Sedan flera månader tillbaka är det många personer som arbetar hemifrån. Och som rekommendationerna ser ut för dagen ska så många som möjligt fortsätta med det under resterande del av året. Vi har fått många frågor i vår skatteinformationstjänst från arbetsgivare och anställda om vad som gäller skattemässigt om man låter inreda ett rum i bostaden med exempelvis skrivbord och kontorsstol. I den här artikeln beskriver vi vad som gäller avseende avdragsrätten för inköpen och eventuell förmånsbeskattning för den anställde.
Bakgrund
Sedan tidig vår har många anställda utfört sitt arbete från bostaden. I de bästa fallen kanske i ett arbetsrum med snarlik utrustning som den man har på sin ordinarie arbetsplats. I andra fall kanske vid ett köksbord sittandes på en enklare köksstol.
Få om ens någon kunde väl ana att den pågående pandemin skulle pågå under så här lång tid och sannolikt kommer många av oss att kanske arbeta hemifrån resten av året.
De frågor som vi får handlar om ifall arbetsgivaren eller de anställda kan köpa bättre arbetsutrustning till sin hemarbetsplats och vad som gäller för arbetsgivarens avdragsrätt och de anställdas eventuella förmånsbeskattning.
Skattefritt arbetsredskap
För att det inte ska uppstå någon risk för förmånsbeskattning av den anställde ska det röra sig om ett skattefritt arbetsredskap enligt definitionen i 11 kap. 8 § inkomstskattelagen (1999:1229). Det innebär att varan eller tjänsten ska vara av väsentlig betydelse för att den anställde ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Vidare ska förmånen vara av begränsat värde för den anställde och förmånen av arbetsredskapet ska vara svårt att skilja från nyttan i anställningen.
Det är arbetsgivaren som gör bedömningen om den anställde behöver exempelvis en kontorsstol och ett skrivbord för att arbetet ska kunna utföras i bostaden. Arbetsgivaren får fullt avdrag inkomstskattemässigt och får även avdrag för momsen. Den inköpta utrustningen är arbetsgivarens egendom som denne kan begära tillbaka om/när hemarbetet upphör.
Vad gäller själva betalningen är det lämpligt att arbetsgivaren betalar direkt till säljaren eller att den anställde gör ett utlägg för arbetsgivarens räkning. Man ska vara försiktig med att betala ut någon form av engångsbelopp eller bidrag till den anställde som kan användas för inköp. Den senare lösningen innebär en skattepliktig ersättning.
Förmånsbeskattning vid inköpet?
Det uppkommer ingen skattepliktig förmån för den anställde för utrustningens värde om denna behövs för att den anställde ska kunna utföra sitt arbete.
Förmånsbeskattning vid ett senare tillfälle?
En förmånssituation kan inträffa vid ett senare tillfälle. Det skulle kunna vara fallet om hemarbetet upphör och den anställde får behålla utrustningen i bostaden. Ett förmånsvärde ska då beräknas till aktuellt marknadsvärdet vid denna tidpunkt. En nog så delikat uppgift att fastställa.
Exempel:
Saras arbetsgivare köpte en kontorsstol och skrivbord för att placera i Saras bostad under våren 2020. Kostnad 5.000 kr inklusive moms.
Tanken är att Sara på heltid ska återgå till företagets lokaler per den 1 oktober. Hennes arbetsgivare har sagt att utrustningen kan stå kvar i hennes bostad. Det finns inga planer på att Sara ska arbeta hemifrån i framtiden kopplat till hennes arbetsuppgifter.
Sara har då gjort en inbesparing i sina privata levnadskostnader när hon får behålla utrustningen och ett förmånsvärde ska fastställas utifrån värdet per den 1 oktober.
Andra ersättningar
Vi har också fått frågor om en arbetsgivare kan ge hemarbetande anställda andra ersättningar. Exempelvis för intrånget i bostaden, ökad elförbrukning, bidrag till kostnaden för bredband och ökad förbrukning av kaffe.
Ersättning för intrånget i bostaden skulle kunna beskattas i inkomstslaget kapital. Detta bygger på att arbetsgivaren har ett behov av ytan, att det finns ett avtal och att ersättningen är marknadsmässig. Är inte dessa villkor uppfyllda sker beskattning i tjänst. Tänk på att avdrag från hyresinkomsten vid upplåtelse till arbetsgivaren begränsas till skäliga merkostnader, normalt 1.000 - 3.000 kronor per år.
Den ökade elförbrukningen kan inte ersättas skattefritt i form av bidrag men skulle kunna motivera ett högre avdrag än beloppen ovan om det finns ett hyresavtal mellan arbetsgivaren och den anställde.
Vad gäller bidrag till kostnaden för bredband skulle ett sådant sannolikt bli skattepliktigt. Har den anställde redan ett installerat bredband, vilket får antas är mycket vanligt, uppkommer ingen merkostnaden för att det används i tjänsten.
Bidrag till kaffe och fika och frukt är sannolikt också skattepliktigt då den normalt skattefria personalvårdsförmånen bygger på att man fikar på sin arbetsplats. Ett argument skulle ju kunna vara att bostaden nu är min arbetsplats. Spännande om någon skulle vilja driva ett sådant fall!
Eget avdrag - arbetsredskap
Man skulle kunna tänka sig ett eget avdrag i inkomstdeklarationen för arbete i bostaden. Tänk dock på att villkoren nedan måste vara uppfyllda. Även på detta område är praxis mycket restriktiv. Avdrag medges endast för den del som överstiger 5.000 kronor och det är att rekommendera att man gör ett öppet yrkande för att undgå att det rör sig om en oriktig uppgift.
För att avdrag ska medges måste följande krav vara uppfyllda:
- Arbetsgivaren får inte tillhandahålla någon arbetsplats
- Det ska finnas ett klart behov av ett arbetsrum i bostaden
- Arbetsrummet ska enbart ha använts för arbetet
- Bostaden måste vara större än vad som hade krävts om den skattskyldiga inte hade varit tvungen att ha ett arbetsrum
- Arbetsrummet får med hänsyn till läge eller utrustning inte ingå i bostadsutrymmet.
För arbetsrum i den egna bostaden medges avdrag med den faktiska merkostnaden. Det kan till exempel vara ytterligare utgifter för el, uppvärmning och städning. För arbetsrum i en hyreslägenhet kan även en viss del av hyran vara avdragsgill.
Kommentar
En spekulation för framtiden är att många kommer att arbeta delvis hemifrån även när arbetslivet återgår till en mer normal situation. Vi är många som upptäckt att det går bra för det mesta.
Utrustningen kan då sannolikt stå kvar i den anställdes bostad och användas vid behov. Om den anställde slutar ska utrustningen lämnas tillbaka till arbetsgivaren eller köpas ut eller förmånsbeskattas till aktuellt marknadsvärde.
Artikeln är publicerad i nyhetshetstjänsten Skatteinformation från Wolters Kluwer.
Där finns även hänvisningar till relaterande artiklar.
© Författarna och Wolters Kluwer Scandinavia AB
Att mångfaldiga innehållet i denna artikel, helt eller delvis, utan medgivande av Wolters Kluwer Scandinavia AB, är förbjudet enligt lagen (1960:729 ) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Förbudet gäller varje form av mångfaldigande, såsom exempelvis tryckning, kopiering, ljudinspelning liksom elektronisk återgivning eller överföring.
