Como primer contacto de la relación profesional, el registro de clientes puede ayudarte a causar buena impresión desde el principio y a sentar las bases para satisfacer a los clientes a largo plazo. Para mucha gente, acudir a un despacho de abogados puede suponer una experiencia incómoda. Establecer un proceso de registro de clientes estandarizado y profesional puede aliviar tensiones y garantizar que cumples con las expectativas del cliente, a la vez que consolidas una imagen propia y competitiva.
Te presentamos una serie de consejos que pueden mejorar el proceso de registro de clientes y sentar las bases para la siguiente fase: el contrato y el acuerdo sobre honorarios.
Determinar un método de valoración previa
Realizar una valoración previa del cliente puede ayudarte a evaluar y gestionar las expectativas incluso antes del proceso de registro formal. El modo más sencillo de conseguirlo consiste en proporcionarle una lista con preguntas generales sobre él y su problema legal cuando se ponga en contacto contigo o visite tu despacho. Sus respuestas pueden prepararte mejor para la cita de registro y, además, pueden ayudarte a determinar si el caso encaja en tu despacho. Si no es así, puedes ahorrarle tiempo a él y a ti mismo recomendándole otro abogado.
¿No cuentas con un recepcionista o un asistente jurídico que gestione el proceso de valoración previa? Estudia la contratación de un recepcionista virtual que gestione las llamadas y te ayude a mejorar el servicio de atención al cliente.
Personalizar la cita de registro
En base a la valoración previa, puedes personalizar la primera cita de contacto según el problema legal del cliente y sus necesidades personales. Dependiendo de las características del posible cliente, la cita de registro puede incluir información sobre:
- la filosofía legal y la actividad general de tu despacho
- la relación entre abogados y cliente
- el proceso de comunicación permanente (incluyendo las herramientas)
- los procesos de facturación
- la información que el cliente deberá completar
Crear un formulario estándar de registro puede ayudarte a recopilar la información personal y los detalles específicos del caso que necesitas para representar al cliente, sin que llegue a ser abrumador. Por ejemplo, si se trata de un caso civil, tu formulario de registro puede solicitar información sobre la parte contraria, el momento en que tuvo lugar el incidente y una breve descripción de los hechos.
La tecnología permite ahorrar tiempo en el registro del cliente
Tu sistema de gestión de expedientes puede ayudarte a automatizar el aspecto administrativo del registro del cliente, para que puedas centrarte en la gestión y el cumplimiento de sus expectativas.
- Utiliza listas, tareas o flujos de trabajo en tu sistema de gestión de expedientes para definir el proceso de registro. Si te organizas bien, evitarás saltarte cualquier paso.
- Tanto para la valoración previa como para el registro, los formularios en línea pueden ayudarte a recopilar información de una forma estándar, sin tener que introducir datos manualmente en tu sistema de gestión de expedientes.
- Para hacer un mejor seguimiento de tus posibles clientes, considera definir distintas fases, como por ejemplo "Necesita seguimiento" o "Formulario de registro pendiente", así sabrás cuáles necesitan mayor atención.
- Mantén el interés y la interacción con los posibles clientes mediante e mails que contengan material informativo (por ejemplo, preguntas frecuentes sobre sus derechos y los beneficios de contar con un abogado) o mediante mensajes personales que les ayuden a resolver sus dudas.
