Standaardisatie met RGS: Werk aan de winkel!

Op 30 November 2021 vond de Dag van RGS plaats, voorgezeten door Frans Heitling. Verscheidende sprekers kwamen aan bod, waaronder de Belastingdienst, CBS, kantoren in de financiële dienstverlening en softwareleveranciers die het schema grootboekrekeningen al slim toepassen in fraaie oplossingen en verslagleggingen. Tussendoor werden de ruim 120 deelnemers om hun mening gevraagd met behulp van Mentimeter-vragen.

Wat de inhoud betreft: als je niet had geweten dat het eind 2021 was, had de Dag van RGS net zo goed 2 of 5 jaar geleden hebben kunnen plaatsgevonden. De meningen, vragen, uitdagingen en bezwaren zijn nog identiek gedurende de negen jaar dat RGS nu bestaat. Een herhaling van zetten, maar laat RGS daar nu juist voor bedoeld zijn: het voorkomen van het herhalen van zetten! Toch vond ik het een boeiend event met goede sprekers. Als fervent voorstander van RGS zie ik toch dat er stappen worden gezet naar de volwassenheid van RGS en heb ik het gevoel dat de RGS-acceptatie en implementatie met een “booster’ zich juist flink meer kan verspreiden. Voor wie nog niet weet wat RGS is: lees Referentie Grootboekschema. Wat is RGS?

Schema grootboekrekeningen adoptie is traag

Over een aantal zaken waren de deelnemers het eens, zoals dat RGS een aantal voordelen heeft: uniformiteit, standaardisatie, eenduidig koppelvlak, snelle gegevensuitwisseling, voorkomen van fouten en meer advieskansen, omdat de benodigde informatie snel en eenvoudig beschikbaar komt. De adoptie verloopt echter traag. Zeer traag. Nu is het koppelen van softwarepakketten niets bijzonders, we knopen al jaren applicaties met allerlei ‘mappingstabellen’ aan elkaar. Maar dit is mijns inziens nu juist wel net de reden waarom adoptie achter blijft. De huidige mappings zijn al goed rijdende treinen, maar op verschillende spoorbreedtes en van verschillende kleuren. De RGS-trein moet wachten bij de wissel op zijn beurt of staat zelfs spiksplinternieuw op het rangeerterrein te wachten tot hij wordt ingezet.

Meer dan grootboekrekeningcodes

Want, laten we het niet spannender maken dan het is. RGS verzorgt de transport van de ene code naar de andere; RGS is eigenlijk een ReferentieGrootboekCode (aldus het panel aldaar). RGS is beslist géén landelijk standaard grootboekrekeningschema. De kans om die landelijke standaard neer te zetten hebben we 9 jaar geleden laten liggen. RGS zorgt dat de verschillende rekeningschema’s eenduidig worden. Dat opvragende partijen (lees: software van instanties, financiële dienstverleners e.d. maar ook modules binnen eigen software) weten dat rekeningcode 1000 kas en code 1010 kas en code 12030 kas binnen drie verschillende administraties hetzelfde is en deze een unieke code meegeeft. De andere software of module kun je met deze RGS-code weer koppelen aan zijn codeschema’s, of zelfs op de RGS-code zelf programmeren. RGS transporteert en vertaalt dus, maar het RGS-schema heeft nog meer in zijn mars. Het heeft een gelaagdheid, niveau’s, een rapportagestructuur, je kan er goed mee filteren en heeft duidelijke omschrijvingen. De werking is dus eenvoudig, maar het is niet zomaar een code.

Onbekend maakt onbemind

Onbekend maakt onbemind, geldt ook al een tijdje voor RGS. Gemiddeld 50% van de ondervraagden geeft dan ook als antwoord, ook op de vraag of RGS een onderdeel is van de digitale strategie op kantoor met: ‘Is mij niet bekend’ of ‘nee’. En op de vraag of je jezelf typeert als RGS-kenner antwoordde 2/3: ‘ RGS is geïmplementeerd in de software maar ik doe er niets mee’ en ‘Ik weet dat RGS bestaat maar meer ook niet’. Op de vraag wat je dan nodig hebt om te starten kwamen antwoorden als: ‘ hoe begin je?’, ‘graag hulp daarbij’, ‘pas als het verplicht wordt’, ‘pas als het aansluit op de aangiften en wat zijn de kosten?‘.

Conclusie: aan de slag met RGS!

Een verplichting zal het niet worden. Wel lichtte de Belastingdienst toe dat zij druk waren RGS te faciliteren. Te denken valt aan de zzp-zelfaangever die zijn aangifte invult via zijn portaal bij de Belastingdienst.nl. Een vooraf ingevulde balans en winst- en verliesrekening dus. Ook zijn de RGS-codes opgenomen in de auditfile 3.2 wat ook enorme kansen biedt deze te gebruiken voor rapportages en controles. En dat geldt niet alleen voor de Belastingdienst natuurlijk. Het CBS zat ook aan tafel. Zij staan te springen om de statistieken gevoed door RGS uit te breiden, minder handmatig invullen van formulieren mogelijk te maken en willen graag informatie teruggeven aan de klant. Denk aan benchmarking. Een win-win dingetje lijkt mij, maar daar hebben ze ons allemaal wel bij nodig. Voor statistieken heb je gegevens nodig, les 1 uit ons leerboekje. En minder handmatige handelingen en kostenbesparing komen niet aanwaaien. RGS gaat je daarbij helpen. Aan de slag dus.

Snel uniforme rapportages met RGS

De getoonde demonstraties lieten allemaal zien hoe je met name rapportages en KPI’s snel kan realiseren met RGS onder de motorkap. Dit is de reden dat ik er in geloof. Nieuwe connecties binnen software (eigen of bijvoorbeeld MS Power BI) worden gemaakt met gebruik van de RGS-code als “transportmiddel’ niet in de weg gezeten door bestaande mappingstabellen (want waarom zou je die nog ontwikkelen als RGS voorhanden is). Dus het uniform en snel kunnen verkrijgen van bepaalde rapportages kun je realiseren als je binnen de bronapplicatie (meestal het boekhoudsysteem) de RGS mapping op orde hebt.

Wil je automatisch de balans en winst- en verliesrekening in je aangifte gevuld hebben? Implementeer RGS binnen je boekhoudsysteem, in ons geval Twinfield. Sinds dit jaar RGS-Ready. Want doordat steeds meer administraties gekoppeld worden aan het RGS-schema, ontstaat er big data en kan de learning machine worden aangezwengeld met deze Haarlemmerolie RGS. Daarnaast wordt het koppelen aan rekeningschema’s een peulenschilletje en is deze standaard niet meer weg te denken.

Meer weten?

Lees ook: Efficient boekhouden met het grootboekrekeningschema (RGS) in Twinfield of bekijk de website van het Referentie GrootboekSchema.