Met 1,8 fte tienduizenden debiteuren per maand beheren? Door de koppeling van Twinfield Boekhouden met Payt kan het. Daar is Twinfield zelf het levende bewijs van. “Door de koppeling konden we als finance afdeling ons debiteurenbeheer verder automatiseren en zelf orkestreren”, aldus Manfred van der Hart, finance director en Hans van Riemsdijk, manager accounting van Wolters Kluwer Tax & Accounting Nederland.

Tienduizenden debiteuren effectief beheren

Van der Hart: “We hebben heel veel klanten die tevreden zijn over het gebruik van onze cloudsoftware. Dat zijn er voor ons boekhoudpakket Twinfield en voor onze factuurverwerkingssoftware Basecone tienduizenden. Te incasseren bedragen variëren letterlijk van € 1,21 tot tienduizenden euro’s. Veel klanten betalen ons via automatische incasso, maar dat is niet bij iedereen het geval. Met name bij de grotere bedragen niet. De informatie over betaalafspraken was versnipperd opgeslagen. En we moesten nog best veel handmatige handelingen doen in het debiteurenproces.”  

Schaalbaarder en productiever worden

“We wilden schaalbaarder en productiever worden”, aldus Van der Hart. “Met dezelfde mensen groei in betaaltransacties en debiteurenbeheer faciliteren en vanuit een persoonlijke aanpak een goede klantrelatie behouden. Deze doelen hadden wij voor ogen. Als we het debiteurenbeheer voor het grootste deel van de transacties kunnen automatiseren en we daarmee tijd besparen, dan kunnen we betere resultaten behalen,” was de gedachte van Van der Hart.

Debiteurenbeheer soepel laten verlopen

Tijd voor een creditmanagementsysteem om het debiteurenbeheer soepeler te laten verlopen. Van Riemsdijk begeleidde de implementatie. “Dat systeem moest er één zijn die met een koppeling zou aansluiten op ons eigen systeem Twinfield Boekhouden en het moest natuurlijk ook software in de cloud zijn. Dat laatste was voor ons belangrijk omdat je er dan 24 uur per dag, 7 dagen in de week bij kunt via het internet. Eén van de bekendere aanbieders van creditmanagementtools schoven we daarom terzijde. Dat was geen echte cloudoplossing. We kenden Payt als een gewaardeerde partneroplossing, al in gebruik bij veel van onze accountancy klanten. De link was snel gelegd.”

Mutaties van boekhouding zo in Payt

“Van een accountmanager van Payt kregen we een demonstratie van hun systeem”, vervolgt Van der Hart. “Daarna gingen we in gesprek met Aziz Al-Harazi, directeur en mede-eigenaar van Payt. Die oplossing sloot buitengewoon goed aan op Twinfield Boekhouden. Mutaties schoten geautomatiseerd vanuit de boekhouding zo de creditmanagementsoftware in. Zonder eerst veel tijd kwijt te zijn met het achterhalen van informatie. Daardoor kun je in no time zien wie er al wel en wie er nog niet heeft betaald. Maar belangrijker nog: het stelt ons in staat gericht aandacht te geven aan die klanten die op dat moment aandacht nodig hebben. Juist het communicatieplatform van Payt is een goede aanvulling op onze persoonlijke manier om met debiteuren in gesprek te raken en te blijven.”

Eenvoudige koppeling

“We zagen gelijk de voordelen en besloten tot implementatie over te gaan”, stelt Van Riemsdijk. “Vrijwel tegelijkertijd dat wij daartoe besloten werd Payt, als onderdeel van het partnernetwerk van Twinfield, opnieuw gecertificeerd. Daarmee voldoen zij aan onze strengste voorwaarden. Omdat beide pakketten cloudsoftware zijn, was de implementatie heel eenvoudig. Het is nog net geen plug and play, maar in enkele dagen hadden we Twinfield Boekhouden aan Payt gekoppeld en konden we ermee aan de slag. We hebben business rules aangemaakt in het systeem van Payt. Als een klant nog niet heeft betaald, wat gaat er dan wanneer als eerste en tweede betalingsherinnering de deur uit? Die business rules kun je per klant in het systeem inrichten en automatiseren. Je orkestreert zo van tevoren wat er gaat gebeuren met jouw debiteurenbeheer. Elke nacht haalt Payt automatisch uit Twinfield Boekhouden de actuele stand van de openstaande posten op. Maar je kunt ook handmatig op elk moment van de dag een update uitvoeren.”

iDeal link zorgt voor snelle betaling

In een dashboard ziet de gebruiker in een oogopslag wat de status is van openstaande posten en in welke fase van betalingsherinnering ze verkeren. Van der Hart: “We versturen de herinneringen vanuit Payt met een iDEAL-link, dé standaard voor het verrichten van internetbetalingen. We zien dat daarmee klanten alsnog direct tot betaling overgaan. De visie van Payt is: maak betalen zo laagdrempelig mogelijk en blijf met de klant in gesprek. Mocht een klant niet willen of kunnen betalen, dan is er bijvoorbeeld een opmerkingenveld. Daardoor weten we snel wat er aan de hand is en kunnen we daarop inspelen en een eventuele fout goedmaken. Daarnaast kunnen klanten altijd hun factuur via een link terugvinden. Dat leidt tot minder telefoontjes naar onze klantenservice met de melding dat een klant zijn factuur kwijt is.”

Ruimte voor groei in debiteurenbeheer

“We zijn nu drie maanden live met de software”, zegt Van der Hart. “Hoewel we hard groeien, kunnen we in ons debiteurenbeheer nog steeds volstaan met hetzelfde aantal mensen van de finance afdeling. Bovendien zitten we nu korter op de bal. Facturen verzenden we in diverse gangbare formats inclusief UBL. Als een collega ziek is, kan een andere collega in het systeem van Payt zijn of haar taken overnemen. Kortom, Payt vult ons boekhoudpakket mooi aan en we zijn blij met de koppeling. Met Payt hebben we, ondanks een sterk groeiende omzet, toch ons aantal openstaande posten kunnen verlagen. Voorheen stond na 30 dagen 10 procent van de facturen nog open. Nu is dat nog maar 5 procent.”

Nog actueler in je debiteurenbeheer

Belangrijk is wel – en daar hamer ik op – dat je de NAW-gegevens van je klanten op orde hebt zodat je hen eenvoudig kunt bereiken. Dat is de basis. Vervolgens ben je met Payt beter voorbereid op de toekomst. Denk aan nieuwe betaalmethoden die je klanten kunt aanbieden. En met de komst van betalingsrichtlijn PSD2, kun je bankmutaties continu tijdens de dag inladen. Daardoor ben je nog actueler met je debiteurenbeheer. Dat klinkt al als robotic creditmanagement. Onze collega’s houden door Payt meer tijd over voor klanten die persoonlijke aandacht behoeven. Kortom, door de koppeling van Twinfield Boekhouden met Payt ben je productiever, schaalbaarder en je krijgt eerder betaald. Dat moet een accountantskantoor als muziek in de oren klinken. 

Mark Harmsma, Product Marketeer
Product Marketeer
Product marketeer | Wolters Kluwer Tax & Accounting | Accountancy Software | meidenvader | bassist | blues | duurzaam