Som chefsjurist är ditt ansvar att hålla reda på de potentiella riskerna och möjligheterna i företagets kontraktsportfölj. När företag har stora kontraktsportföljer kan dock spårningen av kontraktens livscykel från initiering till tilldelning, efterlevnad och förnyelse bli en börda utan de rätta rapporterna.
Att slösa bort tid på att spåra data innebär att man inte tar en mer proaktiv roll som chefsjurist. Som chefsjurist sitter du på en stor mängd data som kan vara värdefull för både dig och ditt företag. Din förmåga att snabbt omvandla denna data till korrekta och tillförlitliga rapporter är nyckeln till övergången från jurist till en strategisk affärspartner.
Oavsett vilken information du behöver (från utgående kontrakt och kontrakt som väntar på underskrift till specifika kontraktvärden) så ska den alltid finnas nära till hands. Med organiserad rapportering och en programvara för avtalshantering och kontrakthantering kan du hämta kritisk information såsom granskningsdatum och värden, och sortera kontrakt efter kontraktets ägare, ansvariga avdelningar och motparter för informerade affärsbeslut.
Här är ett par viktiga rapporter om hantering av kontrakt som du bör kunna skapa snabbt:
-
Utgående kontrakt
En översikt som innehåller alla de kontrakt som löper ut inom en viss tidsram (d.v.s. inom mindre än 90 dagar). En sammanfattning av de kontrakt som håller på att löpa ut kan hjälpa dig att säkerställa att omförhandlingen börjar långt före uppsägningsperioden och på så sätt säkerställa gynnsamma villkor. För kontrakt med automatisk förnyelse kan fokuset vara på det slutliga uppsägningsdatumet istället för utgångsdatumet. När specifika kontraktsvärden ingår (inklusive kontrakt som innehåller automatiska prishöjningar) så kan du dessutom påminna ekonomiavdelningen i förväg om att förbereda rätt fakturor.
-
Utkast till kontrakt
En översikt över utkast till kontrakt kan hjälpa dig att behålla kontrollen över kontrakt innan de blir aktiva. Genom att skapa rapporter om utkast till kontrakt efter ägare eller avdelning kan du få ett försprång när det kommer till att granska avtalsvillkor och övervaka efterlevnaden.
-
Väntar på underskrift
En översikt över alla kontrakt som kräver underskrift kan hjälpa dig att identifiera flaskhalsar i din kontraktslivscykel. Genom att hålla koll på de kontrakt som behöver en underskrift kan du skicka påminnelser till ägare av kontrakt för uppföljning.
-
Aktiva kontrakt
En översikt över aktiva kontrakt i företagets portfölj kan bidra med specifika insikter om ansvar i samband med avtal. Om du till exempel filtrerar efter ett visst värde såsom betalningstyp så kan du rapportera om nyckelskulder i kontrakt över hela företagets portfölj.
-
Inaktiva kontrakt
Juridiska frågor kan uppstå flera år efter att ett kontrakt upphört. Förmågan att rapportera om inaktiva kontrakt under en förgången tidsperiod som involverar en viss individ eller specifik motpart kan därför vara avgörande för att uppnå ett positivt resultat och en snabb lösning. Att ha en översikt över inaktiva kontrakt kan även hjälpa dig att rapportera om ineffektivitet i kontraktets arbetsflöden, t.ex. att inte kunna omförhandla i tid eller kommersiella begränsningar såsom betalningsvillkor.
Även om konsekvent rapportering kan hjälpa dig att identifiera potentiella risker och möjligheter i dina kontrakt så kan skapande av rapporter även hjälpa till i andra juridiska frågor såsom GDPR-efterlevnad, anspråk- och enhetshantering. För en fullständig översikt över rapporter och viktiga resultatindikatorer ska varje GC spåras, läs hur Legisway kan hjälpa dig generera tillförlitliga rapporter och övervaka KPI.
