Cada usuario tiene un perfil personalizado y puede escoger cómo y con quién comparte la documentación, algo que supone un seguro para los clientes –usuarios también de los gestores- en un entorno cada vez más colaborativo.
Cada usuario decide con quién comparte la información, escogiendo los contactos y asignando categorías a los mensajes. También se puede editar la visibilidad de los documentos. Se facilita así que los clientes trabajen a través del cloud sin riesgos para la seguridad de la información, en un entorno de total confidencialidad y respetando al 100% la normativa de protección de datos.
Pero hay más ventajas. Cuando la información está almacenada en un ordenador, la seguridad se ciñe a él, con los inconvenientes que esto produce. Tanto es así que se calcula que el 51% de las organizaciones no puede recuperar datos después de un fallo del disco duro. Un riesgo que disminuye de manera considerable con el uso de los software asociados a la nube.
Con estos nuevos gestores de contenido, la información está siempre disponible ya que se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo electrónico, evitando así que un fallo técnico concreto acabe con los documentos. Y para más seguridad, también hacen backups automáticos, actualizando la información almacenada, sin riesgos de pérdidas o deterioros.
Una serie de elementos a tener en cuenta, si lo que se tiene entre manos es información clave para el funcionamiento de una organización.
