Overstappen software advocatuur

Werk je met verouderde software? Overstappen op nieuwe software levert kostenbesparing en efficiëntie op. Je hoort het waarschijnlijk vaker, maar wat houdt het nu concreet in? Kleos heeft zeven signalen voor verouderde software op een rijtje gezet. Herken je twee of meer signalen? Dan is het de hoogste tijd om over te stappen naar slimmere, complete software voor dossierbeheer.

Je gaat zuchten wanneer je een back up moet maken  

Back ups maken vind je een gedoe soms moet je zelfs allerlei ingewikkelde VPN verbindingen aanleggen voor het is gelukt. Je bewaart verschillende versies van dezelfde documenten op je computer en moet documenten vergelijken als je de aanpassingen wilt zien. Wanneer je  met software werkt met een cloud verbinding, maak je automatisch back ups en kun je eerdere versies altijd terugvinden. Met de toegenomen mobiliteit van technologie is het mogelijk om veilig te werken waar en wanneer je wilt, zonder dat je je zorgen hoeft te maken of je werk verloren zal gaan. 
Bekijk hoe Kleos omgaat met juridische gegevensbeveiliging voor meer informatie.

Je kunt niet overal de laatste ontwikkelingen ophalen en verzenden

Je bent op de rechtbank en hebt vertraging. Ondertussen wil je aan de zaak werken, een andere klant een update sturen. Tijdens een afspraak op locatie wil je de laatste ontwikkeling in het dossier erbij halen, om direct na de afspraak de taken intern te delegeren en de laatste e mails onderweg te verwerken in het desbetreffende dossier. Dat is niet alleen handig voor jouw kantoor. Je cliënt verwacht het anno 2019 van een advocaat.

Als je op locatie werkt moet je even later je uren bijschrijven

Hoeveel minuten heb je nu aan die e mail gewerkt terwijl je wachtte op de uitspraak van de rechtbank? Hoe lang heb je gebeld met die klant terwijl jij in de auto zat? Vaak zie je dat advocaten die later hun uren bijschrijven, geen helder overzicht hebben en daardoor te weinig tijd, onvolledig of zelfs niet hun tijd schrijven. Met Kleos kun je altijd en overal je tijd bijhouden, ook wanneer je buiten kantoor werkt.

Je bent behoorlijk wat tijd kwijt aan zoeken naar bepaalde mailcorrespondentie

Advocaten sturen elke dag tientallen e mails naar collega’s en cliënten. Hoe meer advocaten gaan e mailen, hoe meer relevante afspraken worden gemaakt in de e mails, hoe belangrijker het wordt om een gestructureerde e mailbeheer door te voeren. Het terugvinden van die ene correspondentie met het bijgevoegde medisch dossier moet een gemakkelijke taak zijn. Daarom kun je haast niet meer zonder een goede Outlook integratie waarbij je elke mail in een handomdraai terug kan vinden.

Als morgen een AVG controleur morgen zou langskomen, zou je lichtelijk in paniek raken

De eisen van de wetgeving en de Orde nemen verder toe, hacks komen vaker voor. De vraag is of jouw software voldoet aan veiligheidsprocessen, het datalek protocol en of er voldoende beveiligingsmaatregelen zijn genomen. Op welke server staan je gegevens opgeslagen, is er een tweede server, wie heeft daar toegang tot, staan je gegevens geïsoleerd? Data is macht en daar wordt virtueel om gevochten. Advocaten hebben de plicht om hun cliënten te beschermen tegen elke vorm van inkijk en zijn wettelijk verplicht te kunnen aantonen dat ze dat doen. Verwittig jezelf dus of je gegevens beschermd zijn en verzeker jezelf of het voldoende is. Of stap over op ISO 27001 gecertificeerde software, de strengste kwalificatienormen. Daarmee verleg je verschillende aansprakelijkheidsrisico's naar je externe serviceprovider.

De helpdesk lijkt het ook niet te weten

‘Er zijn nog acht wachtenden voor u.’ De frustratie wanneer je de helpdesk belt, de verloren tijd die je beter had kunnen gebruiken. Bij vragen over je software verwacht je prettige, snelle en correcte ondersteuning van een klantenservice of helpdesk. Lange wachttijden, slechte bereikbaarheid of nooit ontvangen terugkoppelingen, vaak zijn het indicaties dat de software hopeloos is verouderd en je leverancier ook niet meer weet hoe ze vragen moeten beantwoorden. Een slecht functionerende helpdesk is een sterk signaal dat het tijd wordt om over te stappen op moderne software.

Wil je eigenlijk al lang overstappen, maar moet je niet denken aan de migratie?

Wil je wel overstappen, maar liever niet migreren? Een goede leverancier levert niet alleen de juridische software van de beste kwaliteit.Een goede leverancier levert je ook een vlekkeloze migratie naar jouw nieuwe systeem inclusief proefmigratie en trainingen die je snel op weg helpen met de nieuwe software.