Möjligheten att arbeta sömlöst, det vill säga att data automatiskt överförs från ett program till ett annat, är en stor fördel i redovisningsbranschen idag. Vi har pratat med Niclas Johansson, Product Manager på Wolters Kluwer, om vad sömlös överföring av data innebär och på vilka sätt det gör arbetsprocessen mer effektiv.
- Att arbeta sömlöst kan betyda att rätt information hamnar direkt på rätt plats i rätt program utan extra handpåläggning. Men det innebär också att processen är integrerad i ett sömlöst flöde, säger Niclas.
Processen central för sömlöst arbete
Just detta med flödet och processen är centralt, menar Niclas. Det är den allt utgår ifrån. För en redovisningsbyrå påbörjas den ofta i ett digitalt samarbetsverktyg där en byrå samarbetar med sina kunder, ett byråprogram.
Under processens gång kommer sedan de olika integrerade programvarorna in vid rätt tillfälle och löser sin respektive uppgift. Det kan vara till exempel skatt, bokslut eller revision.
- Med en sömlös process så finns det en uppsättning grunddata som är gemensam och som används i alla de olika programmen som är en del av processen. Denna data flyttas alltid sömlöst mellan programmen och om man uppdaterar i ett program följer ändringen med till nästa, säger Niclas.
Det enda som man då behöver lägga till i de integrerade programmen är den extra information som bara är relevant just i det arbetsmomentet. I bokslutsprogrammet kan det till exempel vara uppgifter om styrelsen, till bokslutsprotokollet. I skatteprogrammet är det oftast uppgifter om personer som är knutna till deklarationen. Till exempel uppgifter om aktieägare.
Viktigt med rätt framtidsvision
Sömlös integration mellan alla olika program kan låta enkelt i teorin. Men i praktiken så är inte alla program och programleverantörer där än. Niclas framhäver att det som framför allt är viktigt är att utgå ifrån arbetsflödet och att inte se de olika programmen som enskilda öar. Sedan bygga vidare på det för bästa möjliga användarupplevelse.
- Det är viktigt att ha rätt framtidsvision. Framför allt vid lansering av nya lösningar. Allt kanske inte är helt integrerat från början, men det bör åtminstone finnas ett tänk kring hur de olika produkterna kan komma in i det sömlösa flödet och ta sin roll där, säger Niclas.
Arbeta sömlöst också möjligt med externa parter
Det är också viktigt att inte enbart fokusera på sömlöshet i den egna produktsviten, menar Niclas.
- Bolagsverket och Skatteverket är exempel på externa parter där det finns möjligheter till sömlös integrering. Det går redan idag att skicka in årsredovisningen helt digitalt till Bolagsverket och även att få statusuppdateringar på varje ärende, säger Niclas.
