Come sfruttare Word al meglio nella stesura di atti e documenti

Le rilevanti modifiche alle norme processuali disegnate dalla Riforma Cartabia con il Decreto legislativo 149/2022, e le norme trasversali di rafforzamento del processo civile telematico e di redazione degli atti secondo principi di chiarezza e sinteticità, hanno imposto il dovere per l’avvocato di acquisire nuove e specifiche competenze per la redazione informatica degli atti. Chiarezza e sinteticità sono principi orientati alla ragionevole durata del processo (art. 111 Cost.) e, dunque, all’effettività della giustizia. Sul piano pratico, inoltre, bisogna considerare che le tecniche tradizionali di stesura degli atti non hanno la stessa resa al momento della lettura su video e non sfruttano tutte le (enormi) potenzialità della scrittura digitale.

Il Protocollo del 1° marzo 2023 della Corte di Cassazione

Per dare compiuta attuazione ai principi codificati dal legislatore della Riforma, nella prassi sono stati stipulati Protocolli dettagliati sulle modalità di redazione dell’atto informatico, come avvenuto con il Protocollo della Corte di Cassazione per i ricorsi (Protocollo 1° marzo 2023). Tale Protocollo introduce dettagliate indicazioni per il professionista forense, come quella di indicare al massimo 10 parole chiave che descrivano la materia oggetto del giudizio e la sintesi dei motivi proposti; l’indicazione delle norme di legge violate e le questioni trattate; l’inserimento di un link diretto al numero di pagina in cui il motivo è trattato. Per ciascun motivo, il Protocollo chiede di indicare gli atti processuali, i documenti, i contratti, gli accordi collettivi, illustrandone il contenuto ed inserendo apposito link di rimando. Il carattere di scrittura dovrà essere almeno 12pt, con interlinea 1,5 cm e margini orizzontali e verticali di almeno 2,5, cm. Il Protocollo arriva anche a stabilire che l’uso dei link per la navigazione all’interno dell’atto e per la ricerca testuale all’interno dell’atto e dei documenti allegati comporta l’aumento del compenso professionale.

Utilizzo ottimale di Word

Molti software possono aiutare l’avvocato a rispettare le nuove richieste del Legislatore, sin dalla fase di stesura dell’atto. Prima però, occorre acquistare una buona padronanza del programma Word. Vediamo cinque passaggi essenziali per sfruttare al meglio il sistema di videoscrittura di Windows.

1. Creazione dell’indice
   L’indice da creare all’interno dell’atto giudiziario deve essere collocato all’inizio dell’atto e deve consentire al Giudice di poter cliccare sul singolo titolo di paragrafo e venire indirizzato alla pagina in cui è trattato il tema.
   
   
2. Strutturazione dell’atto in paragrafi
   Per creare il sommario è necessario partire dalla strutturazione dell’atto che dovrà essere diviso in vari livelli di capitoli e sottocapitoli. Utilizzando la funzione “stili” è possibile indicare il Titolo 1, Titolo 2 etc… (fino a nove livelli di titoli). Per accedere alla funzione Stili è possibile andare sulla barra multifunzione della home, o con il tasto destro del mouse o con la combinazione di tasti ALT+1 (per il titolo 1) ALT+2 (per il titolo 2 etc…).
   
   Se si vogliono numerare automaticamente i livelli con struttura del tipo 1., 1.1., 1.2, occorre andare alla sezione della barra multifunzione denominata “paragrafo” e selezionare la numerazione “per titolo”.
   
   Dopo aver strutturato l’atto con i Titoli ai diversi livelli si può inserire all’inizio il sommario ipertestuale che automaticamente riprendere i singoli titoli. Dalla voce del Menu “Riferimenti", si sceglie appunto la funzione “Sommario”. Esistono vari modelli di sommario automatico, ed è possibile personalizzare lo stile.
   
   
3. Riferimenti incrociati
   Per collegare il titolo del paragrafo contenuto nel sommario, alla pagina in cui è trattato il tema, occorre andare sulla funzione Inserisci “Riferimenti incrociati” e selezionare l’obiettivo “numero pagina”.
   
   Oltre che al numero di pagina è possibile inserire altri riferimenti incrociati, ad esempio rinviando al numero di un paragrafo o di una nota o ad un segnalibro inserito, in modo da rendere possibile la navigazione all’interno del documento. La funzione è disponibile sempre dal pannello «inserisci» -riferimenti incrociati.
   
   
4. Link ipertestuali per navigare dall’atto ai documenti allegati
   Per consentire al giudice di reperire facilmente i documenti allegati all’atto attraverso i link ipertestuali è necessario per prima cosa creare una cartella sul desktop nella quale inserire i documenti numerati; A questo punto si apre il programma word selezionando il testo che si vuole utilizzare per il collegamento (es. All. 1). Nella barra in alto, va selezionata la voce Inserisci e poi va premuto il pulsante “collegamento”. Nella schermata successiva occorre selezionare all’interno della cartella precedentemente formata, il documento allegato che si vuole richiamare nel testo. Come ultimo passaggio, una volta completato l’atto, va salvato in pdf e va creata una busta da depositare che contenga tutti i documenti contenuti nella cartella.
   
   
5. Link ipertestuali per navigare dall’atto alle norme o alla giurisprudenza richiamata
   Altro accorgimento, per citare negli atti di parte la giurisprudenza di legittimità o della Corte costituzionale attinente al caso concreto, è quello di indicare in modo chiaro e corretto i dati (numero e anno) che identificano ciascun provvedimento. Quando si cita invece la giurisprudenza di merito - amministrativa, tributaria, delle corti europee o straniere o di altri organi giudiziari o la dottrina attinenti al caso concreto - occorre invece indicare con precisione la fonte e dunque il luogo (pubblicazione cartacea o in rete) nel quale il testo citato può essere reperito. Per rendere fruibile il testo della giurisprudenza citata è possibile produrlo per esteso in copia scansionata (e possibilmente anche in formato PDF ricercabile) come documento allegato.

Controllare la normativa, la prassi e la giurisprudenza citate negli atti

Esistono poi dei tool che integrano le banche dati di legislazione prassi e giurisprudenza con il programma di scrittura Word. One Legal Assist di Wolters Kluwer consente ad esempio di analizzare il documento Word o PDF a cui si sta lavorando, individuare i riferimenti normativi, di prassi e gli estremi di sentenze citati nel testo e trasformarli in link ipertestuali collegati a One LEGALE, oppure consultare nell’ambiente stesso di One LEGALE il testo integrale aggiornato del provvedimento senza cambiare ambiente di lavoro e senza impostare alcuna ricerca.