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Finanza e GestioneFisco, Contabilità e PagheCompliance28 maggio, 2020

Digitalizzazione dei processi: 4 aspetti da tenere ben presenti!

La professione del commercialista è cambiata notevolmente negli ultimi anni e gli adempimenti telematici hanno letteralmente preso il sopravvento nella vita dei vostri studi. 

Da una parte si è trattato di una digitalizzazione “volontaria”: scegliere di digitalizzare il proprio lavoro significa non solo restare al passo con i tempi, ma andare incontro a una serie di cambiamenti ed effetti positivi, basti pensare alla “scomparsa” di decine e decine di faldoni o alla maggiore agilità nella ricerca di documenti con conseguente risparmio di tempo da impiegare in questioni meno pratiche e noiose. 

Per molti commercialisti è stata la spinta a pensare a business nuovi per il proprio studio, per altri il tempo risparmiato è stata un’occasione buona per rilassarsi un po’, e si sa, il tempo dedicato al relax spesso è l’investimento migliore!

D’altro canto anche la burocrazia negli ultimi anni si è fortemente digitalizzata. Un esempio su tutti la fatturazione elettronica che ha letteralmente stravolto il vostro operato e quello dei vostri clienti, ma anche altri cambiamenti, come i corrispettivi telematici. Tutto va nella direzione della digitalizzazione, ed è normale che sia così. Non dobbiamo spaventarci, ma pensare come affrontare al meglio la questione, passo dopo passo, come si fa con qualunque cambiamento all’interno delle nostre vite.

Ecco perché oggi parliamo di 4 aspetti importantissimi da considerare, anche e soprattutto in questo momento storico.

  1. Prestare maggior controllo: è sempre importante riservarsi del tempo per rivolgere la propria attenzione ai consumi e alle attività in scadenza, verificando di volta in volta le attività di conservazione svolte per ogni singolo cliente. Si tratta di un lavoro da fare quotidianamente, magari come ultima azione della giornata.
    Quali sono le scadenze del giorno successivo? E della settimana? Hanno una priorità? Hanno un grado di difficoltà? Da quali iniziare? Si tratta di un’attività fondamentale per cui potrete farvi aiutare da software ad hoc, ma l’input del controllo deve venire da voi, diventare parte delle vostre attività quotidiane. E se tendete a dimenticarvene?
    Per ricordarvelo basta una tecnologia molto molto semplice: usate tool come calendar, o semplicemente un alert sulla sveglia. A poco a poco diventerà un’abitudine. Dopo le scadenze, fondamentale ricordarsi e poter fare in ogni momento il punto del tempo consumato e delle attività svolte per ogni cliente!

  2. Spazio alla firma digitale!
    Oggi, che è più complicato vedersi di persona, il processo di firma digitale è fondamentale.
    Avvaletevi di strumenti che includano la firma in modo automatico e integrato al sistema di archiviazione, magari con un software che guidi il flusso di operazioni fino al loro completamento.
    Con il software giusto saranno semplici anche alcuni processi che sembrano complicati, come per esempio raccogliere le firme di diversi soggetti sul medesimo documento.

  3. Il sistema di conservazione prevede regole precise, procedure e tecnologie avanzate e garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti, sempre.
    Esistono software con i quali è possibile gestire la conservazione delle fatture elettroniche e delle relative ricevute, grazie a funzionalità come l'invio automatico in conservazione delle fatture attive e passive e delle relative ricevute. Software che, con semplicità, integrano tutti i loro tool in modo da garantire un controllo completo sempre, anche da remoto. Si tratta di alleati veramente importanti per il vostro lavoro di digitalizzazione.

  4. Con le soluzioni oggi sul mercato, gli elementi su cui concentrarsi per scegliere al meglio e semplificarsi la vita sono diversi, tutti fondamentali per una corretta archiviazione e conservazione documentale.
    Uno di questi è sicuramente la possibilità di conservare email PEC.
    La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, quindi parliamo di materiali veramente importanti che non solo non devono mai andare persi, ma sempre reperibili nel minor tempo possibile. Anche qui, per fortuna, la tecnologia può farci gioco.

Insomma, con i giusti software e la dovuta attenzione la digitalizzazione non solo non sarà un problema, ma un’opportunità di crescere, anche insieme ai vostri clienti!

La soluzione che fa per te
ARKon
La soluzione digitale per alleggerire gli archivi cartacei. Consente la personalizzazione dei flussi documentali e la conservazione a norma di fatture elettroniche, ricevute e documenti.