La legge di Bilancio 2018 stabilisce l’obbligo di fatturazione elettronica per tutti i soggetti IVA, esclusi i regimi minimi o forfettari. Si tratta di una scelta volta a semplificare procedure di fatturazione, dematerializzare documenti e, soprattutto, controllare meglio il flusso di denaro tra le aziende, al fine di ridurre l’evasione fiscale.
Ma cos'è e come funziona la fatturazione elettronica?
La fattura elettronica è una fattura prodotta in un formato definito secondo specifici standard tecnici dettati da SOGEI (Società Generale d'Informatica S.p.A.). Il suo contenuto deve essere immutabile e non alterabile nel tempo.
La fatturazione elettronica è inoltre un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture, che permette di abbandonare il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa, spedizione e archiviazione. Insomma: una bella comodità!
Il formato digitale in cui le fatture devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è il XML (eXtensible Markup Language) e si tratta di un linguaggio che permette di controllare la validità dei dati contenuti nei documenti inviati.
La fatturazione elettronica: ecco i tre “attori” protagonisti
Sono tre gli attori coinvolti nella fatturazione elettronica: la Pubblica Amministrazione, il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) e il fornitore o il suo intermediario. Alle Pubbliche Amministrazioni, la fatturazione elettronica favorisce una maggiore semplificazione, razionalizzazione e trasparenza nel monitoraggio della spesa pubblica.
Tra privati, la fatturazione elettronica è obbligatoria dal 1° Gennaio 2019.
Le Pubbliche Amministrazioni comunicano al fornitore un codice univoco (detto “codice ufficio per la fatturazione elettronica”) composto da lettere e numeri che deve essere riportato sulla fattura elettronica insieme alla P. IVA e a tutti gli altri dati rilevanti ai fini fiscali. Viene quindi firmata digitalmente da chi la emette.
A questo punto “attraversa” il Sistema di Interscambio Nazionale, il punto di passaggio obbligato che verifica il formato del documento, la completezza dei dati inseriti e, grazie al codice univoco, provvede a inviarlo alla Pubblica Amministrazione che, una volta compiute le necessarie verifiche, procederà al pagamento.
Una fattura piena di vantaggi
Il momento in cui si redige e si invia la fattura è uno dei più delicati nel rapporto fornitore-cliente. Il sistema di fatturazione elettronica però arriva in aiuto fornendo un metodo puntuale, preciso e professionale per la creazione, l’invio e l’archiviazione della fattura!
Quali sono i suoi principali vantaggi? Te ne elenchiamo ben 10!
- Risparmio di tempo: i processi di creazione, invio e archiviazione saranno estremamente facilitati
- Risparmio di denaro: addio spese di spedizione postale e di stampa dei documenti!
- Risparmio di spazio: con l’archiviazione digitale spariranno anche i ben noti faldoni
- Sicurezza nell’archiviazione: con un software di fatturazione elettronica valido il servizio di archiviazione sarà a norma di legge per 10 anni
- Semplicità e facilità di utilizzo: un buon sistema di fatturazione elettronica è immediato e offre assistenza continua
- Sicurezza nella gestione dei dati: i dati sensibili sono protetti dal Sistema di Interscambio che raccoglie e monitora i dati inviati e ricevuti
- Fruibilità: il sistema di fatturazione elettronico è utilizzabile mediante la rete, il che permette di creare fatture elettroniche ovunque lo si desideri.
- Riduzioni fiscali: lo Stato prevede sempre agevolazioni che avranno maggiori sgravi fiscali
- Controlli fiscali semplificati: grazie alla conservazione sostitutiva e all’indicizzazione sarà facile reperire e consultare le fatture in qualsiasi momento
- Tracciabilità dei movimenti e dei pagamenti: l’utilizzo della fatturazione elettronica permette di monitorare l’invio e la ricezione dei documenti nonché di tenere tracciabilità dei pagamenti
Il reale valore della fatturazione elettronica, oltre a quelli elencati, consiste nel creare cultura digitale, abituando anche le nostre imprese a gestire documenti in formato elettronico elaborabile. Scopri la nostra soluzione Genya Fattura Smart!
