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Legal10 octubre, 2018

Consejos para que el registro de clientes mejore la prestación de servicios y la satisfacción

Como primer contacto de la relación profesional, el registro de clientes puede ayudarte a causar buena impresión desde el principio y a sentar las bases para satisfacer a los clientes a largo plazo. Para mucha gente, acudir a un despacho de abogados puede suponer una experiencia incómoda. Establecer un proceso de registro de clientes estandarizado y profesional puede aliviar tensiones y garantizar que cumples con las expectativas del cliente, a la vez que consolidas una imagen propia y competitiva.

Te presentamos una serie de consejos que pueden mejorar el proceso de registro de clientes y sentar las bases para la siguiente fase: el contrato y el acuerdo sobre honorarios.

Determinar un método de valoración previa

Realizar una valoración previa del cliente puede ayudarte a evaluar y gestionar las expectativas incluso antes del proceso de registro formal. El modo más sencillo de conseguirlo consiste en proporcionarle una lista con preguntas generales sobre él y su problema legal cuando se ponga en contacto contigo o visite tu despacho. Sus respuestas pueden prepararte mejor para la cita de registro y, además, pueden ayudarte a determinar si el caso encaja en tu despacho. Si no es así, puedes ahorrarle tiempo a él y a ti mismo recomendándole otro abogado.

¿No cuentas con un recepcionista o un asistente jurídico que gestione el proceso de valoración previa? Estudia la contratación de un recepcionista virtual que gestione las llamadas y te ayude a mejorar el servicio de atención al cliente.

Personalizar la cita de registro

En base a la valoración previa, puedes personalizar la primera cita de contacto según el problema legal del cliente y sus necesidades personales. Dependiendo de las características del posible cliente, la cita de registro puede incluir información sobre:

  1. la filosofía legal y la actividad general de tu despacho
  2. la relación entre abogados y cliente
  3. el proceso de comunicación permanente (incluyendo las herramientas)
  4. los procesos de facturación
  5. la información que el cliente deberá completar

Crear un formulario estándar de registro puede ayudarte a recopilar la información personal y los detalles específicos del caso que necesitas para representar al cliente, sin que llegue a ser abrumador. Por ejemplo, si se trata de un caso civil, tu formulario de registro puede solicitar información sobre la parte contraria, el momento en que tuvo lugar el incidente y una breve descripción de los hechos.

La tecnología permite ahorrar tiempo en el registro del cliente

Tu sistema de gestión de expedientes puede ayudarte a automatizar el aspecto administrativo del registro del cliente, para que puedas centrarte en la gestión y el cumplimiento de sus expectativas.

  • Utiliza listas, tareas o flujos de trabajo en tu sistema de gestión de expedientes para definir el proceso de registro. Si te organizas bien, evitarás saltarte cualquier paso.
  • Tanto para la valoración previa como para el registro, los formularios en línea pueden ayudarte a recopilar información de una forma estándar, sin tener que introducir datos manualmente en tu sistema de gestión de expedientes.
  • Para hacer un mejor seguimiento de tus posibles clientes, considera definir distintas fases, como por ejemplo "Necesita seguimiento" o "Formulario de registro pendiente", así sabrás cuáles necesitan mayor atención.
  • Mantén el interés y la interacción con los posibles clientes mediante e mails que contengan material informativo (por ejemplo, preguntas frecuentes sobre sus derechos y los beneficios de contar con un abogado) o mediante mensajes personales que les ayuden a resolver sus dudas.