Et av de vanligste problemene regnskapskonsulenter har i dag er å skulle samle inn og dele bilag og annen dokumentasjon med kunder og samarbeidspartnere. Hvordan gjør man det på en sikker og effektiv måte?
Som regnskapskonsulent kjenner du sikkert igjen problemet. Du er avhengig av at kundene sender inn bilag og annen dokumentasjon, for å kunne gjøre jobben din. Samtidig vet du at dette ofte er et stort hodebry for kunden. Denne typen administrasjon er sjelden bedriftseieres største interesse. Så hvordan gjør man prosessen så enkel og smidig som mulig for kunden, samtidig som man sikrer at det skjer på en sikker måte?
E-post fremdeles vanligste måten å dele bilag på
«Det er ingen god metode for verken byrået eller kunden. Ingen av partene får noen god oversikt over hva som skal sendes, og hva som har kommet inn,» sier han.
Å dele bilag er mer enn selve delingen
Hvordan man skal dele bilag med kunder, må være det første regnskapskonsulenter tenker på. Men faktum er at problemet er mer komplekst enn som så. Det handler ikke bare om deling og innsamling av dokumentasjon – snarere om hvordan man samarbeider med kunden rundt håndtering av saker generelt.
Her kan det være lurt å jobbe med tydelige prosesser samt å gi kundene verktøy for å kunne sende inn riktig dokumentasjon. For eksempel gjøremålslister for kundene samt oppfølging og påminnelser når bilag mangler.
En kundeportal kan være løsningen
Hvordan gjør man så dette på en smidig måte? Med en kundeportal blir det lettere for byrået å være mer proaktive og støtte kunden gjennom prosessen.
«Ved å ta i bruk en kundeportal gjør byrået det lettere for kundene sine,» sier Mikael. «All dokumentasjon samles på ett sted, og innsamling og deling av bilag tar utgangspunkt i tydelige prosesser som byrået etablerer, med gjøremålslister, oppfølging og påminnelser.»
