Zawód prawnika jest powszechnie uważany nie tylko za renomowaną, ale przede wszystkim dochodową profesję. Młodzi adepci prawa często porównując stawki topowych kancelarii, planują założenie własnej, tuż po ukończeniu aplikacji. Jednak wiele z nich nie zarabia na siebie, a jeśli zarabia to o wiele mniej niż początkowo zakładają jej właściciele. W poniższym artykule wyjaśniamy, dlaczego tak się dzieje i co zrobić, aby Twoja kancelaria była rentowna.
Rentowna kancelaria, czyli jaka?
Rentowną kancelarię charakteryzuje zdolność do generowania zysków i utrzymanie stabilnej sytuacji finansowej. Taka kancelaria musi stale pozyskiwać nowych klientów, a to wymaga doskonałych umiejętności sprzedażowych. Nierzadko prawnicy nie radzą sobie z pozyskiwaniem nowych zleceń oraz negocjowaniem stawek z obecnymi oraz potencjalnymi klientami. Jeśli wspólnicy obserwują zastój i nie udaje im się dotrzeć z ofertą do wymarzonej grupy docelowej, powinni rozważyć szkolenie ze sprzedaży lub zatrudnienie zewnętrznego specjalisty, który nie tylko wytrenuje zespół, ale który również będzie w stanie przyprowadzić do kancelarii nowych klientów.
Kolejnym aspektem, na który należy zwrócić uwagę prowadząc dochodową kancelarię, jest planowanie budżetu i minimalizowanie kosztów. Nie chodzi oczywiście o unikanie wszelkich wydatków, ale na sprawdzenie, na co wydawane są środki kancelarii i weryfikacja, czy wszystkie te koszty są niezbędne. Dotyczy to także personelu – czasem warto pożegnać się z mało wydajnym pracownikiem lub zamiast dwóch aplikantów zatrudnić jednego bardziej doświadczonego prawnika, który ich pracę wykona szybciej i sprawniej. Obecnie kancelarie mogą też sporo zaoszczędzić na metrażu – w dobie pracy zdalnej coraz mniej potrzebne są duże powierzchnie biurowe, wystarczą mniejsze (i znacznie tańsze) przestrzenie. W optymalizacji kosztów pomaga również technologia. Dużo czasu (a przecież czas to pieniądz) zaoszczędzi przerzucenie niektórych zadań na różnorakie programy i aplikacje, które „same” wyszukają odpowiednie przepisy, przeanalizują dane czy wygenerują raporty.
Warto pamiętać, że rentowna kancelaria ma klarowne cele biznesowe oraz długoterminową strategię rozwoju, która uwzględnia zmiany na rynku, nowe możliwości oraz potrzeby klientów.
Zobacz również: Formy rozliczeń z klientami kancelarii prawnych
Liczą się koszty
Prawnicy przy wystawianiu faktur często się uśmiechają, ponieważ widnieją na nich duże, okrągłe sumy. Jednak nie zawsze pamiętają o kosztach stojących za każdą usługą i sprawą. Wyliczając cenę danego projektu zapominają podliczyć wszystkie wydatki, jakie będą musieli ponieść, aby móc wykonać daną usługę – przecież kosztem nie jest jedynie wynagrodzenie pracujących przy sprawie prawników. Bez dokładnej znajomości swoich kosztów, prawnicy nie wiedzą, ile finalnie zarobią. Nie rzadko okazuje się, że faktycznie za godzinę dostaną na czysto mniej, niż aktualnie wynosi minimalna stawka godzinowa.
Jakie koszty wziąć pod uwagę ustalając stawki kancelarii? Są to przede wszystkim stałe koszty, które ponoszone są co miesiąc, bez względu na to, ile kancelaria prowadzi projektów w danym miesiącu. Są to najczęściej:
- Wynagrodzenia pracowników – mowa tu oczywiście o pełnych kosztach zatrudnienia ponoszonych przez pracodawcę. Należy pamiętać, że to nie tylko koszty pracy prawników, ale też asystentów prawnych, sekretarek, księgowych i innych pracowników kancelarii.
- Czynsz i koszty związane z utrzymaniem biura - opłaty za wynajem powierzchni biurowej, ale też wszelkie koszty eksploatacyjne, sprzątanie, zakup i utrzymanie wyposażenia.
- Obowiązkowe ubezpieczenie OC oraz dobrowolne ubezpieczenia.
- Opłaty licencyjne oraz abonamenty – comiesięczne koszty związane z użytkowanym oprogramowaniem, subskrypcje czasopism prawnych, baz danych prawnych.
- Utrzymanie floty aut służbowych – w tym leasingi, paliwo, ubezpieczenia, koszty przeglądów i ewentualnych napraw.
- Wydatki na marketing – koszt zatrudnienia zewnętrznej agencji lub freelancera, materiały promocyjne, SEO.
- Umowy z podwykonawcami – obsługa IT, biuro rachunkowe.
- Podatki – nie są typowym „kosztem” ale płacić trzeba je co miesiąc.
Powyższe koszty, choć nie w każdym miesiącu wynoszą tyle samo, ponoszone są zawsze. Do nich należy doliczyć też koszty zmienne, które są związane z prowadzeniem konkretnych spraw. Mogą to być na przykład:
- Delegacje/dojazdy – w przypadku obsługi podmiotu oddalonego od naszej siedziby o 500 km należy pamiętać o kosztach związanych z dojazdem do klienta (czasem będzie to jedna wizyta na 3 miesiące, a w innych przypadkach kilku prawników będzie musiało odwiedzić klienta 2 razy w tygodniu).
- Usługi zewnętrznych kancelarii – opinie prawne, doradztwo w przypadku nietypowych spraw, usługi notarialne.
- Koszty korespondencji – często prawnicy nie zdają sobie sprawy, ile miesięcznie listów wychodzi z kancelarii. W przypadku większych podmiotów na ogół podpisywana jest stała umowa np. z Pocztą Polską, ale do tego dochodzą jeszcze dodatkowe wydatki na kurierów, przesyłki zagraniczne.
- Tłumaczenia – zarówno te „zwykłe” jak i wykonywane przez tłumaczy przysięgłych.
Każdy z wymienionych powyżej wydatków musi zostać procentowo wkalkulowany w cenę usługi.
Zobacz również: Jak zaplanować budżet w kancelarii prawnej?
Bądź skrupulatny
Jak wyżej wspomnieliśmy, ważne jest liczenie kosztów. Ale przy analizie opłacalności sprawy warto podliczyć też inne rzeczy, które mają realny wpływ na koszt danej usługi, w tym przede wszystkim godziny pracy. Musisz wiedzieć dokładnie, ile czasu Ty i Twoi poszczególni pracownicy poświęciliście na realizację zadań dla danego klienta i to bez względu na to, w jakim modelu się z nim rozliczasz. Tylko dokładna ewidencja czasu poświęconego na daną sprawę pozwoli Ci ocenić, czy ustalone wynagrodzenie faktycznie jest opłacalne.
Przykład:
Wyceniając projekt dla klienta założyłeś, że poradzi sobie z nim aplikant, który będzie potrzebował na niego 10 godzin. W trakcie realizacji okazuje się, że aplikant spędził nad nim już 8 godzin i nie jest w stanie go dokończyć, więc potrzebna będzie pomoc doświadczonego prawnika, któremu zajął on jeszcze 4 godziny. Teoretycznie w wyliczeniach pomyliłeś się „tylko” o 2 godziny. Jednak w praktyce koszt pracy starszego prawnika jest trzy razy wyższy niż stawka aplikanta. Podliczając koszty może się okazać, że wpływ od klienta ledwie pokryje koszty pracownicze – a gdzie reszta? I przede wszystkim gdzie zarobek dla Kancelarii?
Tylko skrupulatne podliczanie godzin pracy pozwoli na dokładne szacowanie przyszłych stawek i pozwoli uniknąć w przyszłości sytuacji, w której kancelaria właściwie „nie zarabia” na swoich usługach. Warto pamiętać też, aby liczyć wszystkie czynności wykonane w danym projekcie – nie tylko czas poświęcony na napisanie pozwu, ale też wykorzystany na analizę dokumentacji od klienta, przeprowadzone z nim spotkania i rozmowy telefoniczne czy też odpisywanie na zapytania mailowe. Często klientom wydaje się, że kilkuminutowe podsumowanie statusu danej sprawy „to nic takiego”, jednak w perspektywie miesiąca z takich krótkich rozmów może uzbierać się 2 niezaraportowane godziny konsultacji.
Dokładne raportowanie godzin poświęconych na pracę nad danym projektem/klientem ułatwia technologia, która automatyzuje procesy, a także gromadzi i analizuje dane np. LegalDesk, (więcej o aplikacji do zarządzania sprawami i finansami kancelarii prawnej znajdziesz tutaj>).
Modele rozliczeń kancelarii
Kancelarie prawne stosują różne modele wynagrodzeń, jednak 3 z nich są najczęściej spotkane: ryczałt, stawka godzinowa, succesfee. Nie ma jednego „najkorzystniejszego”, który zapewniłby rentowność kancelarii. Każdy wariant ma swoje wady i zalety, a same kancelarie często tworzą modele mieszane.
- Ryczałt – kancelaria otrzymuje z góry ustalone wynagrodzenie za określoną usługę lub projekt, niezależnie od czasu poświęconego na jego wykonanie. To podejście jest często stosowane w przypadku rutynowych spraw, jednak może okazać się bardzo niekorzystne, gdy nagle z pozoru proste zadanie się komplikuje i pochłonie więcej godzin, niż uprzednio kancelaria zakładała. W przypadku bardziej złożonych projektów ustalenie odpowiedniej opłaty ryczałtowej może być wyzwaniem. Istnieje ryzyko niedoszacowania lub przeszacowania wartości projektu.
- Stawka godzinowa – wynagrodzenie jest proporcjonalne do liczby godzin poświęconych na dany projekt/klienta. Niewątpliwym plusem jest zapłata za całą pracę wykonaną na rzecz klienta. Minusem jest to, że kancelaria wcześniej nie jest w stanie w pełni określić, ile dokładnie godzin poświęci na dane zadanie, a co za tym idzie, jakie wynagrodzenie otrzyma. Może jedynie szacować. Kolejną wadą tego modelu rozliczeń jest konieczność pilnowania i raportowania wszystkich przepracowanych godzin.
- Success fee – czyli dodatkowe wynagrodzenie za osiągnięcie określonego celu lub wyniku, jak na przykład wygrana w sporze sądowym lub zawarcie korzystnej ugody. Model wynagrodzenia jest korzystny zarówno dla kancelarii, jak i jej klientów. Konkretny procent lub stawka „premii za sukces” musi być jednak wskazana w umowie z klientem. Success fee nie powinno być jedynym wynagrodzeniem za prowadzenie sprawy czy projektu, co z uwagi na kwestie etyczne, podkreślają prawnicze samorządy zawodowe.
Licz i usprawniaj
Aby kancelaria była rentowna, należy na bieżąco analizować wydatki, eliminować zbędne koszty i usprawniać procesy. Ustalanie cen nie musi być procesem czasochłonnym, jednak powinno być poprzedzone wnikliwą oceną projektu oraz niezbędnych nakładów, jakie kancelaria poniesie, aby go zrealizować. Ważne są też umiejętności negocjacyjne, które mogą okazać się niezbędne przy ustalaniu stawek z klientami.
Autorzy:
Dorota Grzelińska - wspólnik Innovative Lawyers' Consultants
Marta Kurdek - Social Media Manager Innovative Lawyers' Consultants
