Extended Planning (xP&A): come mitigare i rischi operativi e finanziari di fronte alle incertezze globali

xP&A svolge un ruolo fondamentale nell'affrontare le incertezze dei mercati globali integrando la pianificazione finanziaria (FP&A) e la pianificazione operativa (OP, IBP). Scopri i suoi vantaggi e come implementare il processo per mitigare i rischi.

I cambiamenti dei mercati globali, causati da pandemie, cambiamenti climatici, instabilità politica o altri fattori, possono avere un impatto significativo sulla pianificazione operativa e finanziaria delle organizzazioni. Queste variazioni possono causare interruzioni della catena di approvvigionamento, fluttuazioni della domanda, incertezza finanziaria e, anche, minacciare la sopravvivenza di un'intera organizzazione. La pandemia degli scorsi anni ha accelerato l'adozione della pianificazione aziendale estesa, in quanto le organizzazioni hanno capito quanto è importante e necessario essere più agili e resilienti di fronte agli eventi imprevisti. Per farlo, devono adottare l'Extended Planning e Analysis (xP&A).

Infatti, tramite un approccio olistico alla pianificazione che integra anche l'analisi finanziaria (FP&A) con la pianificazione operativa (OP), l'Extended Planning e Analysis (xP&A) fornisce alle aziende una visione completa della loro attività e le aiuta a prendere decisioni migliori in un mondo complesso e incerto. In questo articolo, affronteremo l'impatto delle varie interruzioni sulle organizzazioni e le sfide che i team devono affrontare a causa della natura incerta dei cambiamenti inattesi.

Spiegheremo poi l'importanza della pianificazione di scenario e l'importanza di instaurare un ambiente di lavoro collaborativo in modo che i team FP&A e Operations siano in grado di prepararsi alle interruzioni in modo più efficace utilizzando l'xP&A.

L’impatto sulla pianificazione finanziaria e operativa 

I cambiamenti, gli eventi e le incertezze globali possono avere un impatto significativo sulla pianificazione finanziaria e operativa in diversi modi. Le supply chain possono essere interrotte, con conseguenti ritardi nella consegna dei prodotti e un relativo aumento dei costi; la domanda può fluttuare, causando una sovrapproduzione o una sottoproduzione e problemi di gestione delle scorte. Anche la pianificazione finanziaria può essere influenzata dalle fluttuazioni della domanda, dai cambiamenti delle condizioni di mercato e dalle oscillazioni valutarie.

Le sfide per i team 

I team interni, come FP&A e Operations, devono affrontare una serie di sfide crescenti a causa della natura incerta di queste interruzioni. Devono essere pronti a rispondere rapidamente ai cambiamenti delle condizioni esterne, a sviluppare piani di emergenza e a garantire la continuità aziendale. Tuttavia, con risorse e budget limitati, i team spesso faticano a tenere il passo con il ritmo del cambiamento. 

L'importanza della collaborazione e della pianificazione aziendale tra Finance e Operations

Finance e Operations svolgono un ruolo importante nel garantire che l'azienda si prepari alle probabili interruzioni. Entrambi devono lavorare insieme per identificare i rischi e le opportunità potenziali. Una collaborazione efficace richiede quindi una comunicazione chiara, un allineamento sugli obiettivi e una comprensione condivisa del business. Il Finance può fornire preziose informazioni sui dati e aiutare a identificare le aree di miglioramento, mentre le Operations possono fornire informazioni relative alla supply chain e alla domanda. La chiave è che entrambi i team devono avere fiducia nelle azioni messe in campo dall’altro.

La pianificazione aziendale prevede al contempo l'elaborazione di più scenari potenziali di interruzione e lo sviluppo di piani alternativi per affrontare le varie situazioni. In questo modo, i team possono prepararsi al meglio a rispondere in modo rapido ed efficace quando si verifica un'interruzione. La pianificazione dello scenario può anche aiutare a identificare le potenziali aree di debolezza dell'organizzazione e consentire ai team di sviluppare piani per affrontare queste debolezze prima che diventino un problema.

Implementare un framework xP&A

Per iniziare a prepararsi alle interruzioni, il Finance può collaborare con le Operations e adottare le seguenti misure:

• Stabilire un quadro di collaborazione tra i due team: questo può includere riunioni regolari, canali di comunicazione condivisi e progetti interfunzionali.
• Identificare i rischi potenziali: è possibile utilizzare i dati storici e le informazioni provenienti da entrambi i team e dall'esterno per identificare le potenziali minacce per l'azienda. Tra queste, le interruzioni della supply chain, le fluttuazioni della domanda e l'instabilità dei mercati.
• Sviluppare piani di emergenza: utilizzare la pianificazione di scenario per sviluppare piani di emergenza per le potenziali interruzioni. Ciò può includere l'identificazione di fornitori alternativi, l'ottimizzazione dei processi produttivi e l'adeguamento dei piani finanziari.
• Testare gli scenari: testare gli scenari per determinare l'efficacia dei piani di emergenza e identificare le aree da migliorare. Questo può essere fatto attraverso simulazioni o altri esercizi di pianificazione.
• Monitoraggio e adeguamento dei piani: monitorare e adattare continuamente i piani man mano che si rendono disponibili nuovi dati e approfondimenti. Questo aiuterà a garantire che l'azienda sia preparata a potenziali interruzioni e possa gestirle efficacemente.

L’Extended Planning può essere utilizzata anche per supportare le iniziative fiscali (come l'imposta diretta, indiretta e la Global Minimum Tax) e di sostenibilità. Integrando gli obiettivi di sostenibilità nel processo di pianificazione, le aziende possono identificare e implementare le opportunità per ridurre il loro impatto ambientale e migliorare le prestazioni sociali ed economiche. 

Per concludere: adottare l’approccio xP&A 

L’Extended Planning è uno strumento potente che può aiutare le aziende a prosperare in un mondo complesso e incerto. Seguendo i passi descritti sopra, i team Finance e Operations possono iniziare a prepararsi e a gestire le interruzioni attraverso un'efficace pianificazione degli scenari, identificando potenziali rischi e opportunità, sviluppando piani di emergenza, testando, monitorando e adattando continuamente i piani agli obiettivi.

L'impiego di una strategia di pianificazione aziendale che adotti un’approccio xP&A, unita a una solida collaborazione tra i team Finance e Operations, è fondamentale per gestire i rischi operativi e finanziari a fronte di interruzioni globali, locali o addirittura organizzative.