Stiamo vivendo un periodo storico che ci ha costretti a cambiare abitudini e modalità di affrontare le situazioni. Alcuni di questi cambiamenti, probabilmente, rimarranno con noi per il resto della nostra vita.
Sicuramente si tratta di un momento in cui la digitalizzazione è aumentata moltissimo nella nostra quotidianità.
Molte delle azioni che prima compivamo, senza pensarci, di persona, come lavorare, andare in un negozio o banalmente parlarsi, a lungo sono state possibili sono online.
Ora la fase più critica sembra essere passata, ma alcune di queste modalità rimangono. E questa maggior dimestichezza nei confronti del mondo digitale può essere un bene e portare molti frutti, soprattutto nel nostro lavoro.
Ciò vale sia per il lavoro svolto all'interno di uno studio professionale che per la digitalizzazione delle aziende.
Gestire e archiviare i documenti dello Studio
Ormai, è diventato importantissimo e in questi momenti di pieno “caos normativo”, in cui verrete letteralmente subissati dalle richieste di informazioni e supporto dei vostri clienti, diventerà necessario.
Per farlo serve un software ad hoc che abbia funzioni specifiche: deve permettere che i documenti vengano fascicolati e messi in relazione tra loro,
dare la possibilità di ricercare i documenti in tempo reale (per esempio tramite una interfaccia web che sia intuitiva, immediata e fruibile da più device),
deve permettere che i documenti possano essere recuperati il più velocemente possibile.
Deve possedere un'interfaccia unica che contenga tutte le informazioni necessarie e permettere la gestione di più documenti contemporaneamente, per ottimizzare il lavoro una volta di più.
In generale, all’interno dello studio, è importante tenere sempre ben presenti 4 aspettI:
- Prestare maggior controllo: è sempre importante riservarsi del tempo per rivolgere la propria attenzione alle attività in scadenza, verificando di volta in volta le attività di conservazione dei documenti svolte per ogni singolo cliente. Si tratta di un lavoro da fare quotidianamente, magari come ultima azione della giornata
- Importanza della firma digitale: oggi il processo di firma digitale è fondamentale. Avvaletevi quindi di strumenti che includano la firma in modo automatico e integrato al sistema di archiviazione, magari con un software che guidi il flusso di operazioni fino al loro completamento
- Utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC): è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, quindi parliamo di materiali veramente importanti che non solo non devono mai andare persi, ma sempre reperibili nel minor tempo possibile
- Scegliere il software più adatto alle proprie esigenze: software che, con semplicità, integrano tutti i loro tool in modo da garantire un controllo completo sempre, anche da remoto.
Snellendo la gestione e l’archiviazione di documenti e processi il vostro lavoro migliorerà giorno dopo giorno, diventerà meno stressante e lascerà maggiore spazio ad attività più costruttive, anche di business.
La digitalizzazione non riguarda però solo gli studi, riguarda moltissimo anche le aziende.
Gestire la disorganizzazione in azienda
In termini di ruoli, carichi e flussi di lavoro, la disorganizzazione aziendale comporta infatti problemi di produzione ed efficienza.
Per evitarli e agevolare i flussi di lavoro servono dei gestionali pensati per le esigenze specifiche delle aziende, capici di adattarsi alle singole caratteristiche di un'impresa.
Sono molti i motivi per cui è fondamentale dotarsi di un ERP - Enterprise Resource Planning (letteralmente "pianificazione delle risorse d'impresa") - un software di gestione dedicato che integra tutti i processi di business rilevanti di un'azienda e tutte le funzioni aziendali: vendite, acquisti, gestione del magazzino, finanza, contabilità etc.
Ecco i principali vantaggi di scegliere un ERP:
- Velocità, precisione, sicurezza: un sistema informatico consente di fare molto più rapidamente, e con precisione, qualsiasi genere di operazione. In più, potendo conservare qualsiasi documento anche in più copie, assicura un altissimo livello di sicurezza
- Analisi, incrocio di dati e reporting: un software gestionale amplia le possibilità di ciò che si può fare: condurre analisi in tempi molto brevi per modulare la propria strategia aziendale ed eseguire dei report periodici per tenere tutto sotto controllo
- Utilizzo da remoto: l’introduzione del cloud nei software gestionali ha consentito di conservare i dati in server condivisi, a cui più persone dell’azienda possono accedere
- Risparmio di tempo e costi: maggiore rapidità significa maggiore risparmio e con i software gestionali possono essere fatte molte operazioni in maniera estremamente semplificata per costi di lavoro notevolmente più bassi
- Integrazione: i software gestionali permettono l’integrazione tra le diverse aree per una visione completa e aggiornata sui diversi ambiti di analisi Insomma, la digitalizzazione non è più futuro ma è un presente che stiamo già abbondantemente vivendo.
Quello che conta davvero? Non restare indietro e avere fiducia nella tecnologia.
Può aiutarci veramente molto!
Scarica subito la checklist: scopri come digitalizzare il tuo lavoro in 8 passaggi!
