Po pierwszym zachwycie możliwością pracy zdalnej ze strony pracowników i względnym ułożeniem tego tematu w organizacjach, przyszedł czas na refleksję o wyzwaniach związanych z tą zmianą. Bo praca zdalna ma też swoje cienie i to nie koniecznie związane z aspektami prawnymi, będącymi obecnie przedmiotem prac legislacyjnych. Jest sprawą niemal pewną, że praca zdalna pozostanie z nami na długo, warto jednak wiedzieć co się z tym wiąże dla organizacji.
W polskim kodeksie pracy, mimo licznych postulatów ze strony pracodawców, od lat mieliśmy tylko pojęcie „telepracy”, które – głownie z uwagi na swoje przeregulowanie – nie odpowiadało potrzebom firm. Na samym początku epidemii koronawirusa, wystarczył stosunkowo skromny przepis w brzmieniu „pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna)”, aby ta nowa forma pracy upowszechniła się na niespotykaną wcześniej skalę.
Wg szacunków Polskiego Instytutu Ekonomicznego możliwość wykonywania pracy zdalnej w Polsce ma około 30% zatrudnionych (czyli około 5,2 mln osób). Warto pamiętać, że jest to swoistego rodzaju „przywilej” głównie osób wykonujących pracę biurową.
Wg GUS ten potencjał nawet w okresie pierwszego lockdownu nie został wykorzystany – 31 marca 2020 roku odsetek pracujących zdalnie wynosił 10,0%, 30 czerwca 10,2%,a 30 września już tylko 5,8%. Ponieważ zalety pracy zdalnej są dość oczywiste – oszczędność czasu na dojazdach, możliwość łączenia obowiązków zawodowych i osobistych – przypatrzmy się drugiej stronie tego medalu.
Podtrzymywane kultury organizacyjnej
Jednym z pierwszych wyzwań, jakie wiążą się z pracą zdalną, jest podtrzymanie kultury organizacyjnej firmy. O ile zasady, które są w jakiś sposób utrwalone, takie jak misja firmy, regulaminy, zarządzenia, statuty itp. można przekazać do zapoznania, o tyle istnieje cała masa niepisanych zasad, których transfer w sytuacji pracy zdalnej jest po prostu niemożliwy. Jeśli zastanowimy się z czego wynika wiele sposobów działania w naszej organizacji, to często jedyną odpowiedzią jest „ bo tak się u nas robi”, „bo wszyscy tak robią”, „bo tak było od zawsze”. Często te niepisane zasady są przekazywane niejako przy okazji, w kuchni przy kawie. Dla pracowników, którzy tego doświadczyli i pamiętają czasy „sprzed pandemii” są to sprawy oczywiste, często na tyle, że nie warto o nich wspominać. Wyzwaniem są nowi pracownicy, którzy dołączyli do zespołu już w okresie pracy zdalnej. W ich przypadku nie ma możliwości transferu tych informacji w trakcie nieformalnych interakcji. Są oni wiec w trudnej sytuacji – znają reguły formalne, nie są obeznani z tym, co tworzy odmienność konkretnych zespołów czy organizacji. W tej sytuacji mogą czuć się zagubieni nie mogąc zrozumieć „kto jest kim w organizacji”, szczególnie jeśli rzeczywiste funkcje czy zadania nie wynikają z regulaminów organizacyjnych czy opisów stanowisk (kto jest w stanie przeczytać wszystkie?), ale z rzeczywistego znaczenia czy autorytetu osobistego.
Budowanie zespołu
Jeśli cały zespół pracuje zdalnie lub też pracuje rotacyjnie podzielony na niespotykające się w przestrzeni biurowej podgrupy, trudno o interakcje w realu. Te za pośrednictwem komunikatorów, telefonów, aplikacji, programów upowszechniły się wprawdzie w okresie pandemii, ale nie zastąpią wspólnego doświadczenia. Praca zdalna powoduje, że pracownicy większość wydarzeń – i tych pozytywnych i negatywnych – przeżywają indywidualnie. Z uwagi na obostrzenia możliwości organizacji chociażby celebracji sukcesów są ograniczone do spotkań w internecie. Nie ma wspólnych wyjazdów, nie ma wspólnych szkoleń, nie ma wspólnych akcji charytatywnych. Nawet jeśli w organizacji podtrzymana jest tradycja uczestnictwa w wydarzeniach dobroczynnych, to sposób koordynacji i przeprowadzenia różni się w porównaniu z poprzednimi latami – raczej bazujemy na wcześniejszym podziale obowiązków, a osobom nowym trudno dołączyć i zaproponować swoje rozwiązania. Z całą pewnością można zaryzykować tezę, że upowszechnienie pracy zdalnej powoduje stopniową alienację osób o większym poziomie introwertyczności.
Łączenie obowiązków zawodowych i pozazawodowych.
To co w wielu przypadkach wydawało się plusem pracy zdalnej, czyli możliwość wykonywania w tym samym czasie obowiązków zawodowych i na przykład doglądania dzieci, okazało się być swoistego rodzaju pułapką. Również z uwagi na zamknięcie w pierwszym momencie zarówno szkół, jak i przedszkoli oraz żłobków. Powakacyjne otwarcie placówek opieki nad dziećmi do lat 7 tylko częściowo rozwiązało sprawę, gdyż z uwagi na wciąż notowane zakażenia covid-19 usługi wielu placówek nie zawsze były dostępne.
Początkowo z dużą wyrozumiałością przyjmowano dzieci widoczne w kamerkach w trakcie spotkań, nagłe „przepraszam, muszę sprawdzić co się dzieje”, szczekanie psa, miałczenie kota… Rozwiązania, które sprawdzały się jako doraźne, niekoniecznie służą na dłuższą metę. Przede wszystkim część osób deklaruje zmęczenie wypełnianiem jednocześnie wielu ról życiowych, często wymagających odmiennych sposób reagowania. Ponadto „wtargnięcia życia codziennego” nie zawsze spotykają się ze zrozumieniem współpracowników. Nadmierne przeciążenie pracą może też wynikać z przejęcia przez rodziców części nauczania. W sieci nastąpił wysyp artykułów, które można podsumować jednym hasłem „Jak pracować zdalnie, być rodzicem i nie zwariować”. Wydaje się, że problem ten w większym stopniu dotyczy kobiet, z uwagi na przypisywane im społecznie role. Z jednej strony pracodawca ma prawo wymagać, aby w godzinach pracy pracownik był zajęty i skupiony na realizacji zadań zawodowych, z drugiej strony – trudno nie wykazać zrozumienia dla sytuacji, w której brakuje możliwości zapewnienia dziecku opieki.
Wszyscy jesteśmy online
Przejście na pracę zdalną oznacza dla wielu pracowników brak bezpośredniej kontroli ze strony przełożonego, a tym samym możliwości decydowania o tym, kiedy będą wykonywane poszczególne zadania. Dla części osób – również ze względu na łączenie różnego typu obowiązków – realizacja zadań zawodowych przenosi się na wieczór, a czasem na późny wieczór. Dlatego też każdy wysłany mail z zapytaniem, efektem pracy, wkładem dla jednych jest potwierdzeniem efektywności i zaangażowania, dla innych wytrąceniem z relaksu i zakłóceniem czasu prywatnego. O ile w trakcie pierwszej fali pandemii, będąc na dużym poziomie mobilizacji, tego typu zjawiska nie były nadmiernie odczuwalne, o tyle wraz z długością obowiązywania nowych rozwiązań, coraz częściej budzą irytację.
O tym, że problem jest istotny mogą świadczyć działania Komisji Europejskiej, która rozpoczęła intensywne prace nad dyrektywą dotyczącą prawa pracownika do bycia offline, czyli bycia poza zasięgiem sieci zarówno komórkowej, jak i internetu.
Efektywność versus kreatywność
Mimo obaw, efektywność pracowników pracujących zdalnie, szczególnie w pierwszej fazie pandemii utrzymywała się na wcześniejszym poziomie, a w niektórych organizacjach nawet rosła. Wielu zatrudnionych dostrzegało plusy pracy zdalnej takiej jak możliwość samodzielnego rozplanowania dnia, brak dojazdów, brak negatywnego wpływu współpracowników czy przełożonych na ciągłość wykonywanych zadań itp. Ponadto nowość sytuacji pandemicznej również sprzyjała mobilizacji. W pierwszych, wiosennych miesiącach mieliśmy stan, który w wielu wypadkach można określić „wszystkie ręce na pokład” – podejmowane dziania służyły ratowaniu firmy, utrzymaniu zatrudnienia, szukania nowych możliwości działania…. Nie mniej jednak żadna mobilizacja nie trwa wiecznie. Wraz z coraz to nowymi obostrzeniami oraz ograniczeniem kontaktów społecznych, poziom wewnętrznej determinacji do realizacji wyznaczonych celów zaczął spadać. Nawet jeśli firmy poradziły sobie z obniżeniem efektywności, wielu szefów zaczęło zwracać uwagę na obniżenie poziomu kreatywności poszczególnych zespołów. Okazało się, że tworzenie nowych rozwiązań trudno jest oprzeć na spotkaniach przez internet ograniczonych w czasie. Kreatywność, nawet ta zawodowa, potrzebuje na przykład swobodnej wymiany myśli, niekoniecznie w ramach formalnych spotkań. Pracownicy pozbawieni przestrzeni do rozmowy o wiele gorzej generują nowe pomysły. Jednocześnie wielu pracodawców zauważyło potrzebę (realną lub nie) kontrolowania personelu dla utrzymania dotychczasowego poziomu efektywności. Rozwiązania, jakie przyjęto w tym zakresie są bardzo różne, począwszy od codziennych / cotygodniowych spotkań z raportowaniem postępów projektów do precyzyjnego monitorowania aktywności pracownika w godzinach pracy. Jeśli wprowadzenie tych rozwiązań nie zostało właściwe zakomunikowane, to nierzadko powoduje, że pracownicy nabierają poczucia, że są coraz bardziej kontrolowani, co przy równoczesnym wzroście niepewności co do sytuacji gospodarczej, nie tworzy warunków do większego zagazowana w przedsięwzięcia zmierzające do kreacji nowych idei (a więc bez żadnej gwarancji sukcesu rozumianego jako „wymyślenie doskonałego rozwiązania”). Zamiast tego koncentrują się na zadaniach wymiernych, ze ściśle określonym i łatwo raportowanym rezultatem. O wiele łatwiej wytłumaczyć się z godziny spędzonej na przygotowywaniu danych do raportu niż z godziny spędzonej na próbie wymyślenia nowej usługi, szczególnie jak ta nowa usługa nie powstała lub jej projekt jest daleki od oczekiwań przełożonych.
Jakie benefity?
Pierwsze zamrożenie gospodarki spowodowało duże obawy odnośnie możliwości przetrwania firm na polskim rynku, dlatego też w wielu z nich na pierwszy ogień cięć poszły wszelkiego rodzaju dodatki do pensji, których wypłata lub przyznanie nie były warunkowanie prawnie. Ponadto zmiana sytuacji spowodowała również przewartościowanie wśród pracowników poszczególnych dodatków. W czasie pandemii covid-19 niewątpliwie wzrosło znaczenie takich benefitów jak finansowanie lub współfinansowanie przez pracodawcę niepublicznej opieki zdrowotnej, ubezpieczenie na życie, ubezpieczenie na wypadek utraty pracy, oferta skorzystania ze wsparcia psychologicznego (co jeszcze kilka miesięcy wcześniej wydawało się pomysłem z innej bajki), możliwość uzyskania z firmy mebli zwiększających komfort pracy w domu (biurek, nadstawek, podnóżków, ergonomicznych krzeseł itp.). Mniej zaczęły być cenione takie dodatki do wynagrodzenia jak karty sportowe (bo gdzie sport uprawiać, skoro wszystko zamknięte), bilety do kina teatru (kompletnie bezwartościowe), owocowe dni (dla kogo, skoro nikogo nie ma w biurze), dopłaty lub darmowe lunche (powód jak poprzednio), również przez część pracowników dopłaty do wypoczynku nie były postrzegane jako coś ekstra, bo z obawy przed zarażeniem zrezygnowali z urlopu lub spędzili go w odmienny niż w poprzednich latach sposób. Pracodawcy, a konkretnie mówiąc działy HR, stanęli więc przez zadaniem wypracowania na nowo systemu utrzymywania zaangażowania czy nawet nagradzania pracowników przy ograniczonej puli możliwości wynikających z aktualnej sytuacji epidemicznej, a często i przy ograniczonych środkach finansowych na ten cel.
To jedynie kilka głównych wyzwań związanych z pracą zdalną. Dodać jeszcze należy fakt, że część pracowników po prostu potrzebuje szkoleń z umiejętności cyfrowych, które w warunkach pracy wyłącznie przez internet, bywają dla nich nużące. Brakuje też ram, w ramach których można określić odpowiedzialność pracownika i pracodawcy za zapewnienie zasad BHP, innym problemem jest bezpieczeństwo danych, szczególnie w sytuacjach gdy z jednego komputera korzystają (np. po godzinach pracy) inni członkowie rodziny, a także postrzeganie osób pracujących z domu jako uprzywilejowanych przez tych, którzy takiej możliwości nie mają (np. pracowników produkcji, nadzoru)…. To wszystko jednak nie zmienia faktu, że praca zdalna pozostanie z nami co najmniej na czas pandemii, a wiele wskazuje na to że jeszcze dłużej. Mimo wyzwań jakie stawia zarówno przed pracodawcami jak i przed zatrudnionymi, dostrzegamy nadal jej niezaprzeczalne plusy. Być może właśnie dlatego, modelem wybieranym przez coraz więcej firm jest model hybrydowy – część dni pracownik pracuje z domu lub innego miejsca, a część z biura.
Monika Fedorczuk
jest ekspertką ds. rynku pracy w Konfederacji Lewiatan.
Zachęcamy do udziału w konferencji "Praca 4.0". Więcej informacji na www.praca4zero.pl
"Personel Plus" jest partnerem medialnym wydarzenia.
