Skatteverket har lämnat ett ställningstagande där man klargör sin syn på när en förmån ska redovisas i arbetsgivardeklarationen. Ställningstagandet öppnar upp för en förskjutning av redovisningen i vissa fall.
Arbetsgivardeklaration på individnivå
Från och med 1 januari 2019 omfattas alla arbetsgivare av de nya reglerna som innebär att man ska redovisa utbetalningar och skatteavdrag för varje betalningsmottagare varje månad. För många företag blir första gången för arbetsgivardeklaration på individnivå i februari 2019.
Vissa företag har omfattats av reglerna redan från 1 juli 2018. Det gäller företag som för personalliggare och som hade 16 anställda eller fler den 1 juli.
Redovisning av förmåner
Huvudregeln för förmåner är att de ska beskattas när de erhålls. Därför ska arbetsgivaren redovisa förmånen i arbetsgivardeklarationen för den kalendermånad den anställde har fått förmånen. Det fungerar normalt utan problem för förmåner som tillhandahålls kontinuerligt under längre perioder med ett på förhand fastställt värde, till exempel bilförmån och bostadsförmån.
I vissa fall kan det av praktiska skäl vara omöjligt att redovisa en förmån samma månad den anställde fått den. Det kan till exempel gälla förmåner där arbetsgivaren får kännedom om förmånens art och värde först när den anställde i efterhand lämnar en reseräkning efter en tjänsteresa. Det kan även gälla förmåner som anställda får varje månad men med varierande belopp, till exempel fri lunch i en personalmatsal, där antalet luncher varierar och en summering av antal måltider och förmånsvärdet kan göras först efter månadens utgång. Vidare kan arbetsgivarens lönerutiner innebära att reseräkningar och andra underlag för förmånsberäkning som lämnas efter ett visst stoppdatum inte kan tas med i den månadens underlag för löneredovisning och skatteavdrag utan sparas till nästkommande månad.
Skatteverkets ställningstagande
Enligt ett ställningstagande från Skatteverket godtar man att redovisningen av sådana förmåner förskjuts en eller som mest två månader i situationer som ovan. En sådan förskjutning får tillämpas även vid ett årsskifte om det är en följd av arbetsgivarens ordinarie rutiner.
Man poängterar dock att det inte finns någon generell rättighet för arbetsgivare att tillämpa en förskjutning, utan arbetsgivaren ska kunna visa vilka omständigheter som i dennes fall medför en senareläggning av redovisningen av förmånerna. Det är, enligt Skatteverket, arbetsgivarens ansvar att ha rutiner för reseräkningar och andra underlag för förmånsberäkning som gör att redovisningen inte senareläggs mer än vad som kan anses skäligt.
Ställningstagandet innebär inte heller att en arbetsgivare kan rätta en felaktigt redovisad förmån i en senare arbetsgivardeklaration. Rättelser i efterhand ska göras på rätt period, exempelvis om en arbetsgivare först i efterhand får komplett underlag för beräkning av en bilförmån.
Ett av syftena med månadsredovisning på individnivå är att vissa myndigheter ska få tillgång till arbetsgivarnas redovisning, till exempel som underlag för beräkning av föräldrapenning eller ersättning från a-kassa. Det är därför av stor vikt för den anställde att förmåner har redovisats på rätt månad så att ersättningen grundas på ett korrekt underlag.
Kommentar
För vissa förmåner finns det reglerat i lagtexten att tidpunkten för beskattning infaller senare än när den anställda får den. Det gäller till exempel förmån av drivmedel, trängselskatt, personaloptioner och bonus på grund av kundtrohet.
Skatteverket påpekar särskilt att ställningstagandet inte gäller dessa förmåner. Förmånerna ska tas upp i arbetsgivardeklarationen för den månad då skattskyldigheten infaller.
© Författarna och Wolters Kluwer Scandinavia AB
Att mångfaldiga innehållet i denna artikel, helt eller delvis, utan medgivande av Wolters Kluwer Scandinavia AB, är förbjudet enligt lagen (1960:729 ) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Förbudet gäller varje form av mångfaldigande, såsom exempelvis tryckning, kopiering, ljudinspelning liksom elektronisk återgivning eller överföring.
Artikeln är publicerad i nyhetshetsjänsten Skatteinformation från Wolters Kluwer.
