3 passi studio comunicazione
Finanza e Gestione09 aprile, 2021

Comunicare con i clienti in 3 semplici passi e un ottimo software

Lo saprete meglio di noi: il rapporto con il cliente, in uno studio commercialista, è uno degli aspetti più delicati. Relazionarsi con qualcuno che necessita della nostra professionalità non è sempre semplice e le persone che si rivolgono a voi non sono certo tutte uguali.
Nella maggior parte dei casi, chi decide di affidarsi alla consulenza di uno studio commercialista, conosce ben poco della materia, oppure, inutile dirlo, farebbe da sé!

Nell’ultimo anno, poi, anche la modalità con cui comunichiamo è drasticamente cambiata.

O meglio, gli incontri vis-à-vis si sono ridotti al minimo e questo, soprattutto all’inizio, non ha facilitato le cose.
Ci troviamo inoltre in un momento storico in cui è più facile che i vostri clienti, per un motivo o per l’altro, abbiano bisogno di sentirvi più spesso, per chiedervi informazioni, ma anche per essere rassicurati magari sul loro operato e lo stato di salute finanziaria delle loro attività.

Proprio per questo è importante che la comunicazione sia sempre chiara, immediata ed efficiente.

Perché sia così, non basta solo la vostra buona volontà e no, non basta nemmeno tanta pazienza!
Esistono software che possono aiutarvi, facendovi risparmiare tempo ed energia, come Genya che permette al commercialista di stabilire con i propri clienti un rapporto di condivisione, interazione e collaborazione sempre attivo.

Ma quali sono i 3 punti chiave per una comunicazione efficace?
E in cosa questo software può essere un validissimo alleato? Ve li elenchiamo subito.

1. Condivisione

Qualunque forma di comunicazione è più semplice, quando si ha ben chiaro l’oggetto condiviso!
Ecco perché condividere i documenti attraverso il cloud è una mossa intelligente, non solo verso i vostri clienti, ma anche verso i vostri collaboratori.
In questo modo tutti i documenti diventano rintracciabili e consultabili da tutti gli attori con cui vengono condivisi.
Il modo più smart per dire addio ai faldoni che per anni hanno occupato gli scaffali del vostro ufficio, ma anche per evitare mail su mail o, peggio ancora, continue chiamate!

Genya
può venirvi in aiuto attraverso funzioni di condivisione semplice da usare, immediate e di ambienti online riservati, perché fornisce un vero e proprio spazio virtuale per comunicare e condividere dati e informazioni con i vostri clienti.

Con Genya, in qualunque momento e da qualunque device (quindi ovunque vi troviate) potrete accedere a documentazioni o risalire allo storico di un cliente e i vostri clienti potranno fare lo stesso, imparando ad autogestirsi, quando possibile.

2. Collaborazione

Il vostro lavoro sta cambiando ogni giorno di più, per questo è importante allontanarsi dal paradigma studio-cliente, in favore di una modalità di lavoro che coinvolga entrambe le parti in maniera attiva.
Scambio e collaborazione, questo è il nuovo modus operandi per essere più produttivi e avere una migliore comunicazione con il cliente.
Iniziate quindi a pensarvi più come alleati!

Anche in questo non sarete soli, la tecnologia, e in particolare un software come Genya possono decisamente venirvi incontro attraverso strumenti di messaggistica, come le chat in tempo reale, la possibilità di mantenere il flusso delle informazioni registrate, analisi dei flussi, spedizioni, ricevute e l’opportunità di condividere fascicoli telematici con i vostri clienti.
Per avere tutto sotto controllo, ogni giorno, anche quando siete fisicamente lontani dall’ufficio e lontano l’uno dall’altro!

In massima trasparenza e fiducia, senza perdere pezzi e soprattutto senza perdere tempo.

3. Feedback

Per feedback intendiamo le risposte che potete dare ai clienti a una particolare domanda, a un compito da svolgere, o a qualche consulenza specifica.
Per un cliente ottenere risposte chiare in un tempo ragionevole (diciamolo pure, meglio in breve tempo), è fondamentale, perché lo fa sentire più tranquillo, più considerato e soprattutto nelle mani di un professionista affidabile e competente. Quindi risposte chiare e tempestive sono una manna per un buon rapporto con i vostri clienti, e lo stesso deve valere per loro, per quanto riguarda le vostre richieste.

Anche qui Genya può venirvi in aiuto, per esempio con le differenti funzioni di messaggistica, per cui è possibile comunicare in tempi ridotti, scambiandosi file e documenti direttamente online, senza email con allegati che finiscono ovunque o peggio ancora con dei fogli di carta!
Questo tipo di approccio può essere valido e prezioso anche per quanto riguarda il rapporto con i vostri collaboratori, a maggior ragione se lavorate in smart working.

Nel vostro lavoro, chiaramente, più sarete contattabili, più i clienti saranno soddisfatti. Tentate quindi, di essere il più "omnicanali" possibile, fornendo loro la possibilità di contattare voi e i vostri collaboratori come meglio preferiscono.
C’è chi si sente più a suo agio nello spiegarsi a voce attraverso una telefonata, chi nel mandare un'email e chi, più tecnologico, nel condividere gli strumenti dello stesso software in un unico portale.

Sappiamo che a volte vi viene richiesta molta pazienza, ma sappiamo anche quanto sia importante l’empatia in un lavoro come il vostro.

Date sempre il massimo ed “educate” i vostri clienti a collaborare con voi, non solo a servirsi di voi. Con qualche dritta e gli strumenti giusti nulla vi sarà impossibile!

 
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