I egen virksomhet
I henhold til hvitvaskingsloven § 7 skal rapporteringspliktige (bl.a. regnskapsførere, advokater og revisorer) identifisere og vurdere risikoen for hvitvasking og terrorfinansiering knyttet til sin virksomhet. Dette gjelder virksomhetens produkter, tjenester og kundeforhold (type kunder, kundegrupper og geografiske forhold). Risikovurderingen skal tilpasses virksomhetens art og omfang og skal dokumenteres, holdes oppdatert og stilles til rådighet for tilsynsmyndigheten.
Det er ikke regulert hvor ofte risikovurderingen må oppdateres, med unntak av hvitvaskingsloven § 7 tredje ledd om at risiko skal vurderes «før nye produkter og tjenester tilbys og før ny teknologi tas i bruk». Om det skjer endringer i bransjen av betydning, kan det tilsi en oppdatering. Også det at det utgis ny nasjonal risikovurdering eller en ny vurdering fra bransjeorgan kan tilsi en oppdatering.
Videre kan det være naturlig å vurdere en oppdatering når det skjer endringer i foretakets størrelse, antall ansatte, flere nyansatte, avdelingskontor, oppdragsmengde knyttet til klientmidler, oppdragsmengde rådgivingstjenester og antall klienter med høy risiko.
Kundetiltak - Nærmere om hva risikovurderingen skal/bør inneholde
Grunnopplysninger som navn, organisasjonsnummer, organisasjonsform og kontaktinformasjon skal innhentes. Det samme gjelder navn på daglig leder og styremedlemmer. Det skal også fremgå om det er reelle rettighetshavere (noen som direkte eller indirekte kontrollerer mer enn 25 %) eller politisk eksponerte personer knyttet til kunden og hvem disse i så fall er.
Det skal vurderes om eierskaps- og kontrollstrukturen er komplisert eller ikke. For å vurdere dette må strukturen kartlegges, typisk via organisasjonskart, vedtekter og aksjeeierbok. Relevante opplysninger om eierskaps- og kontrollstruktur er f.eks. om et foretak er mor- eller datterselskap, et foretaks «plass» i et konsern, og om foretaket er heleid eller har svært spredt eierskap.
Bransjerisikoen må også vurderes. Bygg og anlegg, restaurant, renhold, transport og dagligvare er bransjer knyttet til saker som innebærer mistanke om hvitvasking.
Geografisk risiko
Har kunden virksomhet, forretningsforbindelser eller reelle rettighetshavere/ eiere i land med høy risiko? Dette er land som ikke har gjennomført tilfredsstillende og effektive tiltak for å bekjempe hvitvasking og terrorfinansiering, har betydelig omfang av korrupsjon og annen kriminalitet, er underlagt sanksjoner, embargo eller lignende tiltak av FN eller EU, og land som finansierer eller støtter terrorvirksomhet eller der kjente terrororganisasjoner opererer i landet, jf. hvitvaskingsforskriften § 4-9 pkt. c.
Samlet risikovurdering
Etter å ha gått gjennom disse punktene må man foreta en samlet risikovurdering. Vurderes risikoen som lav, jf. hvitvaskingsforskriften § 4-6, kan man gjennomføre såkalte «forenklede kundetiltak». Dette innebærer at bekreftelse av kundens og eventuelle reelle rettighetshaveres identitet, eventuell rett til å handle på vegne av kunden og opplysninger om kundeforholdets formål og tilsiktede art, kan lempes, slik at man kan legge til grunn opplysningene fra kunden selv, uten å innhente ytterligere informasjon.
Vurderes risikoen som normal, er det ikke nok å stole på kundens egne opplysninger, disse må bekreftes ved oppslag mot eller utskrift fra et offentlig register eller en firmaattest, som ikke er eldre enn tre måneder. Personer som handler på kundens vegne eller har disposisjonsrettigheter over konti eller depot må legitimere seg ved fysisk fremmøte, oversendelse av kopi av gyldig legitimasjon (samt ytterligere bekreftelse av identiteten), eller elektronisk signatur.
Vurderes risikoen for høy, jf. hvitvaskingsforskriften § 4-9, skal det gjennomføres såkalte «forsterkede tiltak». Da skal man i tillegg til de normale tiltakene iverksette ytterligere tiltak. Dette kan være å spørre kunden om mer informasjon, innhente mer informasjon fra eksterne kilder, og å bruke mer ressurser på egne undersøkelser. Risikoen anses alltid for høy dersom det er politisk eksponerte personer involvert eller kunden eller reelle rettighetshavere er etablert i nærmere bestemte «høyrisikoland». Særlige tiltak overfor høyrisikoland er omtalt i hvitvaskingsforskriften § 4-10 og er utvidet f.o.m. 1. juli 2021.
Kan eller ønsker man ikke å gjennomføre forsterkede kundetiltak, skal man la være å opprette eller avslutte kundeforholdet.
Wolters Kluwer hjelper deg
Denne risikovurderingen er arbeids- og tidkrevende, men Wolters Kluwers Dokument-program gir deg god hjelp. Her er det et eget skjema for kundekontroll som kan signeres digitalt av Kunden*, og et eget skjema for risikovurderingen som beskrevet over. Disse skjemaene er integrert i caset «Oppdragsavtale for regnskapsførere».
Klikk her for å få mer informasjon om Dokumentprogrammet.
*Forutsetter tilleggsabonnement på SmartSign digital signatur.
